La agencia de publicidad es un negocio que mientras se mantiene pequeña se puede administrar fácilmente, pero que al crecer se convierte en más y más complicada.

¿Pero por qué ésto es así?

La principal razón es que convergen en la agencia diferentes tipos de negocios:

• Creatividad
• Compra/Venta de Medios
• Producción
• Digital (gestión y Compra/Venta)

Si a esto le sumamos condiciones comerciales complejas con algunos medios (algunos del exterior) y con los clientes, tenemos un negocio a priori de difícil automatización.

Pero esto puede no ser así.

La forma de gestionarlo de manera eficiente es estandarizar los diferentes procesos para que sea posible automatizarlos.

Aquí van, por ejemplo, 7 puntos que debes atender para mejorar la visibilidad de tu agencia:

1- Trabajos (Jobs) perfectamente definidos

Cada solicitud de un cliente debe ingresar al sistema de forma completa, definiendo claramente el producto vendido, su precio, y las condiciones de venta.

2- Contratos con clientes y con proveedores

Centralizando las condiciones comerciales que tendremos en cada una de nuestras transacciones.

3- Trabajos vinculados a contratos

Disponer de definiciones claras tanto de las condiciones comerciales con los proveedores y con los clientes es un elemento clave para automatizar los procesos. De esta manera la sola orden de venta al cliente creará la órden de compra enlazada (si es un medio) y las órdenes de venta y compra de honorarios, según corresponda por su contrato.

 4- Checkins controlados

Las entregas y recepciones de los servicios son claves para una buena administración, por lo que deberemos registrarlas en el sistema para poder controlar y reportar con exactitud.

 5- Contabilización en línea

Cada transacción debe registrar su imputación contable al momento de ejecutarla.

 6- Balance y resultados por trabajo (job)

Esto es lo más importante para gestionar y controlar correctamente una agencia de publicidad. En todo momento debes poder emitir un  balance completo, de cuentas contables de resultados o integrales, para analizar la situación exacta en ese momento de cada trabajo o agrupación de trabajos de un cliente.

 7- Dashboards y KPI automatizados

Los paneles o dashboards se utilizan para visualizar las variables más importantes de la agencia. Los KPI son indicadores en forma de números o relaciones que ayudan a visualizar la performance.

Normalmente las agencias dedican mucho tiempo y esfuerzo en componer y presentar éstos dashboards pues los realizan manualmente mediante planillas manuales tomando datos de diferentes fuentes.

El disponer de paneles e indicadores dinámicos, no sólo te ayudará a ahorrar mucho tiempo de tu equipo, sino que te garantizará la veracidad e inmediatez.

Un sistema integral, que gestione todas las transacciones, desde la cotización al cliente hasta el cobro en el banco, permite que la administración de tu agencia no sea compleja, y además 100% controlada.

Si te interesa saber más sobre cómo ordenar y tener más visibilidad de tu agencia de publicidad, contáctanos, nos encanta apoyarte.