Reconocer los resultados de los proyectos en una agencia de publicidad puede llevarse a cabo en dos momentos diferentes, cada una con sus ventajas y desafíos.
Definamos el momento en que reconocemos los resultados
1. Reconocimiento con la Facturación del Servicio:
En este caso, las facturas se registran en cuentas de resultados independientemente de si el servicio se entregó o no. Aunque ofrece simplicidad contable, sufre de inexactitudes al no considerar servicios entregados no facturados o facturados no entregados, lo que puede distorsionar la realidad financiera.
2. Reconocimiento con la Entrega o Recepción del Servicio:
Aquí se separa la facturación del momento de la entrega o recepción del servicio. Aunque implica la necesidad de registrar transacciones adicionales, garantiza la exactitud contable al reflejar fielmente los saldos en todo momento.
La decisión de cuándo reconocer los resultados dependerá de la empresa y su enfoque preferido: si desean que los resultados impacten en los estados contables al emitir la factura o si prefieren contabilizar los resultados al momento de las entregas reales de los servicios.
Qué herramientas utilizar para reconocer los resultados
A continuación, presentamos tres enfoques para hacerlo efectivamente:
- A través del uso de hojas de cálculo Excel
- Mediante la contabilidad
- Utilizando sistemas complementarios de gestión
1. Evaluación mediante Hojas de Cálculo
La opción de utilizar hojas de cálculo Excel para ajustar los resultados de los proyectos es quizás el método más común, pues se trata sencillamente mediante ajustes, quitar o sumar los importes que correspondan llegando al valor que uno desee. La alta carga de trabajo que conlleva puede llevar a resultados poco exhaustivos, costosos e inexactos. Además, la calidad del análisis dependerá de la persona encargada de su elaboración, lo que puede dar lugar a errores.
Este método puede servir para aquellas agencias que cierran sus balances una vez por año, pero se torna muy trabajoso para aquellas que requieren hacerlo mensualmente.
2. Análisis preciso a través de la Contabilidad.
La contabilidad emerge como el método más preciso y eficiente para evaluar los resultados de los proyectos. Este enfoque se basa en las transacciones efectuadas, permitiendo obtener resultados precisos, únicos e irrefutables en tiempo real. Mediante la alineación de documentos y registros contables, se obtiene una visión completa y detallada de cada proyecto, de acuerdo con la estructura definida en el plan de cuentas y al método de reconocimiento de ingresos definida.
Para lograr este nivel de precisión, es fundamental abordar los siguientes aspectos previos:
- Parametrizar cuentas contables en las transacciones.
- Contabilizar transacciones en el momento de su realización.
- Reducir al mínimo las imputaciones manuales de asientos.
- Automatizar el cálculo de las diferencias de cambio.
3. Utilización de Sistemas Externos de Evaluación
Existen sistemas externos que buscan brindar información sobre los resultados de los proyectos, aunque no estén integrados con el sistema ERP de la agencia. Sin embargo, estos sistemas enfrentan desafíos como la duplicación de ingreso de datos, inexactitudes al no capturar todos los datos, falta de consideración de factores como las diferencias de cambio y gastos adicionales de distintas áreas, además de generar costos significativos.
Conclusión
Según tu necesidad de exactitud en la información, un sistema u otro puede ser el sistema más adecuado para tu empresa. Lo que sí queda claro, es que utilizando la contabilidad podrás tener la información siempre exacta, en línea y con el mínimo esfuerzo.
Al aplicar estos principios y preceptos, donde cada transacción se relaciona con un proyecto, que a su vez está vinculado a un contrato y cliente, es posible acceder con un solo clic a una vista en línea y en tiempo real de la situación de cada proyecto. Esto incluye tanto cuentas de resultados como cuentas integrales, proporcionando una visión completa y detallada del estado financiero de cada proyecto.