Procesar, priorizar y rastrear las órdenes de trabajo entrantes requiere un gran esfuerzo, sobre todo cuando provienen de diferentes canales como correos electrónicos, reuniones y otros. ¿Quieres organizar el caos de las órdenes entrantes para poder dedicar más tiempo a otras tareas esenciales? Aquí te contamos cómo puedes lograrlo.

Veamos algunas buenas prácticas para gestionar tus órdenes de trabajo

Procesos estandarizados y centralizados

Para lograr la máxima eficiencia, es importante que normalices el proceso tanto como sea posible y asegúrate que cada orden de trabajo pase por el mismo flujo. Al estandarizar los procesos, puedes analizar y comparar de manera más efectiva su desempeño.

Eficacia en la asignación de trabajos

Las herramientas de programación actuales son capaces de automatizar el proceso de programación en función del historial, las habilidades y la disponibilidad de recursos.

Procesos de aprobación confirmados

Para evitar retrasos y complicaciones, todas las órdenes de trabajo deben estar sujetas a aprobación antes de la ejecución y asignación reales. Tras la aprobación (o cancelación, o una solicitud de revisión), puedes enviar una notificación al usuario final para informarle sobre el cambio de estado de la solicitud.

Priorización

Es importante que cuentes con un sistema que no solo te ayude a realizar un seguimiento y concentrarte en las tareas de alta prioridad, sino que también evite que las tareas de baja prioridad queden a un lado.

Sacar provecho de la tecnología móvil

Las aplicaciones móviles simplifican la administración de órdenes de trabajo y ahorran dinero al ayudar a los usuarios a comunicarse con otros técnicos, gerentes o trabajadores al instante. Gracias a la tecnología puedes acceder a documentos en cualquier lugar y completar órdenes de trabajo de forma remota.

Las herramientas de administración de mantenimiento móvil le permiten asignar órdenes de trabajo y enviar detalles importantes a los técnicos en el sitio de trabajo reduciendo los errores humanos y acelerando la finalización de las tareas de manera que los trabajadores solo puedan pasar a la siguiente labor sólo si la última se realizó correctamente.

Comunicación clara con tus subcontratistas

Asegúrate de que la comunicación y la colaboración entre los contratistas sean claras y lo más consistentes posibles para evitar interrupciones importantes. Asegúrate de que los contratistas estén alineados con el proceso e incorporen la documentación adecuada en todo momento.

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