Field Management: ¿Qué es y para qué sirve?
Un documento definitivo para conocer el sistema destinado a coordinar las operaciones de campo (en el domicilio del cliente).
¿Qué te ofrecerá esta guía?
La selección de un sistema de gestión es una de las decisiones más relevantes que deberás tomar en cuanto
a la dirección de tu empresa. Esto se debe a todas las implicancias que conlleva esta decisión en relación a la cultura de trabajo, los procesos operativos y la comunicación entre los miembros del equipo.
“Field Management” en pocas palabras
El Field Management que en en español se conoce como Servicios a Domicilio, o Servicios de Campo, se trata de todos aquellos servicios brindados en el domicilio del cliente.
¿Qué implica esto? Significa optimizar los recursos materiales y humanos de una empresa que debe prestar un servicio en situación de movilidad y, además, programar órdenes de trabajo, rastrear las ubicaciones y el estado del proyecto.
El “Field Service Management” (FSM) busca optimizar los recursos materiales y la coordinación del personal en operaciones realizadas en situaciones de movilidad, siendo especialmente relevante para empresas que ofrecen servicios o productos que requieren instalación, mantenimiento o servicio posventa. Dichas empresas se enfrentan al desafío de gestionar intervenciones en las instalaciones de sus clientes en lugar de en su propio espacio empresarial.
Además, el FSM también hace referencia a los programas informáticos diseñados para gestionar servicios en el terreno. Estos programas integran la planificación de intervenciones, la gestión de recursos humanos, la optimización de desplazamientos, la seguridad en el terreno, y la gestión desmaterializada de existencias, facturación y contabilidad.
¿Para qué sirve el “Field Management”?
Implementando un “Field Management” puedes evitar errores y malentendidos, ahorrar tiempo y gestionar las tareas de forma eficiente, desde la programación de visitas hasta la información al cliente y facturación.
La digitalización de estos procesos te permite:
- Centralizar todo lo referente a una orden de trabajo
- Incrementar la productividad de todo el equipo
- Acelerar la ejecución de las visitas
- Coordinar fluidamente los equipos
- Optimizar la planificación de visitas a clientes
- Desplegar el personal más competente en relación con la tarea
- Mejorar la comunicación.
- Tomar decisiones basadas en análisis en tiempo real
- Optimizar el trabajo de los responsables de equipo
Entre otras ventajas de la digitalización se incluyen:
- Facilitar el trabajo de los equipos operativos.
- Ahorro de costos de gestión.
- Gestión integral y centralizada de los recursos.
- Seguimiento simplificado y fiable de intervenciones.
- Mejorar la comunicación con clientes y diferentes departamentos internos.
- Gestión de inventarios de productos.
- Automatización de la creación y envío de facturas, presupuestos e informes.
- Gestión flexible y cualitativa de las operaciones.
- Satisfacción tanto del cliente como de los equipos desplegados.
Los programas de FSM optimizan los métodos de trabajo para facilitar la organización y desarrollo de operaciones, aumentando la productividad, eficacia y rentabilidad de los empleados.
FSM nace de la necesidad de lograr mayor eficiencia, productividad de los equipos en movilidad, eficacia y rentabilidad de las operaciones, así como la satisfacción del cliente. Al brindar una gestión altamente eficiente potencia las condiciones laborales del personal en terreno y permite a la empresa cumplir sus compromisos con los clientes. Las soluciones de FSM están diseñadas con el objetivo de mejorar tanto la experiencia del cliente como la de los colaboradores.
Veamos algunos beneficios de implementar este sistema
Mayor eficiencia de los servicios durante la operación:
Optar por una herramienta de FSM posibilita la centralización y automatización de todos los procesos del servicio. Este sistema garantiza una coordinación efectiva de asignaciones y flujos, así como una optimización de tareas. El software facilita el aumento en la cantidad de tareas realizadas, mejorando su calidad, al mismo tiempo que reduce el tiempo medio de ejecución y el margen de error.
Control más detallado de la ejecución de los servicios:
La actualización en tiempo real de la información da un seguimiento óptimo del equipo y de las tareas que se realizan. Obtener informes de manera inmediata da una visión precisa y global del rendimiento, la ejecución y el cumplimiento de los objetivos.
Menor riesgo de errores:
El control total de la actividad limita fuertemente los errores, defectos y descuidos, mejorando así el desarrollo de una operación y garantizando la satisfacción del cliente. Una herramienta de FSM permite detectar anomalías de manera más rápida y reaccionar eficazmente ante cualquier problema.
Costos optimizados:
Las empresas cuentan con una mejora en la gestión de su presupuesto y un aumento en su rentabilidad. Al optimizar los recursos y las tareas, una herramienta de FSM reduce los gastos innecesarios y limita las pérdidas de ingresos relacionadas, por ejemplo, con falta de planificación de los viajes o los tiempos de inactividad de los equipos operativos.
¿A quién le interesa?
Este tema le importa a varios niveles jerárquicos y departamentos.
Principalmente, a estos equipos y personas:
- Ventas: que informa las especificidades del contrato con el cliente y garantiza el seguimiento de solicitudes y posibles comentarios.
- El colaborador a cargo de la planificación y despacho.
- El equipo técnico, presente en las operaciones de campo.
- Líder del equipo, que controla el progreso del trabajo y el rendimiento.
- El personal administrativo, que recibe y procesa los formularios e informes y facturas.
Beneficios para quien asigna los trabajos (despachadores)
Programación rápida y eficiente
El software de gestión de servicios de campo permite a los despachadores reducir la cantidad de tiempo que dedican a la programación. La mayoría de las tareas se pueden programar automáticamente, lo que permite a los despachadores concentrarse en trabajos que no se ajustan fácilmente al cronograma
Mejora la visibilidad
Con actualizaciones de estado en tiempo real, los despachadores pueden rastrear fácilmente el progreso de las tareas y las ubicaciones de los técnicos.
Mayor productividad
Con el respaldo del software de gestión de servicios, el tiempo de cada asignación se reduce y cada despachador puede manejar un mayor número de técnicos.
Beneficios para el personal en el campo
Reducción del trabajo administrativo
Nunca más el valioso tiempo de los técnicos se gastará en realizar informes en papel, para que luego otra persona los ingrese al sistema, ya sea una liquidación de horas o por consumo de materiales. ¡Todo se puede realizar desde el móvil!
Reducción del tiempo de viaje
Los técnicos ocupados deben poder hacer malabares con múltiples llamadas de servicio diarias y al mismo tiempo brindar una experiencia positiva al cliente. Con una mejor organización de las visitas y la ayuda de geolocalización de clientes, es mucho más fácil.
Historial de servicios
Los técnicos tienen el poder de ver fácilmente la información de los activos del cliente y el historial de servicio. Reduce el tiempo de inactividad operativa para mejorar los ingresos y salvaguardar las relaciones con los clientes.
Rápida resolución de problemas
La gestión eficaz del servicio proporciona una información completa y formas de colaboración para capacitar a los técnicos en el campo. Combinado con información de clientes y activos, esto permite a los técnicos resolver problemas rápidamente.
Beneficios para los gerentes
Mayor satisfacción del cliente
Cuando los problemas se resuelven de forma rápida y eficaz, los clientes están más contentos. Una tasa alta de reparación a la primera se correlaciona con una alta satisfacción del cliente.
Visibilidad en línea
Toda la información actualizada, al alcance de la mano y en todo momento.
Mayor control
La ayuda de la geolocalización y las herramientas de colaboración permiten un control total del equipo.
Facturación sin errores
Los técnicos pueden actualizar en línea o modificar las tareas encomendadas. Al terminar la factura estará preparada y lista para enviar al cliente.
¿Para qué empresas se aplica?
El software de FSM se aplica en las empresas que realizan servicios, como órdenes de trabajo en los domicilios de los clientes. Estos servicios pueden ser:
- Instalación
- Mantenimiento
- Reparaciones
- Planificación de trabajos
¿En qué sectores?
- Limpieza
- Electricidad
- Sanitaria
- Sistemas de seguridad
- Salud
- Aire acondicionado
- Telecomunicaciones
Los servicios en campo tienen la particularidad de involucrar una gran cantidad de empleados a los que deben asignarse los trabajos, actualizar los estados y realizar el seguimiento correspondiente.
¿Qué es el software para field management?
El software para field service incluye la gestión de las órdenes de trabajo, asignación del personal del equipo más adecuado, programación, gestión de los materiales necesarios, equipos y herramientas y colaboración móvil. ¡Todo en una sola plataforma en línea!
La gestión de servicios de campo permite mejorar la eficiencia operativa y agilizar las tareas tanto en el domicilio del cliente con los técnicos que lo realizan, como el personal de la administración, los despachadores y los gerentes.
Con este software lograrás una total visibilidad de todos los trabajos en proceso que tiene la empresa, con una completa colaboración entre todos los participantes.
Características para Field Management (Servicios de Campo)
- Programación y gestión de órdenes de trabajo
- Actualización en tiempo real del estado de las órdenes de trabajo
- Optimización y control de rutas
- Seguimiento del tiempo insumido
- Gestión de inventario de materiales
- Portal de clientes
- Análisis de la performance
- Reportes y estadísticas integrados
Preguntas Frecuentes
¿Cómo mejora el “Field Management” los servicios de una empresa?
Lo hace significativamente de diversas maneras, optimizando procesos y proporcionando herramientas eficaces para la gestión de operaciones. Aquí te acercamos algunas de las mejoras clave:
- Eficiencia operativa:
El FM permite una asignación más eficiente de tareas, asegurando que los recursos estén aprovechados al máximo. Además, facilita la programación anticipada de intervenciones y visitas, reduciendo así el tiempo muerto y aumentando la productividad.
- Coordinación efectiva:
La consolidación de datos en tiempo real permite una coordinación fluida entre equipos y departamentos, evitando malentendidos.
Por otro lado, promueve la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo, mejorando la respuesta a situaciones cambiantes.
- Reducción de errores y Mejora de calidad:
Brinda un monitoreo constante de las operaciones, reduciendo significativamente errores, defectos y descuidos. Es posible, además, identificar y abordar anomalías de manera proactiva, mejorando la calidad general de los servicios.
- Experiencia del cliente mejorada:
Que puedas brindar actualizaciones en tiempo real a tus clientes mejora la transparencia y la confianza en la empresa. Podrás dar respuestas más rápido a las necesidades del cliente, mejorando la satisfacción y fomentando la lealtad.
- Optimización de recursos:
Permite una gestión eficiente de los inventarios de productos y piezas, evitando problemas de falta o exceso de stock. Al optimizar la planificación de viajes y reducir tiempos de inactividad, contribuye a la disminución de costos operativos.
6. Automatización y digitalización:
La digitalización de informes, facturación y otros procesos reduce la dependencia de documentos físicos, mejorando la eficiencia y la accesibilidad. En tanto, la automatización de tareas, permite la automatización de procesos rutinarios, liberando tiempo para tareas más estratégicas.
- Análisis en tiempo real:
La disponibilidad de análisis en tiempo real facilita la toma de decisiones basada en datos, favoreciendo la estrategia operativa de tu empresa.
En resumen, el Field Management no solo optimiza la logística y la gestión de recursos, sino que también eleva la calidad de los servicios ofrecidos, fortaleciendo la posición competitiva de la empresa y mejorando la experiencia tanto del cliente como del personal en campo.
¿Cuáles son las características de una solución de “Field Management”?
Los sistemas de gestión de los trabajos en campo focalizan su actividad en el seguimiento y en la calidad de las tareas que se deben realizar. Al utilizar una única plataforma todas las partes interesadas comparten la información para poder comunicarse en tiempo real y así pueden realizar la tarea de una manera eficiente.
La exactitud en la asignación de los trabajos y la geolocalización de los vehículos permite una total visibilidad y menos costos.
La información fluye de manera instantánea a todos los involucrados eliminando las planillas Excel y los mensajes por otras vías como WhatsApp. Esto hace que toda la información esté consolidada en la orden de trabajo y pueda ser consultada por cualquier persona en cualquier momento.
La facturación y el cálculo de los tiempos insumidos en cada trabajo se calculan de una manera sencilla y exacta, eliminando incidencias de quejas de los clientes.
¿Cuáles son los beneficios del personal que asigna los trabajos (despachadores)?
Programación rápida y eficiente:
El software de gestión de servicios de campo permite a los despachadores reducir la cantidad de tiempo que dedican a la programación. La mayoría de las tareas se pueden programar automáticamente, lo que permite a los despachadores concentrarse en trabajos que no se ajustan fácilmente al cronograma.
Mejora la visibilidad:
Con actualizaciones de estado en tiempo real, los despachadores pueden rastrear fácilmente el progreso de las tareas y las ubicaciones de los técnicos.
Mejora la productividad:
Con el respaldo del software de gestión de servicios, el tiempo de cada asignación se reduce y cada despachador puede manejar un mayor número de técnicos.
¿Cuáles son los componentes de un buen software para servicios de campo?
Programación rápida y eficiente:
El software de gestión de servicios de campo permite a los despachadores reducir la cantidad de tiempo que dedican a la programación. La mayoría de las tareas se pueden programar automáticamente, lo que permite a los despachadores concentrarse en trabajos que no se ajustan fácilmente al cronograma.
Mejora la visibilidad:
Con actualizaciones de estado en tiempo real, los despachadores pueden rastrear fácilmente el progreso de las tareas y las ubicaciones de los técnicos.
Mejora la productividad:
Con el respaldo del software de gestión de servicios, el tiempo de cada asignación se reduce y cada despachador puede manejar un mayor número de técnicos.
¿Cuáles son los beneficios para el personal en el campo?
Menos trabajo administrativo:
Nunca más el valioso tiempo de los técnicos se gastará en realizar informes en papel, para que luego otra persona los ingrese al sistema., liquidación de horas o consumo de materiales. Todo se puede realizar desde el móvil.
Menores tiempos de viaje:
Los técnicos ocupados deben poder hacer malabares con múltiples llamadas de servicio diarias y al mismo tiempo brindar una experiencia positiva al cliente. Con una mejor organización de las visitas y la ayuda de geolocalización de clientes, es mucho más fácil.
Historial de servicios
Los técnicos tienen el poder de ver fácilmente la información de los activos del cliente y el historial de servicio. Reduce el tiempo de inactividad operativa para mejorar los ingresos y salvaguardar las relaciones con los clientes.
Rápida resolución de problemas
La gestión eficaz del servicio proporciona una información completa y formas de colaboración para capacitar a los técnicos en el campo. Combinado con información de clientes y activos, esto permite a los técnicos resolver problemas rápidamente.