KPI y dashboards: ¿qué son para qué sirven?

Un documento definitivo para conocer la importancia de incluirlos en tu estrategia.

¿Qué es un KPI?

Imagina que comandás un barco en medio del océano. ¿Cómo sabrías si estás navegando correctamente hacia tu destino? Acá es donde entran en juego los famosos KPIs, o Indicadores Clave de Rendimiento. Ellos se convierten en tu brújula dentro de tu estrategia: son una métrica medible y cuantificable que te ayuda a rastrear tu progreso hacia una meta específica.

Los KPI no son solo números; son faros que iluminan el camino hacia el éxito. Estos indicadores permiten a las empresas identificar sus puntos fuertes y débiles, tomar decisiones basadas en datos y ajustar su curso para optimizar el rendimiento.

Veamos más concretamente un ejemplo:

Supongamos que eres dueño de un comercio de ropa y que debés vender 100 camisas por mes para ser rentable. Por lo tanto, establecés tu KPI en 100 camisas por mes. En cualquier momento podés comparar la cantidad de camisas que llevás vendidas y tu objetivo de 100 camisas, y podrás ver si estás en camino de alcanzarlo. Si esta tasa aumenta, la tienda está en el camino correcto; si disminuye, es hora de ajustar la estrategia.

Podrás definir indicadores para cualquier actividad medible y estos indicadores te ayudarán para conocer en cualquier momento si el desempeño está alineado con el objetivo definido.

En las empresas estos objetivos pueden ser:

  • Generales: miden desempeños generales
  • De un sector
  • De un individuo

Ejemplo de un KPI:

En pocas palabras, los indicadores clave de rendimiento (KPI) son el objetivo que tenés en la mira (tu foco) y para el cual trabajás en un tiempo determinado. Podríamos decir, también, que es una forma de medir si una acción está respondiendo efectivamente a los objetivos propuestos por tu negocio.

Para qué sirven los KPI

Empleados más comprometidos

Imagina una orquesta sin partitura. Cada músico tocaría una melodía diferente, sin ningún tipo de coordinación. Lo mismo sucede en las organizaciones sin KPI. El compromiso de los empleados es la sinfonía que impulsa los resultados. Los KPI actúan como la partitura, unificando a los empleados hacia un objetivo común.

Diversos estudios demuestran que organizaciones con una fuerza laboral comprometida logran una participación del cliente, productividad y rentabilidad un 21% mayores. ¿El secreto? La conexión entre los KPI y el compromiso.

Facilita el control y el seguimiento de objetivos

Imagina un juego de fútbol sin marcador… ¿Cómo sabrías quién está ganando? Los KPI son como el marcador del juego empresarial. Facilitan el control y objetivan el seguimiento de los objetivos trazados. Si el fin es aumentar las ventas, un KPI podría ser el crecimiento porcentual trimestral, es decir, un claro marcador para medir el progreso.

Equipo y misión de la empresa alineados

Un propósito sólido es la brújula moral de una organización. Pero, ¿cómo conectar ese propósito con acciones concretas? Aquí es donde hacen aparición los KPI, ya que deben estar entrelazados con la misión de la organización. «Ganar dinero» no es una misión inspiradora; los KPI deben reflejar un propósito más profundo para que los empleados se conecten emocionalmente con su trabajo. Eliminar cualquier ambigüedad es clave. Los KPI deben trabajar en armonía con el objetivo final, asegurando que todos comprendan claramente su propósito y el impacto que pueden tener en la misión global.

Colaboradores: responsables del desempeño

Los KPI no solo miden el desempeño individual; también fomentan la responsabilidad colectiva. Al incorporar KPI en la gestión del desempeño, cada empleado comprende cómo sus acciones diarias contribuyen al éxito general de la organización. Esto no solo mejora el desempeño individual sino que también impulsa el éxito organizacional.

 

Al incorporar los KPI en la gestión del desempeño, cada empleado puede medir su impacto. Esto no solo mejora la productividad, sino que también alinea a todos hacia el éxito del negocio.

 

¿Cuáles son los diferentes tipos de KPI empresariales?

Existen varios tipos de KPI que se pueden utilizar para medir el desempeño de tu empresa:

  • KPI de rentabilidad (profitability)
  • KPI de liquidez
  • KPI de cashflow
  • KPI de ventas
  • KPI logísticos
  • KPI de actividad
  • KPI de marketing
  • KPI eCommerce

Existen varios tipos de KPI que podés utilizar para medir el desempeño de tu empresa:

KPI de rentabilidad

Estos indicadores se centran en las cuentas de resultado de la empresa, tanto de la rentabilidad en sus diferentes niveles, como rentabilidad bruta, operativa y los gastos necesarios para alcanzarla.

KPI de liquidez

Estos indicadores son herramientas clave para evaluar la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo.

KPI de cashflow

Sirven para evaluar la salud financiera y la gestión eficiente de los recursos financieros de una empresa

KPI de ventas

Se utilizan para realizar un seguimiento del rendimiento de las transacciones. Pueden incluir métricas como facturación, valor de compra promedio.

KPI logísticos

Son métricas utilizadas para evaluar y medir el rendimiento y la eficiencia de las operaciones logísticas en una cadena de suministro, como la rotación de inventarios, exactitud, entregas completas y en tiempo.

KPI operativos

Los KPI operativos o también llamados de actividad miden la eficiencia de sus operaciones y procesos. Pueden incluir métricas relacionadas con la producción, el control de calidad.

Cómo establecer un buen KPI:

Ahora que tenemos la definición de KPI, revisemos los conceptos básicos para establecerlos.  

Si bien puedes inspirarte en los KPI reconocidos en la industria, los que establezcas deben ser exclusivos de tu negocio y de los objetivos de tu empresa.

Veamos algunos ejemplos de buenos y malos indicadores:

KPIs en el sector de la distribución

 

  1. Mal KPI:

   – «Aumentar la cantidad de productos enviados».

   – Problema: Este KPI es vago y no especifica qué aspecto del envío se está mejorando, ni establece metas claras.

  1. Buen KPI:

   – «Reducir el tiempo de procesamiento de pedidos en el centro de distribución en un 20% durante el próximo trimestre».

   – Justificación: Este KPI es específico, medible y tiene un marco temporal definido. Ayuda a mejorar la eficiencia operativa y tiene un impacto directo en la experiencia del cliente.

Otros ejemplos de KPI mal definidos

  1. Definir objetivos claros:

   – Mal KPI: Mejorar la rentabilidad

   – Buen KPI: Llevar del 35% al 50% el margen  bruto de la empresa en los próximos 12 meses.

  1. Ser Cuantificable:

   – Mal KPI:»Aumentar la satisfacción del cliente».

   – Buen KPI: «Alcanzar una puntuación de satisfacción del cliente de al menos 90 en las encuestas trimestrales».

  1. Establecer Plazos Temporales

   – Mal KPI: «Incrementar las ventas».

   – Buen KPI: «Aumentar las ventas mensuales en un 10% en los próximos seis meses».

  1. Incorporar Datos Específicos:

   – Mal KPI: «Mejorar la eficiencia del depósito».

   – Buen KPI: «Reducir los errores de inventario en el almacén en un 20% mediante la implementación de tecnologías de escaneo avanzadas en los próximos tres meses».

  1. Alinear con Objetivos Estratégicos:

   – Mal KPI: «Incrementar la contratación de personal».

   – Buen KPI: «Mantener un índice de rotación de empleados inferior al 8% para asegurar la continuidad y la experiencia en la cadena de distribución».

Recuerda que cada KPI debe ser específico para las metas y circunstancias de tu empresa, y su diseño debe facilitar la toma de decisiones y la mejora continua.

¿Cuál es la mejor manera de medir con un KPI?

Una pregunta habitual es:  «¿Cómo defino de la mejor manera los KPI de mi empresa?» Sin dudas la mejor manera de hacerlo es utilizar el modelo SMART. 

El modelo SMART es un método utilizado comúnmente para definir y establecer objetivos y KPIs. SMART es un acrónimo que representa cinco criterios que deben cumplir los objetivos para asegurar su efectividad. Estos son:

1.Específico (Specific): Los objetivos deben ser claros y específicos, evitando ambigüedades. Deben responder a las preguntas de quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

 2. Medible (Measurable): Deben ser cuantificables; poder medirse de alguna manera para evaluar su progreso y éxito. Establecer indicadores cuantitativos ayuda a realizar un seguimiento objetivo.

3. Alcanzable (Achievable): Los objetivos deben ser realistas y alcanzables, teniendo en cuenta los recursos disponibles. Es importante establecer metas desafiantes pero factibles.

4. Relevante (Relevant): Los objetivos deben ser pertinentes y estar alineados con los objetivos más amplios de la organización. Deben contribuir al éxito general.

5. Temporal (Time-bound): Los objetivos deben tener plazos definidos. Establecer un marco temporal nos da sensación de urgencia y ayuda a mantener el enfoque. Los plazos también facilitan la evaluación del progreso.

Si deseás ampliar el marco SMART, podés hacerlo MÁS SMART aún, agregando la evaluación y re-evaluación a la medición. Los KPI no deben ser únicos: es clave la evaluación constante para asegurarse de que sean alcanzables y vayan por buen camino.

Cuando se aplican estos cinco criterios a la definición de KPIs, te aseguras que los indicadores sean claros, medibles, realistas, relevantes y limitados en el tiempo. Esto no solo ayuda a la gestión y supervisión efectiva, sino que también facilita la comunicación y el entendimiento de los objetivos tanto para los miembros del equipo como para las partes interesadas.

¿Cuál es la diferencia entre un KPI y una métrica?

Las métricas y los KPIs son conceptos relacionados pero con ciertas diferencias en el ámbito empresarial. Aquí te damos una breve explicación de ambos y algunos ejemplos:

1 Métricas:

   – Definición: Una métrica es una medida cuantitativa utilizada para evaluar, rastrear o cuantificar el rendimiento de un proceso, actividad o área en una empresa. Pueden ser simples medidas numéricas o porcentajes que dan información sobre distintas operaciones y funciones.

   – Ejemplos: Ventas mensuales, número de visitantes a un sitio web, tiempo de respuesta al cliente, costos operativos, entre otros.

 

2. KPIs (Indicadores Clave de Desempeño):

   – Definición: Los KPIs son métricas específicas que están directamente vinculadas a los objetivos estratégicos de una empresa. Representan aspectos críticos del rendimiento que son esenciales para su éxito. Los KPIs brindan una visión clara de si la organización está logrando sus metas y objetivos.

   – Ejemplos: Ingresos netos, margen de beneficio, satisfacción del cliente, retención de clientes, cuota de mercado, entre otros.

Diferencias clave:

   – Relevancia estratégica: Los KPIs están fuertemente alineados con los objetivos estratégicos de la empresa, mientras que las métricas pueden ser más generales y no necesariamente estar vinculadas a los objetivos clave.

   – Importancia para el éxito general: Los KPIs son esenciales para medir el rendimiento y el éxito general, mientras que algunas métricas pueden ser más tácticas y emplearse para evaluar puntos concretos del negocio.

 

Ejemplos de Métricas que no son necesariamente KPIs:

 

   – Número total de correos electrónicos enviados por el equipo de marketing.
   – Cantidad de material de marketing producido en un mes.
   – Número de horas dedicadas a capacitación de empleados.

Estas métricas pueden proporcionar información valiosa sobre el rendimiento de ciertos aspectos del negocio, pero no necesariamente están directamente vinculadas a los objetivos estratégicos clave de la empresa. Los KPIs, por otro lado, son seleccionados cuidadosamente para medir el éxito en áreas críticas para el logro de los objetivos organizativos. 

Métricas

Pueden tener o no objetivos para alcanzar los resultados
Proporcionan información que puede ser digerida
Se extraen u organizan por actividad o proceso
Pueden ser vistas históricamente pero no identifican la acción futura
Son estáticas: una vez extraidas no cambian

KPIs

Deben tener objetivos, plazos específicos para alcanzar las metas y ser relevantes para los resultados empresariales.
Ofrecen insigths comparativos que guian a futuras acciones
Son iniciados por los responsables de la toma de decisiones de alto nivel
Incorporan metas y objetivos
Pueden ser evaluados y ajustados a lo largo del tiempo usando la metodología SMART.

¿Cómo podemos visualizar los KPI de la empresa?

Como existen muchos indicadores referentes a todas las áreas de la empresa, es vital definir cuál es la forma más conveniente de tenerlos a mano para analizarlos.

 

Opción 1: Informe de KPIs

Se trata de un resumen de todos los KPI clave que tienes para toda la empresa o un área específica, en formato de planilla o informe o imprimible.

Opción 2: Dashboard o Paneles de Control

Son una herramienta visual que proporciona una representación gráfica de los indicadores clave de desempeño y otros datos importantes para el seguimiento y la toma de decisiones. Estos paneles suelen presentar información de manera clara y fácil de entender, permitiendo a los gerentes y tomadores de decisiones obtener una visión rápida y completa del rendimiento de la empresa en tiempo real.

Características de un dashboard

Algunas características comunes de un dashboard son:

– Representación visual:

  • Utiliza gráficos, tablas y otros elementos visuales para representar la información de manera clara y comprensible.
  • Datos en tiempo real
  • Proporciona información actualizada y en tiempo real para que los usuarios puedan tomar decisiones basadas en información actual.

– Personalización:

Permite a los usuarios personalizar el dashboard según sus necesidades específicas y preferencias.

– Accesibilidad:

Puede ser accesible desde diferentes dispositivos, como computadoras, tablets o teléfonos móviles. Así, los usuarios pueden acceder a la información en cualquier momento y lugar.

– Interactividad:

Puede incluir características interactivas que permitan a los usuarios explorar datos específicos, filtrar información y obtener detalles adicionales.

– Agrupación de datos:

Organiza la información de manera lógica y agrupada para facilitar la comprensión y el análisis.

La implementación efectiva de un dashboard puede ayudar a monitorear el rendimiento de la empresa, identificar tendencias, analizar patrones y tomar decisiones en base a datos con mayor rapidez. Además, al proporcionar una visión consolidada de la información clave, los dashboards facilitan la comunicación y la alineación de los equipos hacia los objetivos estratégicos de la organización.

¿Cuáles son los beneficios de visualizar los KPI en un software?

En algún momento, es posible que te preguntes: «¿Por qué necesito un software cuando puedo usar una hoja de cálculo?»

Y si bien es cierto que puedes generar tus indicadores manualmente con planilla Excel, las hojas de cálculo tienen sus limitaciones . Ofrecen visualizaciones de datos limitadas (gráficos circulares, gráficos de barras, etc.) y se requiere mucho tiempo y esfuerzo manual para configurar un informe. 

Las hojas de cálculo también requieren un mantenimiento manual y regular para mantener sus datos actualizados. 

Por otro lado, el panel y las herramientas de generación de informes automatizan la recuperación de datos directamente desde su fuente de datos para que el esfuerzo manual sea mínimo, y la confiabilidad total.

La implementación de un dashboard de gestión en una empresa ofrece varias ventajas clave que contribuyen a mejorar la eficiencia, la toma de decisiones y el rendimiento general.

Veamos las ventajas de implementar un dashboard:

– Visión Integral:

Los dashboards de gestión proporcionan una visión consolidada y en tiempo real del rendimiento de la empresa. Esto permite a los líderes obtener una comprensión rápida y completa de la situación general.

– Acceso rápido a información clave:

La información clave se presenta visualmente, lo que facilita el acceso rápido a los datos relevantes. Esto es crucial para la toma de decisiones oportunas.

– Toma de decisiones informada:

Al contar con datos actualizados y representaciones visuales claras, los tomadores de decisiones pueden realizar análisis más profundos y tomar decisiones basadas en evidencia.

– Identificación de problemas y oportunidades:

Los dashboards permiten identificar rápidamente áreas de preocupación o áreas de oportunidad. Las representaciones visuales ayudan a detectar tendencias, patrones y anomalías de manera eficiente.

– Seguimiento de KPIs:

Los dashboards suelen estar diseñados para mostrar KPIs específicos que están alineados con los objetivos estratégicos. Esto simplifica la visión del rendimiento y el progreso hacia metas predefinidas.

– Mejora de la comunicación interna:

Al presentar datos de manera visual y comprensible, los dashboards facilitan la comunicación interna. Todos los miembros del equipo pueden comprender el rendimiento y los objetivos.

– Alineación con objetivos estratégicos:

Los dashboards están diseñados para reflejar los objetivos estratégicos de la empresa. Esto asegura que todos estén enfocados en los mismos resultados y trabajen hacia metas compartidas.

– Mayor transparencia:

La visibilidad de los datos clave a través de un dashboard promueve la transparencia dentro de la organización. Esto puede contribuir a un entorno de trabajo más colaborativo y a una cultura empresarial basada en datos.

– Eficiencia operativa:

La rápida identificación de problemas y la capacidad de monitorear procesos en tiempo real contribuyen a mejorar la eficiencia operativa en toda la empresa.

– Personalización y flexibilidad:

La mayoría de los dashboards son personalizables, lo que significa que los usuarios pueden adaptar la visualización según sus necesidades específicas y roles dentro de la empresa.

En general, un dashboard de gestión bien implementado puede ser una herramienta valiosa para impulsar la toma de decisiones estratégicas, mejorar la eficiencia y mantener a toda la empresa enfocada en el logro de sus objetivos.

¿Cómo crear un panel (dashboard) de KPI?

  1. En primer lugar es fundamental definir el objetivo. Te damos algunas ideas:

¿Compartir indicadores con personas a quienes les resulta difícil leer los datos sin procesar? 

¿Convencer a la dirección para que tome decisiones?

¿Monitorizar las ejecuciones de actividades en línea?

 

  1. Luego identificá para quién será este dashboard:

¿Para que área de la empresa es el panel?
¿Será para roles específicos?
¿Quiénes son las partes interesadas? 

3.Seleccioná los KPI adecuados : 

Céntrate en un conjunto conciso de métricas que den una imagen clara y significativa del progreso de tu negocio. No es necesaria la totalidad de ellas para hacer un informe completo.

  1. Elegí los elementos visuales adecuados:

¿Qué elementos te ayudarán a transmitir eficazmente la información que tienes con un vistazo? Algunos ejemplos incluyen cuadros, gráficos, indicadores y tablas.

  1. Diseñá la vista: 

Organizá los KPI de manera lógica, considerando factores como la jerarquía y  agrupaciones temáticas. Mantené el diseño limpio, ordenado y fácil de visualizar.

¿Cuáles son los mejores KPI para usar en tu empresa?

Aquí te presentamos algunos de los KPI básicos sobre los cuales debés hacer un seguimiento en diferentes funciones. 

KPI de rentabilidad (profitability)

La rentabilidad es esencial para evaluar el desempeño financiero de una empresa comercial. Aquí verás 6 KPIs clave relacionados con la rentabilidad, junto con sus definiciones, ejemplos y formas de cálculo:

1. Margen Bruto:

Mide la rentabilidad de las operaciones principales de una empresa, mostrando el porcentaje de ingresos que queda después de deducir los costos directos de producción.

Ejemplo:

Si una empresa tiene ingresos de $100,000 y los costos de producción son $60,000, el margen bruto sería del 40%.

Fórmula:

Margen Bruto = (Ingresos – Costos de Producción) / Ingresos 

2. Margen Operativo:

Representa el porcentaje de beneficio operativo en relación con los ingresos totales, teniendo en cuenta todos los costos operativos, excluyendo los financieros e impuestos.

Ejemplo:

Si una empresa tiene ingresos de $100,000 y los costos operativos son $30,000, el margen operativo sería del 70%.

 

Fórmula: 

Margen Operativo = (Ingresos – Costos Operativos) / Ingresos

3. Gasto respecto a los Ingresos (Expense to Revenue):

Mide la proporción de los gastos totales en comparación con los ingresos, mostrando la eficiencia en la gestión de costos.

Ejemplo:

Si los gastos totales son $20,000 y los ingresos son $100,000, el Expense to Revenue sería del 20%

Fórmula

Gasto respecto a Ingresos = Gastos Totales / Ingresos

4. EBITDA (Ganancias antes de Intereses, Impuestos, Depreciación y Amortización):

Mide la rentabilidad operativa excluyendo los efectos de intereses, impuestos, depreciación y amortización.

Ejemplo: Si una empresa tiene ingresos de $150,000, costos operativos de $80,000, y gastos no operativos de $10,000, el EBITDA sería $60,000.

Fórmula: 

EBITDA = Ingresos – Costos Operativos – Gastos No Operativos 

Estos KPIs son esenciales para evaluar la rentabilidad de una empresa desde diferentes perspectivas, ya sea a través de márgenes, eficiencia operativa o relación entre ingresos y gastos. 

KPI de liquidez

Los KPIs de liquidez son herramientas clave para evaluar la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo. Aquí te acercamos sus definiciones, propósitos y fórmulas:

1. Prueba Ácida (Quick Ratio o Acid-Test Ratio):

Mide la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras a corto plazo, excluyendo el inventario de los activos circulantes.

– Propósito: Proporciona una medida más estricta de la liquidez que la razón corriente, ya que excluye el inventario, que podría no ser tan fácil de convertir en efectivo rápidamente.

Fórmula: 

Prueba Ácida = Activos Circulantes – Inventarios / Pasivos Circulantes

2. Razón Corriente (Current Ratio):

Mide la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones financieras a corto plazo utilizando todos los activos circulantes.

– Propósito: Ofrece una visión general de la capacidad de la empresa para hacer frente a sus deudas a corto plazo, considerando todos los activos circulantes.

Fórmula:

Razón Corriente = Activos Circulantes / Pasivos Circulantes

 

3. Liquidez Inmediata (Cash Ratio):

Mide la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones financieras a corto plazo utilizando únicamente efectivo y equivalentes de efectivo.

– Propósito: Ofrece una perspectiva más estricta al considerar solo los activos más líquidos, como efectivo y equivalentes de efectivo.

Fórmula:

Liquidez Inmediata = Efectivo y Equivalentes de Efectivo / Pasivos Circulantes 

KPI de logística

 

Los Key Performance Indicators (KPIs) logísticos son esenciales para evaluar y mejorar la eficiencia de las operaciones de una empresa de distribución. Veamos algunos de los principales indicadores para esta industria, junto con sus definiciones, propósitos y fórmulas de cálculo:

1. Índice de Rotación de Inventario:

Mide la frecuencia con la que el inventario de una empresa se vende y se reemplaza en un período de tiempo determinado.

 – Propósito: Evaluar la eficiencia en la gestión de inventarios, minimizando el riesgo de obsolescencia y asegurando una rotación rápida de los productos.

Fórmula: 

Índice de Rotación de Inventario = Costo de Bienes Vendidos / Inventario Promedio

2. Exactitud del Pedido (Order Accuracy):

Mide la precisión con la que los pedidos de los clientes se cumplen correctamente en términos de cantidad, calidad y productos específicos.

–  Propósito: Garantizar la satisfacción del cliente y minimizar devoluciones y costos asociados con errores de cumplimiento.

Fórmula: 

Exactitud del Pedido = Pedidos Correctos / Total de Pedidos

3. Tiempo de Ciclo de Pedido (Order Cycle Time):

Mide el tiempo total necesario para procesar un pedido desde el momento en que se realiza hasta que se entrega al cliente.

– Propósito: Optimizar la eficiencia operativa, reducir los tiempos de entrega y mejorar la satisfacción del cliente.

Fórmula: 

Tiempo de Ciclo de Pedido = Fecha de Entrega del Pedido – Fecha de Recepción del Pedido

 

4. Tasa de Devoluciones:

 

Mide el porcentaje de productos que son devueltos por los clientes en relación con las ventas totales.

– Propósito: Evaluar la calidad del producto, identificar problemas en la cadena de suministro y gestionar de manera efectiva las devoluciones.

Fórmula:

Tasa de Devoluciones = Número de Devoluciones / Ventas Totales

5. Costo Logístico Total como porcentaje de las Ventas:

Mide el costo total de las operaciones logísticas en relación con las ventas totales de la empresa.

-Propósito: Evaluar la eficiencia en la gestión de costos logísticos y optimizar la rentabilidad.

Fórmula:

Costo Logístico Total / Ventas Totales

Estos KPIs logísticos son fundamentales para asegurar un flujo eficiente de productos a través de la cadena de suministro y para satisfacer las expectativas del cliente de manera efectiva. La elección de KPIs específicos puede variar según la naturaleza y los objetivos específicos de la empresa de distribución.