¿Necesitas implementar un software educativo?

Una guía definitiva para seleccionar el software más adecuado para tu colegio

¿Que te ofrecerá
esta guía?

La selección de un sistema de gestión para tu centro es una de las decisiones más relevantes que deberás tomar. Las implicancias que conlleva esta decisión en relación a la cultura de trabajo y buenas prácticas de gestión, hace que valga la pena una investigación profunda de las diferentes alternativas existentes. Por esta razón hemos realizado esta guía, que te brindará un completo panorama de las opciones disponibles en la actualidad y recomienda criterios para ayudarte a seleccionar la mejor solución para tu necesidad actual y futura.

¿Cómo usar esta guía?

Utiliza esta guía gratuita para conocer las diferentes opciones tecnológicas para que puedas:

• informarte
• evaluar
• comparar
• seleccionar

Esto incluye:

• Consejos para que puedas identificar tus necesidades
• Aspectos funcionales que deberías considerar al momento de tu evaluación
• Qué herramientas y características buscar

¿Por qué comprar software de gestión
de centros educativos?

Un software de gestión de centros educativos puede ayudarte a integrar:

  • la información académica 
  • las comunicaciones entre el centro, profesores, estudiantes y familiares
  • la administración financiera
  • la contabilidad

Tener toda la información centralizada ayuda a simplificar las tareas administrativas, permitiendo que el personal se enfoque en proporcionar una educación de calidad en vez de perder el tiempo en el día a día o en procesos repetitivos.

 

Recomendación

Comprar un software de gestión de centros educativos puede ayudar a mejorar la eficiencia del centro y garantizar que se cumplan las expectativas académicas, además de ser vital para un proceso de toma de decisiones ágil.

Evalúa tus necesidades

Antes de comenzar a explorar posibles soluciones de software, debes analizar los procesos que utilizas actualmente para identificar las áreas en las que el software puede ser de ayuda.

Usa los siguientes consejos para identificar tus debilidades y necesidades actuales:

Define los problemas que quieres resolver

Enumera tus necesidades actuales y futuras, analizando qué prioridad tiene cada una. Luego define cuales son esenciales y cuales son deseables. Este procedimiento, te permitirá identificar los principales problemas y alinearlos con los requerimientos del sistema que vayas definiendo.

Deseas…
¿Conocer los resultados por año o curso en tiempo real?
¿Facilitar las comunicaciones entre los interesados (alumnos, familiares, profesores, administradores) de manera controlada y centralizada?
¿Integrarte a sistemas externos que usas a diario?
¿Reducir costos o errores por duplicación de tareas de ingreso de datos?
¿Automatizar tareas repetitivas?

Define qué tipo de software necesitas

Cuando se trata de gestionar centros educativos no todas las soluciones son iguales. Si quieres puedes leer ¿Que tipo de software necesitas para tu colegio?

Por lo general, las empresas se basan principalmente en uno o más de los siguientes métodos de gestión:

Papeles y Excel

Todas los centros comienzan de esta manera gracias a la genial herramienta que son las planillas Excel, confiando en procesos manuales y compartiendo las planillas.

Este método no solo es difícil que acompañe el crecimiento, sino que tiene escasa interacción entre el personal y normalmente cada persona aplica su criterio para crearlas y mantenerlas.

Varios sistemas separados

Datos dispersos en soluciones de software individuales y separadas: una para la gestión académica, otra para facturación y contabilidad, otra para comunicaciones, otra para liquidar la nómina, etc. O también, es probable que tengan costosas integraciones entre los sistemas de gestión académica y administración.

Este método tiene como ventaja que se pueden utilizar sistemas especialistas, pero además de ser muy costoso no garantiza la unicidad de los datos ni permite tener una visión de 360 grados del centro aducativo.

Una plataforma

Una plataforma es un sistema unificado que concentra en un único lugar todas las soluciones e información de la organización. Cada una de las partes interesadas tendrán una única versión de la verdad, garantizando que la información sea precisa, actualizada e ingresada eficientemente.

Los centros educativos están más conectados pues trabajan de forma colaborativa, tienen más control y reducen el riesgo de errores. 

Lo académico, finanzas y contabilidad se basan en una única fuente de datos, minimizando los errores y protegiendo la rentabilidad.

Todo el conocimiento de la organización está en un único sistema interconectado y no en diferentes personas, garantizando así seguridad y mantenimiento a lo largo del tiempo.

Recomendación

Ten en cuenta el momento actual de tu empresa y adónde quieres llegar en un mediano plazo. Muchas soluciones son demasiado simples y no resolverán los problemas que tendrás en unos pocos años.
Selecciona un software que crezca contigo.

Aspectos básicos del software
empresarial

En tu investigación sobre soluciones para gestionar centros educativos podrás ver que existen varias opciones para solucionar tus problemas y cada solución tendrá diferentes características. Cada proveedor intentará demostrar su superioridad pero solo tú podrás decidir cuál es el que mejor se adapta a tu realidad actual y a tu espectativa futura.

Aquí te daremos algunos consejos para que encuentres la solución más adecuada para ti.

Simplicidad de uso  Funcionalidad

El objetivo de una solución de gestión es hacerte la vida más fácil, pero no se debe confundir facilidad de uso con limitado o no flexible.
Procura seleccionar las soluciones que te brinden automatizaciones de los procesos que más utilizas y que te den la opción de configurar los procesos de tu institución según tu realidad. Esto no solo te permitirá ahorrar recursos, sino que los realizarás más rápido y sin errores.

Recomendación

Es importante buscar un equilibrio correcto entre lo simple y lineal o lo complejo y variable.
Si tu centro educativo es de tamaño pequeño, una solución sencilla sin automatismos será suficiente. En cambio si tu centro está creciendo o gestiona una cantidad de estudiantes importante, irá requiriendo automatizar más funcionalidades e implementar flujos de trabajo un poco más complejos, y ahí necesitarás una solución robusta.

S E R V I D O R  L O C A L       S I S T E M A  E N  L A  N U B E

Ubicación:

El software y las licencias se instalan en un
servidor local.

Ubicación:

Software está alojado en servidor central, utilizando sólo lo que se necesite con la seguridad de empresas especializadas en la nube.

Adquisición:

Hardware debe ser comprado lo que implica
costos elevados.

Adquisición:

No se realiza compra, se terceriza el costo del hardware. Gracias a la nube sólo abonas una mensualidad por lo que utilizas.

Mantenimiento:

Instalación y mantenimiento del sistema es
costoso para la organización.

Mantenimiento:

A cargo del proveedor, no hay costos de instalación
ni de mantenimiento del hardware.

Actualización:

Actualizaciones costosas.

Actualización:

Actualizaciones incluídas, bajos costos de
implementación.

Almacenamiento:

Almacenamiento limitado según el servidor
adquirido. El aumento de espacio en servidores
locales implica comprar nuevo
hardware.

Almacenamiento:

Con la gran velocidad de cambios
informáticos las actualizaciones frecuentes
son vitales. El software como servicio incluye
sin costo actualizaciones frecuentes.

Seguridad:

Seguridad depende de lo realizado localmente
por personal interno o tercerizado.
Un error puede dejar vulnerable a todas las
computadoras o servidores de su red.

Seguridad:

Es responsabilidad del proveedor del software,
normalmente al estar especializado
en la nube su seguridad será de buen nivel.
Sin costos extras.

Respaldos:

Respaldos realizados por personal interno. Se debe aplicar políticas de respaldar información que habitualmente son manuales.

Respaldos:

Es responsabilidad del proveedor. Normalmente contará con procesos automatizados con seguridad en varios niveles.

Almacenamiento limitado

Por lo general, los servidores locales tienen capacidades limitadas y no es sencillo incrementarla.

Almacenamiento ilimitado

La nube ofrece un almacenamiento ilimitado
que acompaña el crecimiento de la empresa
sin modificar nada.

Recomendación

Es importante buscar un equilibrio correcto entre lo simple y lineal o lo complejo y variable.
Si tu centro educativo es de tamaño pequeño, una solución sencilla sin automatismos será suficiente. En cambio si tu centro está creciendo o gestiona una cantidad de estudiantes importante, irá requiriendo automatizar más funcionalidades e implementar flujos de trabajo un poco más complejos, y ahí necesitarás una solución robusta.

Seguridad

Ante la creciente ola de ataques a los sistemas empresariales es importante que consideres seriamente los aspectos de seguridad que ofrece cada software.
Te sugerimos considerar la seguridad desde diferentes ángulos, como por ejemplo:

  • Seguridad de Red: Tipo Firewall en la ubicación del sistema.
  • Seguridad de datos (Backups). Considerar periodicidad y verificaciones.
  • Seguridad de usuarios. Posibilidad de auditoría de cambios, definición de Roles, etc.
  • Seguridad de acceso: Cortes de luz, desastres, etc

Recomendación

Las medidas de seguridad física que se emplean en los sistemas basados en la nube son mucho más estrictas que las que suelen existir en los servidores locales.

Los servidores tienen múltiples copias de seguridad en ubicaciones geográficamente distribuidas que emplean las mismas medidas estrictas de seguridad. Además, estos servidores cuentan con fuentes especiales de alimentación y generadores de respaldo que ofrecen mayores niveles de seguridad y estabilidad en caso de emergencias.

Propiedad de los datos

En los sistemas basados en la nube, es importante que te asegures de que tú como cliente seas el propietario legal de tus datos y puedas obtener una copia de ellos en cualquier momento.

También es importante que te asegures de que el contrato garantice una asistencia o herramientas para la descarga adecuada de los datos que necesites migrar a otro proveedor si decides hacerlo en el futuro.

Costo

Para poder comprender y analizar diferentes opciones, es importante conocer exactamente las diferencias entre cada una de ellas para saber que es lo que ofrece uno y el otro y así poder realizar una comparación más acertada. 

Cuando hablamos de costo, debemos considerar el Costo Total de Adquisición comprendiendo que este varía según el modelo de licenciamiento del proveedor así como sus opciones de soporte. Entre ellas encontramos:

  • Hardware
  • Mantenimiento del Hardware
  • Mantenimiento de sistemas operativos
  • Licencias del Software de Gestión
  • Licencias del Software Académico
  • Soporte del Software de Gestión
  • Soporte del Software Académico
  • Licencia Software de Notificaciones
  • Licencia de Software de Recursos Humanos
  • Soporte del Software de Recursos Humanos

El costo total de adquisición puede variar considerablemente en función de cómo se implemente el software y de las aptitudes internas que se requieran para brindar soporte. Es importante entender las ventajas y desventajas de cada modelo de licenciamiento. A continuación se explica en detalle cada uno de ellos.

Integraciones

En el mundo actual, muchos sistemas han avanzado en especializarse en funciones específicas logrando así una calidad superior. De esta manera, mediante las integraciones es posible poder utilizar el mejor de cada uno de los mundos, utilizando el mejor sistema para la gestión educativa junto con el mejor sistema para su gestión financiera. Esto sólo es posible si se cuenta con la capacidad de contar con integraciones limpias y económicas para que los datos fluyan sin ningún impedimento.

Algunos ejemplos:

  • partners educativos y tecnológicos como google classroom, moodle, microsoft teams
  • sistemas académicos
  • app de comunicaciones
  • envío de correo electrónico a los responsables de pago, personal y proveedores.
  • envío de notificaciones por whatsapp o telegram
  • pagos masivos mediante bancos
  • conciliaciones de cuentas bancarias
  • sistemas de liquidación nómina de empleados y recibo electrónico
  • facturación electrónica
  • captura de tiempos de empleados

Recomendación

Procura siempre sistemas abiertos que puedan integrarse fácilmente con las tecnologías líderes de la industria.

Comunicaciones


Los estudiantes de hoy en día son nativos digitales, por lo que podemos decir que su vida es “digital”. Si la comunicación está alineada con la vida cotidiana de los estudiantes o familiares su respuesta será mucho mejor. 

Los centros educativos, para no quedarse atrás, deben acompañar este proceso de digitalización y la manera en que se comunica es un ingrediente importante. Es por eso que los centros deben disponer con la posibilidad de una mensajería masiva, grupal o individual a través de un entorno seguro y controlado, que le permita de forma rápida enviar cualquier tipo de notificación a cualquier integrante de su comunidad.

En el caso de colegios por ejemplo, los familiares deben poder consultar y compartir información en línea sobre lo sucedido ese mismo día con sus hijos desde la comodidad de su teléfono móvil, sin tener la molestia de ingresar mediante una computadora de escritorio.

Aquí tienes más información sobre Additio App.

 

Recomendación

Utiliza las últimas tecnologías para comunicarse con alumnos y familiares, generando las mismas de manera ágil y con datos exactos. Que los datos académicos sean generados desde su sistema académico y sus datos financieros desde su sistema de gestión es la mejor combinación pero que su comunicación esté centralizada en un mismo canal.

Contabilidad como herramienta de gestión

La contabilidad es necesaria para cumplir con las obligaciones fiscales.
Ahora bien, ¿pero es posible también utilizar la contabilidad para algo más que solo liquidar impuestos?
La respuesta es sí.

Aplicando una correcta definición contable y utilizando un sistema que lo permita, estos datos se convierten en  información valiosa para el análisis y la toma de mejores decisiones!

Sistemas que logren contabilizar directo desde la operativa y tengan la capacidad de generar asientos contables según las buenas prácticas de “contabilidad de gestión”, otorgan un valor adicional pues generarán información confiable que ayudará a los gerentes y directores para la toma de decisiones estratégicas, planificación de inversiones y control de costos, lo que redundará en una mejor rentabilidad.

Personalización del software

Muchas veces necesitarás personalizar la solución a causa de casos exclusivos de tu centro educativo que son totalmente necesarios para tu manera de gestionar y brindan un diferencial de valor agregado a tu institución.

Si detectas esto, averigua bien las posibilidades de cada proveedor de permitir esta configuración así como su costo. Tener en cuenta que un buen proveedor siempre primero te ayudará a analizar si la misma cumple con las buenas prácticas administrativas ofrecéndote las mejores alternativas.

Recomendación

Te sugerimos seleccionar sistemas abiertos que sean fácilmente extendibles con características personales de tu empresa. Evita los sistemas cerrados de difícil o costosas personalizaciones.

 Un sistema de gestión debe acompañar a la institución en cada una de sus áreas, permitiendo que se pueda realizar todo lo que se realiza hoy en día, pero también nuevas formas de hacer las cosas, que posiblemente harán más eficiente los procesos administrativos. Por esta razón es muy importante comprender cada una de las funcionalidades que permita el sistema, no sólo viendo el hoy, sino también un futuro posible.

Según el tamaño y la complejidad de tus proyectos necesitarás sistemas con características diferentes.

Pequeñas empresas

Para quienes sólo necesitan organizar un centro pequeño, existen muchos sistemas disponibles en el mercado que resuelven lo académico y pueden utilizarse para emitir facturas de las mensualidades.
Estos sistemas funcionan bien cuando se es pequeño, pues son muy fáciles de usar, son desconectados y normalmente no contabilizan ni controlan demasiado las acciones.

Características del software

Medianas empresas

Si necesitas administrar un centro más grande, con más cantidad de estudiantes y educadores, más necesidad de colaboración y control de cumplimiento, necesitarás una solución de categoría empresarial. En estos casos apoyarte en procesos masivos harán más fácil las tareas repetitivas.

Una solución adecuada para centros educativos de tamaño medio debe ofrecer las siguientes características:

GESTIÓN ACADÉMICA

EVALUACIÓN
ACADÉMICA

Cuaderno de evaluación flexible y totalmente configurable

Evaluación por competencias específicas y competencias clave

Rúbricas con auto y coevaluación

Herramienta para crear cuestionarios y exámenes online

planificación
ACADÉMICA

Creación de grupos, horarios y asignación de profesores/ as

Programación didáctica y vinculación con planificación

Planificación de clases por semana y unidades

Horarios de clases, eventos, tutorías y reuniones

informes y analiticas de aprendizaje

informes personalizados según la normativa

Informes de asistencia, incidencias, seguimiento y competencias

Estadísticas de asistencia a nivel de centro, etapa, grupo y alumnado

Análisis por competencias y criterios de evaluación

generador de boletines

Boletines personalizables a nivel de centro

Vinculación de los datos directamente del cuaderno de evaluación de los docentes

Exportación en PDF y posibilidad de envío a alumnado y familias

Asistencias e incidencias

Herramienta de control y registro para el profesorado

Notificación y visualización a las familias y el alumnado

Análisis la asistencia del centro por alumnos, grupos y asignaturas.

Crea, envía y gestiona autorizaciones de todo tipo

comunicación con alumnado y familias

Mensajes individuales y grupales

Historial de envío y confirmación de lectura

App nativa para familias y alumnos (iOS & Android). Comunicación docentes-familias

Envío de circulares, archivos, documentos eventos y reuniones

Portal para el alumnado, las familias y los docentes

ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

Permisos basados en los roles, que pueden configurarse a nivel de cada usuario.

Un usuario se puede asignar a más de un rol.

Los administradores pueden definir qué información puede ver cada usuario en función de sus permisos.

Gestión del
estudiante

Contrato con cada estudiante donde se define los productos contratados.

Definición de precios y descuentos por hermano inteligentes.

Generación masiva de cuotas recurrentes e incorporación de los servicios extracurriculares no recurrentes.

fINANZAS

Identificación automática de cobros en las cuentas bancarias del centro y generación del cobro en el sistema.

Asignación automática del cobro a la factura.

Conciliación bancaria automática.

Generación automática de intereses por mora.


CONTABILIDAD

Contabiliza automática de becas y descuentos.

Inteligencia que permita la imputación de centros de costo de forma automática.

Acceso en tiempo real a datos contables e información sobre los costos del centro.

Devengamiento automático de gastos.


REPORTES

Reportes en tiempo real.

Reportes programados con envío automático por correo electrónico.

Consulta de reportes en función de los niveles de permisos.

TABLEROS E INDICADORES

Tableros definidos por roles.

Gráficas de comparación de gastos.

Morosidad representada gráficamente.

Indicadores de performance.

DOCUMENTOS ADJUNTOS

Carga y descarga cualquier documento en forma eficiente.

Almacenamiento de fotos seguro e ilimitado.

Captura, almacena y comparte fotos desde un teléfono inteligente, una tablet o una computadora.


RECURSOS HUMANOS

Selección de personal.

Información completa del empleado y contactos.

Tiempo trabajado y tipo de permisos de ausencia.

Cálculo de nómina y emisión de recibos de sueldos.

Emisión de pagos integrado a tesorería.

Toma de tiempos en reloj del centro.

Implementación y soporte

Implementación

Los sistemas empresariales están desarrollados para que los procesos de negocio utilizados se gestionen de la manera más eficiente, y tienen una capa de parametrización que permite que el sistema se adapte a los flujos de negocio de cada empresa.

Esta parametrización la realizan los consultores del proveedor, quienes mediante reuniones con el cliente verifican o modifican los flujos de negocio del sistema. Según el grado de verticalización que ya tenga incluído el sistema va a depender el tiempo de implementación que demandará cada sistema.
Es recomendable buscar un software que ya tenga los procesos parametrizados y que tenga un tiempo de implementación de días en lugar de meses.

Recomendación

Te recomendamos un sistema que tenga una estrategia de implementación clara, con plazos mensurables, que pueda implementarse rápidamente y que cuente con una plataforma de aprendizaje en línea, documentación de apoyo y sesiones de capacitación en vivo con un consultor.

Etapas de una implementación

Levantamiento de requerimiento de la empresa

La empresa define sus necesidades de software relacionadas a cada funcionalidad a los efectos que ésto sirva como base de cómo debe funcionar el sistema en cada funcionalidad.

Parametrización 

Los expertos parametrizan en el sistema los flujos de negocio requeridos por el centro educativo.

Verificación de funcionalidades

 

Mediante casos de uso seleccionados por el cliente, se deberá verificar el comportamiento del sistema, y el estricto cumplimiento del sistema de los requerimientos definidos.

Capacitación

La capacitación del personal del equipo que utilizará el sistema diariamente es vital para el éxito de la implementación.

Una correcta capacitación se soporta básicamente en 3 pilares:

  • Capacitación en vivo con un experto
  • Aprendizaje audiovisual en línea
  • Documentación de apoyo en sistema de aprendizaje en línea

Recomendación

Los sistemas para medianas y grandes empresas tienen muchas funcionalidades y procesos y demandan varias sesiones de capacitación con los usuarios.

Es recomendable capacitar a capacitadores dentro de las empresas para que el conocimiento quede dentro y que las consultas menores puedan evacuarse de forma interna.