¿Necesitas implementar un software de construcción?

Una guía definitiva para seleccionar el software más adecuado para gestionar tus proyectos de construcción 

Esta guía tiene todo lo que necesitas aprender para implementar un software para gestionar profesionalmente proyectos de construcción en tu empresa.

¿Que te ofrecerá
esta guía?

La selección de un sistema de gestión es una de las decisiones más relevantes que deberás tomar en cuanto
a la dirección de tu empresa. Esto se debe a todas las implicancias que conlleva esta decisión en relación a la cultura de trabajo, los procesos operativos y la comunicación entre los miembros del equipo. Por esta razón hemos realizado esta guía, que te brindará un panorama de las opciones disponibles en la actualidad y recomendando criterios para ayudarte a seleccionar la mejor solución para tu necesidad actual y futura.

¿Cómo usar esta guía?

Utiliza esta guía gratuita para conocer las diferentes opciones tecnológicas para que puedas:

• informarte
• evaluar
• comparar
• seleccionar

Esto incluye:

• Consejos para que puedas identificar tus necesidades
Aspectos funcionales que deberías considerar al momento de tu evaluación
• Qué herramientas y características buscar

¿Por qué comprar software de proyectos de construcción?

Los proyectos de construcción están en constante movimiento con un sinfín de detalles para gestionar. Al menos eso parece cuando lo miras desde la superficie. Sin embargo, desde cierta altura, las diferentes partes del proyecto que están en movimiento se tornan claras y evidentes, y se pueden administrar y supervisar de forma más simple. Desde esa altura, los presupuestos y puntos de referencia se ven con claridad, las fechas se identifican en una línea de tiempo y la incertidumbre financiera se reduce apoyada en una contabilidad confiable. Números claros, situación controlada.

El software de administración de proyectos (project management, PM) ofrece claridad de información, posicionándose en un nivel superior, colocando el poder en las manos correctas: las de los equipos del proyecto.

Evalúa tus necesidades

Antes de comenzar a explorar posibles soluciones de software, debes analizar los procesos que utilizas actualmente para identificar las áreas en las que el software puede ser de ayuda.

Usa los siguientes consejos para identificar tus debilidades y necesidades actuales:

Define los problemas que quieres resolver

Enumera tus necesidades actuales y futuras, analizando qué prioridad tiene cada una. Luego define cuales son esenciales y cuales son deseables. Este procedimiento, te permitirá identificar los principales problemas y alinearlos con los requerimientos del sistema que vayas definiendo.

Ejemplo
Si tu problema es…
Inexactitud o falta de control de costos del proyecto, debes marcar esta característica como importante y escencial en tu búsqueda.

Define qué tipo de software necesitas

Cuando se trata de gestionar proyectos de construcción, no todas las soluciones son iguales. Por lo general, las empresas se basan principalmente en uno o más de los siguientes métodos de administración:

Papeles y Excel

Todas las empresas comienzan de esta manera. Confiando en procesos manuales y llenados desde múltiples ubicaciones. En este caso, la comunicación entre la obra y la oficina se retrasa y la documentación llega de forma escasa y tarde. Este método no solo no es móvil, sino que tiene escasa interacción entre el personal del equipo, poco control de documentos, los costos son inexactos y el control de avance de obra y el presupuesto pobre.

Varios sistemas separados

Datos dispersos en soluciones de software individuales y separadas: una para estimación de costos, otra para planificar, otra facturación y contabilidad, otra para liquidar la nómina, etc. Peor aún, es probable que tengan costosas inte graciones entre los sistemas de gestión de la operación y la administración.

Este método tiene como ventaja que se pueden utilizar sistemas especialistas, pero además de ser muy costoso no garantiza la unicidad de los datos ni permite tener una visión de 360 grados de la empresa.

Una plataforma

 

Una plataforma es un sistema unificado que conecta soluciones en un solo lugar en vez de fragmentarlos. Toda la información del proyecto está en un solo lugar.
Las partes interesadas, desde la obra o la oficina, tienen una única versión de la verdad, garantizando que la información sea precisa, actualizada y eficiente. Las empresas están más conectadas pues trabajan de forma colaborativa, tienen más control y reducen el riesgo de errores y reprocesos de los proyectos. La operación, finanzas y contabilidad se basan en una única fuente de datos.

Recomendación

Ten en cuenta el momento actual de tu empresa y adónde quieres llegar en un mediano plazo. Muchas soluciones son demasiado simples y no resolverán los problemas que tendrás en unos pocos años.
Selecciona un software que crezca contigo.

Aspectos básicos del software
empresarial

En tu investigación sobre soluciones para gestionar centros educativos podrás ver que existen varias opciones para solucionar tus problemas que cada una tendrá diferentes características. Cada proveedor intentará demostrar su superioridad pero solo tú podrás decidir cuál es el que mejor se adapta a tus realidad.

Aquí te daremos algunos consejos para que encuentres la solución más
adecuada para ti.

Simplicidad de uso  Funcionalidad

El objetivo de una solución de gestión es hacerte la vida más fácil, pero no se debe confundir facilidad con limitado o no flexible.
Procura seleccionar las soluciones que te brinden automatizaciones de los procesos que más utilizas y que te den la opción de configurarlo según tu realidad.
Esto no solo te permitirá ahorrar recursos, sino que lo implementarás más rápido y sin errores.

Recomendación

Es importante buscar un equilibrio correcto entre lo simple y lineal o lo complejo y variable. Si tu empresa gestiona proyectos esporádicamente o de pequeño tamaño o complejidad y por ejemplo no requiere control por oposición de intereses, una solución sencilla te será suficiente.

Software en servidor propio

En caso que el software sea instalado en servidores de tu propia empresa será necesario disponer del hardware
necesario y el sistema operativo que deberán ser mantenidos por personal técnico competente.
Las licencias en éstos casos se comercializan considerando los módulos utilizados y la cantidad total de puestos de trabajo, es decir se contrata según la cantidad de usuarios que utilice cada módulo (no usuarios nominados).

 

Movilidad

Como el trabajo de construcción se desenvuelve principalmente fuera de la oficina, es esencial que el sistema seleccionado pueda utilizarse en entornos web de forma completa o reducida, eliminando la tecnología de redes privadas virtuales, (virtual private networks, VPN), una tecnología lenta y obsoleta, para colaborar
en proyectos de construcción. Los miembros del proyecto pueden consultar, modificar y compartir información actualizada sobre el proyecto en cuestión de segundos.
Esto permite que tu equipo trabaje en tiempo real, de forma integrada y que elimine el papel lo máximo posible.

Recomendación

Es importante buscar un equilibrio correcto entre lo simple y lineal o lo complejo y variable. Si tu empresa gestiona proyectos esporádicamente o de pequeño tamaño o complejidad y por ejemplo no requiere control por oposición de intereses, una solución sencilla te será suficiente.

S E R V I D O R  L O C A L       S I S T E M A  E N  L A  N U B E

Ubicación:

El software y las licencias se instalan en un
servidor local.

Ubicación:

Software está alojado en servidor central, utilizando sólo lo que se necesite con la seguridad de empresas especializadas en la nube.

Adquisición:

Hardware debe ser comprado lo que implica
costos elevados.

Adquisición:

No se realiza compra, se terceriza el costo del hardware. Gracias a la nube sólo abonas una mensualidad por lo que utilizas.

Mantenimiento:

Instalación y mantenimiento del sistema es
costoso para la organización.

Mantenimiento:

A cargo del proveedor, no hay costos de instalación
ni de mantenimiento del hardware.

Actualización:

Actualizaciones costosas.

Actualización:

Actualizaciones incluídas, bajos costos de
implementación.

Almacenamiento:

Almacenamiento limitado según el servidor
adquirido. El aumento de espacio en servidores
locales implica comprar nuevo
hardware.

Almacenamiento:

Con la gran velocidad de cambios
informáticos las actualizaciones frecuentes
son vitales. El software como servicio incluye
sin costo actualizaciones frecuentes.

Seguridad:

Seguridad depende de lo realizado localmente
por personal interno o tercerizado.
Un error puede dejar vulnerable a todas las
computadoras o servidores de su red.

Seguridad:

Es responsabilidad del proveedor del software,
normalmente al estar especializado
en la nube su seguridad será de buen nivel.
Sin costos extras.

Respaldos:

Respaldos realizados por personal interno. Se debe aplicar políticas de respaldar información que habitualmente son manuales.

Respaldos:

Es responsabilidad del proveedor. Normalmente contará con procesos automatizados con seguridad en varios niveles.

Almacenamiento limitado

Por lo general, los servidores locales tienen capacidades limitadas y no es sencillo incrementarla.

Almacenamiento limitado

El software y las licencias se instalan en un
servidor local.

Local      Nube

Un proyecto de construcción avanza al ritmo de las decisiones de los miembros del equipo. El acceso limitado a los datos del proyecto inhibe drásticamente la comunicación y colaboración necesarias para tomar decisiones y elaborar opiniones en forma oportuna. La comunicación entre la obra y la oficina debe estar asegurada para lograr la máxima eficiencia.

 

Recomendación

Para que un proyecto y su equipo funcione lubricadamente, se requiere una colaboración ágil, datos precisos y accesibilidad continua a los datos para todos los miembros del equipo del proyecto, y es por eso que las soluciones basadas en la nube llevan la delantera frente a los servidores locales.

Seguridad

Ante la creciente ola de ataques a los sistemas empresariales es importante que consideres seriamente los aspectos de seguridad que ofrece cada software.
Te sugerimos considerar la seguridad desde diferentes ángulos, como por ejemplo:

  • Seguridad de:
    -Red: Tipo Firewall en la ubicación del sistema
    -Datos (Backups). Considerar periodicidad y verificaciones.
    -Usuarios. Posibilidad de auditoría de cambios, definición de Roles, etc.
    -Acceso: Cortes de luz, desastres, etc

Recomendación

Las medidas de seguridad física que se emplean en los sistemas basados en la nube son mucho más estrictas que las que suelen existir en los servidores locales.  Los servidores tienen múltiples copias de seguridad en ubicaciones geográficamente distribuidas que emplean las mismas medidas estrictas de seguridad. Además, estos servidores cuentan con fuentes especiales de alimentación y generadores de respaldo que ofrecen mayores niveles de seguridad y estabilidad en caso de emergencias.

Propiedad de los datos

En los sistemas basados en la nube, es importante que te asegures de que tú como cliente seas el propietario legal de tus datos y puedas obtener una copia de ellos en cualquier momento.

También es importante que te asegures de que el contrato garantice una asistencia o herramientas para la descarga adecuada de los datos que necesites migrar a otro proveedor si decides hacerlo en el futuro.

Costo

Para poder comprender y analizar diferentes opciones, es importante conocer exactamente las diferencias entre cada una de ellas para saber que es lo que ofrece uno y el otro y así poder realizar una comparación más acertada. 

Cuando hablamos de costo, debemos considerar el Costo Total de Adquisición comprendiendo que este varía según el modelo de licenciamiento del proveedor así como sus opciones de soporte. Entre ellas encontramos:

  • Hardware
  • Mantenimiento del Hardware
  • Mantenimiento de sistemas operativos
  • Licencias del Software de Gestión
  • Licencias del Software Académico
  • Soporte del Software de Gestión
  • Soporte del Software Académico
  • Licencia Software de Notificaciones
  • Licencia de Software de Recursos Humanos
  • Soporte del Software de Recursos Humanos

El costo total de adquisición puede variar considerablemente en función de cómo se implemente el software y de las aptitudes internas que se requieran para brindar soporte. Es importante entender las ventajas y desventajas de cada modelo de licenciamiento. A continuación se explica en detalle cada uno de ellos.

Integraciones

En el mundo actual, está demostrado que la integración es vital para la eficiencia de las empresas. Por esto, las mejores plataformas de gestión de proyectos no son las simples soluciones aisladas y desconectadas sino las que se pueden integrar con otros sistemas que se utilizan de forma diaria, como por ejemplo:

Algunos ejemplos:

  • sistemas de gestión de proyectos MS Project, Jira
  • envío de correo electrónico a personal del equipo, a proveedores y a clientes
  • envío de notificaciones por whatsapp o telegram
  • conciliaciones de cuentas bancarias
  • pagos masivos mediante bancos
  • recibos electrónicos de nómina de empleados
  • facturación electrónica
  • captura de tiempos de empleados

Recomendación

Procura siempre sistemas abiertos que puedan integrarse fácilmente con las tecnologías líderes de la industria.

Contabilidad como herramienta de gestión

La contabilidad es necesaria para cumplir con las obligaciones fiscales.
Ahora bien, ¿pero es posible también utilizar la contabilidad para algo más que solo liquidar impuestos?
La respuesta es sí.

Aplicando una correcta definición contable y utilizando un sistema que lo permita, estos datos se convierten en  información valiosa para el análisis y la toma de mejores decisiones!

Sistemas que logren contabilizar directo desde la operativa y tengan la capacidad de generar asientos contables según las buenas prácticas de “contabilidad de gestión”, otorgan un valor adicional pues generarán información confiable que ayudará a los gerentes y directores para la toma de decisiones estratégicas, planificación de inversiones y control de costos, lo que redundará en una mejor rentabilidad.

Personalización del software

Muchas veces necesitarás personalizar la solución a causa de casos exclusivos de tu centro educativo que son totalmente necesarios para tu manera de gestionar y brindan un diferencial de valor agregado a tu institución.

Si detectas esto, averigua bien las posibilidades de cada proveedor de permitir esta configuración así como su costo. Tener en cuenta que un buen proveedor siempre primero te ayudará a analizar si la misma cumple con las buenas prácticas administrativas ofrecéndote las mejores alternativas.

Recomendación

Te sugerimos seleccionar sistemas abiertos que sean fácilmente extendibles con características personales de tu empresa. Evita los sistemas cerrados de difícil o costosas personalizaciones.

Características del software

Un sistema de gestión debe acompañar a la empresa en cada una de sus áreas, permitiendo que se pueda realizar todo lo que se realiza hoy en día, pero también nuevas formas de hacer las cosas, que posiblemente harán más eficiente los procesos administrativos. Por esta razón es muy importante comprender cada una de las funcionalidades que permita el sistema, no sólo viendo el hoy, sino también un futuro posible.

Según el tamaño y la complejidad de tus proyectos necesitarás sistemas con características diferentes.

Pequeñas empresas

Para quienes sólo necesitan organizar un centro pequeño, existen muchos sistemas disponibles en el mercado que resuelven lo académico y pueden utilizarse para emitir facturas de las mensualidades.
Estos sistemas funcionan bien cuando se es pequeño, pues son muy fáciles de usar, son desconectados y normalmente no contabilizan ni controlan demasiado las acciones.

Medianas empresas

Si necesitas administrar un centro más grande, con más cantidad de estudiantes y educadores, más necesidad de colaboración y control de cumplimiento, necesitarás una solución de categoría empresarial. En estos casos apoyarte en procesos masivos harán más fácil las tareas repetitivas.

Una solución adecuada para centros educativos de tamaño medio debe ofrecer las siguientes características:

GESTIÓN operativA

aspectos

básicos

Controlar a qué proyectos puede acceder cada
usuario.

Define y asigna roles de usuario.

Controla el acceso dentro de un proyecto.

Permite al cliente controlar sus proyectos en el
sistema de administración de proyectos de la
constructora con visibilidad mediante permisos.

ADMINISTRACIÓN

DEL SISTEMA

Permisos basados en los roles, que pueden configurarse a nivel de cada usuario por proyecto.

Un usuario se puede asignar a más de un rol.

Los permisos se pueden administrar a nivel de
cada proyecto.

Se pueden aplicar plantillas a los proyectos nuevos
para agilizar sus ingresos.

Los administradores de un proyecto pueden definir
qué información puede ver cada usuario en función de sus permisos.

FLUJOS DE

TRABAJO

Plantillas predefinidas para los tipos de procesos
más comunes de ejecución del proyecto.

Los usuarios reciben notificaciones de solicitudes
de información, solicitudes de cambios mediante, correos electrónicos, y tableros fáciles de leer.

Envío automático de notificaciones de retraso a
las partes involucradas.

Marcas de fecha, hora y usuario, así como seguimiento y archivo de todas las acciones realizadas en el software.

ADMINISTRACIÓN de DOCUMENTOS

Almacenamiento ilimitado de documentos.

Funciones para hacer anotaciones y comentarios.

Compatibilidad con todos los tipos de archivo y visor
en la nube para archivos PDF, DOC y XML.

ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS

Base de datos centralizada de contactos en la
que se pueden registrar todos los proveedores y su información de contactos.

Plantillas de importación de proveedores, clientes,
empleados y contactos actuales al nuevo sistema.

Envía información del proyecto en forma masiva a múltiples contactos del cliente.

programacion

Importación desde MS Project, Jira.

Consulta el cronograma actualizado desde la
obra.

Consulta el programa por día, por semana, por
mes.

Clasifica las tareas por estado: completadas, en
curso y críticas.

ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

Permisos basados en los roles, que pueden configurarse a nivel de cada usuario.

Un usuario se puede asignar a más de un rol.

Los administradores pueden definir qué información puede ver cada usuario en función de sus permisos.

fINANZAS

Selección de pagos de facturas adeudadas.

Flujo de caja.

Conciliación bancaria automática.

Pagos masivos a proveedores mediante transferencias.


CONTABILIDAD

Contabiliza en línea cada transacción.

Inteligencia permite distribución a centros de costo de forma automática.

Acceso en tiempo real a datos contables e información sobre los costos de los proyectos.

Devengamiento automático de gastos.


REPORTES

Reportes en tiempo real.

Reportes programados con envío automático por correo electrónico.

Consulta de reportes en función de los niveles de permisos.

TABLEROS E INDICADORES

Vista general de toda la cartera de proyectos
(porcentaje de finalización, identificador y fechas de inicio y finalización).

Estados de las comunicaciones del proyecto.

Notificaciones en tiempo real.

DOCUMENTOS ADJUNTOS

Carga y descarga fotos o documentos en forma eficiente.

Almacenamiento de fotos seguro e ilimitado.

Captura, almacena y comparte fotos desde un teléfono inteligente, una tablet o una computadora.


RECURSOS HUMANOS

Selección de personal.

Información completa del empleado y contactos.

Tiempo trabajado y tipo de permisos de ausencia.

Cálculo de nómina y emisión de recibos de sueldos.

Emisión de pagos integrado a tesorería.

Toma de tiempos en reloj de la obra.

Implementación y soporte

Implementación

Los sistemas empresariales están desarrollados para que los procesos de negocio utilizados se gestionen de la manera más eficiente, y tienen una capa de parametrización que permite que el sistema se adapte a los flujos de negocio de cada empresa.

Esta parametrización la realizan los consultores del proveedor, quienes mediante reuniones con el cliente verifican o modifican los flujos de negocio del sistema. Según el grado de verticalización que ya tenga incluído el sistema va a depender el tiempo de implementación que demandará cada sistema.
Es recomendable buscar un software que ya tenga los procesos parametrizados y que tenga un tiempo de implementación de días en lugar de meses.

Recomendación

Te recomendamos un sistema que tenga una estrategia de implementación clara, con plazos mensurables, que pueda implementarse rápidamente y que cuente con una plataforma de aprendizaje en línea, documentación de apoyo y sesiones de capacitación en vivo con un consultor.

Etapas de una implementación

Levantamiento de requerimiento de la empresa

La empresa define sus necesidades de software relacionadas a cada funcionalidad a los efectos que ésto sirva como base de cómo debe funcionar el sistema en cada funcionalidad.

Parametrización 

Los expertos parametrizan en el sistema los flujos de negocio requeridos.

Verificación de funcionalidades

 

Mediante casos de uso seleccionados por el cliente, se deberá verificar el comportamiento del sistema, y el estricto cumplimiento del sistema de los requerimientos definidos.

Capacitación

La capacitación del personal del equipo que utilizará el sistema diariamente es vital para el éxito de la implementación.

Una correcta capacitación se soporta básicamente en 3 pilares:

  • Capacitación en vivo con un experto
  • Aprendizaje audiovisual en línea
  • Documentación de apoyo en sistema de aprendizaje en línea

Recomendación

Los sistemas para medianas y grandes empresas tienen muchas funcionalidades y procesos y demandan varias sesiones de capacitación con los usuarios.

Es recomendable capacitar a capacitadores dentro de las empresas para que el conocimiento quede dentro y que las consultas menores puedan evacuarse de forma interna.