Guía para seleccionar un software para gestionar tu negocio de servicios

Un documento definitivo para seleccionar el software más adecuado para gestionar tu empresa

¿Qué te ofrecerá
esta guía?

La selección de un sistema de gestión es una de las decisiones más relevantes que deberás tomar en cuanto
a la dirección de tu empresa. Esto se debe a todas las implicancias que conlleva esta decisión en relación a la cultura de trabajo, los procesos operativos y la comunicación entre los miembros del equipo.

 

  • Cultura del trabajo: O la cultura de trabajo acompaña el sistema de gestión, o el sistema de gestión acompaña la cultura de trabajo (deben amalgamarse y nunca exceptuarse).
  • Procesos Operativos: El sistema de gestión debe ser consistente con sus circuitos, procesos o flujos internos y así lograr una economía en lo procedimental.
  • Comunicación entre los miembros del equipo: El sistema de gestión debe ser el aceite que lubrica la relación entre las diferentes áreas. No sólo al permitir una comunicación asertiva desde la propia aplicación sino generando alertas/notificaciones ante escenarios críticos del negocio.

Un software de administración de proyectos (project management) ofrece claridad de información (informes, reportes y dashboards),  posiciona el negocio en un nivel superior (vista global) y coloca el poder en las manos correctas: las de los equipos del proyecto (información consistente para la toma de decisiones).

Por esta razón hemos realizado esta guía, que te brindará un panorama de las opciones disponibles en la actualidad y recomendando criterios para ayudarte a seleccionar la mejor solución para tu necesidad actual y futura para tu empresa de servicios.

¿Cómo usar esta guía?

Utiliza esta guía gratuita para conocer las diferentes opciones tecnológicas para que puedas:

• informarte
• evaluar
• comparar
• seleccionar

Esto incluye:

• Consejos para que puedas identificar tus necesidades
Aspectos funcionales que deberías considerar al momento de tu evaluación
• Qué herramientas y características buscar

Gestión de Servicios

¿Qué es un servicio?

Es un conjunto de actividades que básicamente se brindan para satisfacer las necesidades de otra persona (persona o empresa generan una determinada o determinable obligación de hacer con un resultado definido, en favor de otra persona por una contraprestación de valoración económica).

Es por la variedad de actividades que están incluidas en el sector servicios que desde los últimos años crece sin parar. Algunas empresas brindan servicios basados en proyectos, es decir tareas vinculadas con la planificación, control y ejecución; otras, en cambio, están relacionadas con reparaciones, tercerización, construcción, logística, servicios en el domicilio del cliente, educación, transporte o salud.

¿Qué clase de software necesitas para gestionar tu empresa de servicios?

Esta guía te brindará una descripción general de las diferentes categorías de servicios y las características diferenciadoras que tiene cada una, con una lista de las funcionalidades imprescindibles que cada sector necesita para gestionar correctamente su negocio.

    Categorías de servicios 

    Existen 5 categorías de servicios:

    1. Profesionales: tecnología, arquitectura, servicios empresariales, consultoras.
    2. Proveedores de servicios (tercerización): BPO, Logística, Transporte.
    3. A domicilio: (Field Services), servicios de mantenimiento y reparaciones.
    4. Construcción e Ingeniería.
    5. Personales (médicos y educativos)

    1. Servicios profesionales

    Son las empresas que facturan su trabajo contra los proyectos. Los servicios profesionales son comunes en la tecnología, las industrias de arquitectura, ingeniería y construcción y los servicios empresariales (contabilidad, publicidad y consultoría). 

    2. Proveedores de servicios (tercerización)

    Son comunes en la informática y en algunos servicios empresariales, como contabilidad, gestión de la cadena de suministro, marketing y transporte y logística.

    3. Servicios a domicilio, de mantenimiento y reparaciones

    La agenda de servicios a domicilio se programa según los contratos o según lo solicite el cliente. El servicio a domicilio es típico en el control de plagas, seguridad, limpieza, construcción y otras industrias de servicios.

    4. Construcción e ingeniería

    Administran el proceso de ejecución posterior al proyecto. 

    Incluye los trabajos que se realizan en la obra, conjugando mano de obra, materiales, subcontratos y gastos.

    5. Servicios personales 

    Abarcan una amplia categoría de servicios que se brindan a las personas. 

    Incluyen servicios médicos, sociales, educativos y otros. Las empresas de servicios a menudo brindan un híbrido de servicios profesionales y a domicilio. 

    Sectores principales
    Funcionalidades de software
    Planificación
    Captura de costos
    Lugar
    Frecuencia
    Equipamiento

    Servicios Profesionales

    Ingenieros, arquitectos, consultores, contadores, publicidad, tecnología, BPO.
    Contabilidad, Professional Service Automation (PSA), Proyectos, Liquidación de nómina. Control de tiempos, control de gastos, CRM.
    Hitos de entrega. Aignación de recursos.
    Tiempo de empleados, costo de freelancers, desplazamientos, gastos.
    Interno o externo
    Contratos por única vez o contratos recurrentes.
    Mínimo

    Servicios Tercerizados

    Logística y Transporte
    Contabilidad, monitoreo de operativa remota, liquidación de nómina, tiempo y gastos.
    A requerimiento. Asignación de recursos.
    Tiempo de empleados. Equipos, gastos y reparaciones.
    Interno o externo.
    Recurrente o Única vez (reparaciones por roturas)
    IT: medio. Logística: alto.

    Servicios a domicilio

    Mantenimiento, Limpieza, Seguridad.
    Contabilidad, gestión operativa, despacho de trabajos, contrato, liquidación de nómina. Tiempo y gastos. Movilidad.
    Asignación de recursos
    Tiempo de empleados
    Externo
    Contratos por única vez o contratos recurrentes
    Mínimo

    Construcción e ingeniería

    Constructoras, subcontratistas e Ingeniería.
    Contabilidad con costos por trabajo. Proyectos. Estimaciones de presupuestos. Contratos. Control de tiempos. Liquidación de Nómina. Despacho de trabajos. Movilidad.
    Tiempo de empleados
    Externo
    Contratos por única vez
    Alto

    Servicios personales

    Salud y Educación
    Gestión de salud (HIS). Gestión de Educación (LMS).
    Asignación de recursos
    Interno o externo
    Contratos por única vez o contratos recurrentes
    Alto

    Categorías de Servicios

    Servicios Profesionales 

    Estas empresas normalmente manejan tareas o proyectos (que son agrupaciones de tareas o carpetas de trabajo) para cumplir su  objetivo y para ello, gestionan principalmente recursos humanos.

    Pueden existir proyectos únicos, que comienzan, se gestionan y se resuelven, o también, tareas que pueden ser repetidas todos los meses. A éstas las llamaremos servicios recurrentes (fee. cuotas, etc.).

    ¿Qué es un proyecto para una empresa de servicios?

    En pocas palabras, un proyecto es una serie de tareas que deben completars (a veces secuencialmente) para alcanzar un resultado específico. Los proyectos pueden variar de sencillos a complejos y pueden gestionarlos una persona o cien  (participación individual o múltiple). 

    A veces se pueden dar plazos o una limitación de tiempo. Para una buena productividad del proyecto, algunos equipos dividen el proyecto en tareas individuales para poder gestionar la responsabilidad y potenciar los puntos fuertes del equipo.

    ¿Qué es la gestión de proyectos?

    La gestión de proyectos es la utilización de información, habilidades, herramientas técnicas y técnicas de organización para diagramar actividades o tareas con el fin de planificar, iniciar, ejecutar, controlar y completar un proyecto.

    La diferencia principal con la gestión regular es que la gestión de proyectos tiene entregables que dependen de un tiempo, de un presupuesto y del alcance del trabajo. Hay muchos tipos de técnicas o metodologías de gestión de proyectos, pero ya sea la forma tradicional, el modelo de cascada, el ágil o el lean, hay algunas estructuras en esta disciplina que están garantizadas.

    ¿Qué es un software de gestión de proyectos?

    Para un amplio espectro de este negocio, el software de gestión de proyectos es una herramienta que facilita la planificación de las tareas.

    Ahora bien, para nuestra concepción, entendemos al software de gestión de proyectos como el vehículo diseñado  por un conjunto de personas para articular la función económico-social de cooperación entre las diferentes partes que componen un proyecto y cuyo fin mediato es la satisfacción del interés del solicitante.

    El software de gestión de proyectos es necesario para todas las empresas de:

    • Servicios profesionales
    • Despachos profesionales
    • Construcción e ingeniería
    • Agencias de publicidad
    • Educación, transporte y salud.

     ¿Cuáles son los componentes fundamentales en este tipo de herramienta?

    Un software de gestión de proyectos permite la centralización de la organización, la planificación de proyectos, el control de costos, la presupuestación y la comunicación y colaboración en tiempo real de los equipos de un proyecto específico.

    Otros componentes:

    • Instantaneidad: información y datos para la toma de decisiones o medidas correctivas/preventivas al instante.
    • Ponderación: reportes, informes que permiten visualizar el avance, utilidades, etc.
    • Abstracción: el software de proyectos carece de sesgos o prejuicios. Nos brinda el muestreo de la realidad (la diferencia entre lo planificado y lo realizado). Atado a resultados sin subjetividades.

    ¿Cuáles son las funciones principales de un software de gestión de proyectos?

    Los softwares de gestión de proyectos se utilizan en distintas industrias y segmentos de mercado y hay muchas opciones para elegir. Aunque hay diferencias y distintos formatos, el objetivo constante y principal es el siguiente: permitir la planificación y el control de las tareas y los objetivos de un proyecto mientras se tiene en cuenta el tiempo y los recursos.

    Sin embargo, hoy en día los software de gestión han evolucionado tanto que no solo ayudan en la planificación y ejecución de las tareas para garantizar su correcta ejecución, sino que también permiten llevar un control sobre los costos de los proyectos y lograr estimaciones más acertadas. Estas son las tres funciones principales que hoy cualquier software de gestión de proyectos debería tener:

    1.Gestión de Tareas

    Para facilitar la planificación de los proyectos, un software debe ofrecer la posibilidad de establecer tiempos, asignar tareas y describir cómo se relaciona cada tarea individual una con la otra. Debe, además, facilitar la asignación de plazos de entrega y de informes de estado.

    2.Seguimiento del Tiempo

    Podría parecer obvio, pero el control y la gestión del tiempo son una necesidad y una parte fundamental de la planificación de un proyecto (sobre todo cuando las tareas poseen algún tipo de secuencialidad entre ellas).  

    3.Comparación realidad con presupuestado

    La comparación entre lo realizado y lo planificado es vital para tomar las acciones correctivas a tiempo.

    4.Colaboración

    La colaboración facilita el trabajo en equipo. Esta implica poder compartir fácilmente imágenes, planillas, documentos y cualquier tipo de archivo, para que su acceso sea instantáneo y desde cualquier lugar. Los mensajes de solicitud de información, de hacer algo con fechas de vencimiento y asignados a personas, permiten tener siempre visibilidad de quién debe realizar las tareas.

    5.Información de resultado del proyecto

    La información sobre costos y la rentabilidad por proyecto, es sumamente importante pues permite entender si los proyectos, más allá de alcanzar los plazos y cumplir con el cliente, están o serán rentables al momento de culminarlos. Es este tipo de información que permitirá realizar ajustes en los precios de los servicios y re-evaluar si hay servicios  que deben desestimarse de nuestra oferta.

    Proyectos únicos

    Los trabajos con una o varias tareas que deben lograr un resultado específico se engloban en un concepto llamado Proyecto. Este puede contener varias tareas: recursos humanos, materiales o subcontratos, y será la entidad acumuladora de costos e ingresos. De esa manera fácilmente podremos conocer el estado y el resultado de cada proyecto.

    Servicios profesionales por proyecto

    1. Contrato  
    2. Definición tareas y etapas 
    3. Planificación
    4. Asignación recurso/ tarea 
    5. Ejecución  
    6. Toma de tiempo recurso en la tarea
    7. Facturas por avance/hitos/fijo

    Servicios de tareas recurrentes

    Se basan en un contrato que especifica los trabajos solicitados por el cliente en forma de tareas, las que son asignadas a los recursos de la empresa. Estas tareas se repiten en forma periódica.

    Los recursos podrán cargar el tiempo insumido en cada tarea y éstas pueden tener fechas máximas. Además, su estado se visualizará fácilmente.

    Servicios profesionales con tareas recurrentes: estos tipos de negocio pueden proveer servicios recurrentes, con iguales tareas todos los meses. Algunos de ellos son:

    • Estudios contables
    • Consultoras
    • Agencias de publicidad
    • Colegios
    • Constructora/Inmobiliaria (renta/alquiler)

    Formas de facturación

    Las maneras de facturar pueden ser:

    • Precio fijo por tarea
    • Costo más un porcentaje
    • Costos por hora

    Gestión: Se gestionan con órdenes de trabajo (work order/job/tareas) que se asignan a los recursos humanos que correspondan.

    Control del personal: Toma de tiempos por línea de proyecto y liquidación de nómina 

    Toma de costos: La menor entidad que contenga el proyecto tomará el costo. Si existe, puede ser la tarea. La toma de tiempo será asignada a línea de tarea, como también las compras de materiales o subcontratos.

    Contabilidad: Pueden contabilizar los costos correspondientes a cada etapa del proyecto.

     A su vez, el proyecto puede contener etapas o fases, que son contenedores dentro de los proyectos, y así sucesivamente. Cualquiera de ellas puede tener tareas, materiales o subcontratos.

    Servicios tercerizados

    Esta categoría de servicios incluye la gestión de la cadena de suministro, logística nacional, logística internacional, despachos de aduana, transporte nacional e internacional.

    Logística

    Gestión de almacenes propios y de terceros

    • Ubicaciones en el almacén
    • Multi almacén
    • Control de lotes, series, fecha de vencimiento
    • Verificación de exactitud de separación en dos pasos
    • Pick, pack, ship
    • Facturación por entrada a almacén, permanencia, salida, picking, volumen, peso

    Transporte internacional

    • Gestión de Transporte terrestre internacional, gestiona la flota de vehículos tanto propia como tercerizada.
    • Factura Proforma, y factura desde la proforma aprobada.
    • Emisión y transmisión de documentos de aduana, Conocimiento de Carga y Manifiesto Internacional de Carga.
    • Gestión de:
      -Tráfico: toda la operación de cargas y descargas.
      -Flota: todos los vehículos de la empresa tanto propios como tercerizados.
      -Mantenimiento correctivo y preventivo.
      -Choferes: controla sus habilitaciones y liquidaciones.
      -Consumo de combustible.

    Despachos de aduana

    • automatización de todos los procesos, permitiendo conocer al detalle cada una de las acciones de cada expediente conociendo su situación exacta en todo momento.

     

    Servicios a domicilio

    La categoría de servicios a domicilio abarca aquellos que deben realizarse en el domicilio del cliente, tanto persona física como empresa. Incluye los sectores de seguridad, limpieza, mantenimiento, control de plagas, entre muchos otros.

      Estos servicios requieren una gran dotación de personal en el campo que son necesarios planificar, asignar y controlar.

      Los sectores que incluyen son:

      • Servicios de limpieza
      • Servicios de vigilancia y seguridad
      • Mantenimiento y reparaciones

      Formas de facturar:

      • Fijo basado en contrato
      • Tiempo y materiales
      • Por tiempo

        Las funcionalidades que requiere este tipo de negocios son las siguientes:

        En cuanto a las funcionalidades que necesita el sector de mantenimiento, encontramos:

        Construcción e Ingeniería

        Esta categoría incluye los trabajos que mezclan:

        • Mano de obra
        • Materiales
        • Subcontratos
        • Gastos

        Pueden ser el diseño del proyecto, su ejecución, o ambos.

        Existen 5 tipos de servicios de construcción:

        1. Constructora de reformas
        2. Constructora general
        3. Subcontratista
        4. Proyectos especiales e Ingeniería
        5. Desarrolladores

        Normalmente este tipo de empresas se basan en la gestión de proyectos para costear sus trabajos.

        Constructora de reformas

        Normalmente son empresas de pequeño porte que realizan reformas de casas y locales comerciales organizadas con equipos de trabajo de 3-5 personas. Cotizan sus trabajos utilizando planillas excel, no disponen de una administración importante, no emiten órdenes de compra, tienen dificultad para conocer el verdadero costo de los trabajos 

        Constructora general

        Son empresas de mediano o gran porte que realizan construcciones de todo tipo basado en proyectos diseñados a solicitud del dueño. Pueden ser obras civiles, infraestructura, edificios.

        Subcontratista

        Son empresas que se encargan de algunas de las tareas de una construcción. Pueden ser empresas de electricidad, sanitaria, pintura, etc.

        Proyectos especiales e Ingeniería

        Proyectos industriales, hidráulicos, eléctricos, normalmente combinan muchos componentes y obras civiles.

        Desarrolladores inmobiliarios

        Empresas que cubren todos los aspectos del negocio inmobiliario, desde la adquisición del predio, diseño, ingeniería, financiación, construcción y venta.

        Los requerimientos habituales en estas industrias son:

        • Contabilidad de proyectos con costos
        • Presupuestos
        • Control presupuestal
        • Planificación
        • Gestión de abastecimiento
        • Certificaciones de obras
        • Control del personal y Liquidación de sueldos
        • Toma de tiempos
        • Movilidad para conectar con trabajadores en campo.
        • Portal del cliente
        • Facturación (registro factura proveedor y emisión factura a cliente).

        Servicios personales 

        Las empresas de servicios personales a menudo brindan un híbrido de servicios profesionales y a domicilio. 

        Servicios individuales

        Servicios vinculados a las personas que lo suministran y normalmente tienen importantes inversiones en equipamiento o edificios. Su facturación puede estar vinculada a una solicitud de servicio único o recurrente. Son servicios vinculados a la salud y educación principalmente. 

        ¿Un ERP generalista o un software específico con experiencia en mi sector de negocio?

        Primero definamos qué es un ERP generalista o también llamado horizontal. Se trata de un software estándar que sirve para cubrir los procesos básicos de una empresa comercial, industria o servicios. Es un sistema único para todos los tipos de negocio.

        Antiguamente, la mayoría de los softwares eran generalistas y necesitaban una gran cantidad de modificaciones del cliente para que se adapte a la forma de trabajo de las empresas.

        Un software específico, también llamado vertical, en cambio, está adaptado a las necesidades únicas de cada área de negocio. Estos sistemas normalmente no solo son administrativos y financieros, sino que también son operativos. De esta manera ayudan y facilitan el trabajo de las empresas.

        Opciones de sistemas ERP

        Pequeñas empresas

        Las pequeñas empresas normalmente utilizan sistemas empaquetados o contables, utilizando múltiples planillas de cálculo para poder realizar sus tareas diarias. A medida que las empresas crecen, sienten la necesidad de un sistema más robusto, que le facilite su trabajo diario, otorgándoles más control.

        Medianas empresas

        Muchos sistemas ERP proveen soluciones generales empaquetadas, muchas de ellas limitadas a determinadas funcionalidades.  Otros sistemas ERP ofrecen soluciones verticalizadas, con funcionalidades más profundas que le permiten a las empresas escalar sin la necesidad de cambiar sus sistemas.

        Esperamos que este eBook te haya dado las herramientas necesarias para conocer en profundidad los diversos tipos de sistemas ERP para empresas de servicio, además de las funcionalidades comunes y específicas que necesitarás para gestionar tu negocio de forma eficiente. Si deseas conocer más sobre cómo un software especializado puede ayudarte en la gestión de tu empresa escríbenos.