Orden de trabajo: ¿Qué es y para qué sirve?

 

Un documento clave que describe toda la información necesaria para completar la tarea encomendada.

¿Qué te ofrecerá
esta guía?

La gestión de órdenes de trabajo es la información o documento necesario para procesar y completar el mantenimiento y otras tareas para optimizar los trabajos y reducir el tiempo de inactividad.

Entre los tipos de tareas que manejan las órdenes de trabajo encontramos: instalaciones, reparaciones, mantenimiento, prestación de servicios, gestión de producción, gestión de proyectos, gestión de flotas y proyectos de construcción. Todas ellas dependen de una documentación eficaz para garantizar que el trabajo se complete correctamente. 

Años atrás los equipos de mantenimiento y otros equipos de órdenes de trabajo dependían de sistemas basados ​​en papel para manejar las órdenes y completar las tareas, pero la gestión de órdenes de trabajo se está adaptando junto con el resto del mundo empresarial y adoptando un enfoque más informatizado. 

Aquí te presentamos todos los elementos esenciales para una óptima gestión de órdenes de trabajo con el objetivo de guiarte hacia las mejores soluciones de gestión para tu negocio. 

Una orden de trabajo es un documento que describe toda la información necesaria para completar la tarea encomendada.  Incluye detalles del trabajo, quién lo autorizó y a quién está asignado.

Además, qué implica esa tarea, qué materiales requiere, qué recursos necesita, información sobre el historial de servicio del trabajo y datos sobre cualquier otra expectativa con respecto a la labor en cuestión. Los gerentes, técnicos e incluso contratistas dependen de las órdenes de trabajo para organizar, asignar, priorizar, rastrear y finalizar tareas.

¿Cuáles son los tipos de órdenes de trabajo?

Existen diferentes tipos de órdenes de trabajo según a qué industria se refiera.

1.Internas o externas

Internas:

Pueden ser para la gestión interna de activos, como puede ser el  mantenimiento de instalaciones propias.

Externas (solicitadas por un cliente):

  • Reparaciones en casa del cliente
  • Instalaciones
  • Ordenes de mantenimiento

2. Órdenes de inspección

Pueden tener listas de verificación, To do lists. Son usadas para inspeccionar entregas de subcontratistas, inspecciones de seguridad.

3. Órdenes de auditoría

Se realizan por el personal interno o externo. Las órdenes de trabajo para las auditorías definen el alcance, objetivos, criterios y la metodología, mejorando la transparencia y el control.

Orden de trabajo versus solicitud

Una solicitud de trabajo es la necesidad de algo enviado a otra persona, que todavía no está aprobada, programada y asignada. En tanto, una orden de trabajo, es el resultado de una orden que ya pasó por los controles de necesidad, aprobación y asignación.

La diferencia entre work order y solicitud es la misma que entre género y especie. Donde el género es la work order y engloba a la solicitud (especie).

La solicitud es solo una pieza más de un engranaje superior que es la orden de trabajo (proyecto) en la cual se le envía al técnico una determinada visita (por mensaje, mail, etc.), y la misma puede ser aceptada, así como confirmada su realización por parte del técnico en tiempo posterior a la finalización del trabajo.

Existen muchos tipos de órdenes de trabajo, por lo que pueden tener varios procesos, pero estos son los más comunes:

1. Solicitud de trabajo:

El proceso empieza con la presentación de una solicitud de trabajo. Esto puede provenir de varios departamentos o áreas de la empresa. Las solicitudes pueden ser para mantenimiento, reparación, proyectos especiales u otras actividades que requieran intervención.

2. Creación de la orden de trabajo:

Una vez recibida la solicitud, se crea una orden de trabajo formal. Esta incluye detalles sobre la tarea, la ubicación, los recursos necesarios y cualquier otra información relevante. Aquí se asigna un número único a la orden de trabajo para su seguimiento y referencia.

3. Priorización:

Las órdenes de trabajo suelen ser priorizadas según la urgencia y la importancia.
Se pueden establecer criterios específicos para determinar la prioridad, como el impacto en la producción, la seguridad o el cumplimiento de regulaciones.

4. Asignación de recursos:

Una vez priorizadas, se asignan los recursos necesarios para completar la orden de trabajo. Esto incluye personal, herramientas, equipos y materiales.

5. Programación:

Se establece un programa para la ejecución de la orden de trabajo. Esto significa asignar fechas y tiempos específicos para iniciar y completar la tarea.

6. Notificación a los colaboradores:

Los empleados o contratistas responsables de ejecutar la orden de trabajo son notificados sobre los detalles de la tarea, incluidos los plazos y los recursos asignados.

7. Ejecución:

Se lleva a cabo la tarea de acuerdo con la orden de trabajo. Durante este proceso, se pueden realizar ajustes según sea necesario.

8.Seguimiento y actualización:

Se realiza un seguimiento del progreso de la orden de trabajo para asegurarse de que se esté cumpliendo según lo programado. Aquí también es clave actualizar la orden de trabajo con cualquier cambio en los planes, el tiempo estimado o los recursos.

9. Finalización y cierre:

Una vez que la tarea se ha completado, se cierra la orden de trabajo. Aquí se documenta cualquier información relevante, como las horas de trabajo, los costos y los resultados obtenidos.

10. Evaluación y mejora continua:

Después de cerrar la orden de trabajo, se realiza una evaluación para identificar áreas de mejora.Los datos recopilados durante el proceso pueden utilizarse para mejorar la eficiencia y la efectividad del sistema de gestión de órdenes de trabajo.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de órdenes de trabajo?

Al gestionar eficazmente las órdenes de trabajo, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia, precisión y control sobre sus operaciones, desde inspecciones hasta tareas de mantenimiento, instalación, reparación y otras. 

Ya sea garantizar el cumplimiento de los estándares del trabajo, mejorar la transparencia en las operaciones diarias o la visibilidad e información, un sistema de gestión de órdenes de trabajo bien estructurado brinda una serie de beneficios que se alinean con los objetivos de la organización y contribuyen a las satisfacción de su cliente interno o externo. 

Éstas incluyen:

  • Gestión de prioridades
  • Documentación detallada
  • Mejora en la Eficiencia
  • Reducción de costos
  • Monitoreo de desempeño
  • Gestión de tiempos

¿Cuáles son las mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo?

Procesos estandarizados y centralizados

Para lograr la máxima eficiencia, normaliza el proceso tanto como sea posible y asegúrate que cada orden de trabajo pase por el mismo flujo. Al normalizar los procesos, puedes analizar y comparar de manera más efectiva el desempeño con el proceso. 

Asignación eficaz de los trabajos

Las herramientas de programación actuales son capaces de automatizar el proceso de programación en función del historial, las habilidades y la disponibilidad de recursos.

Priorización

Es importante que cuentes con un sistema que no solo te ayude a realizar un seguimiento y concentrarse en las tareas de alta prioridad, sino que también evite que las tareas de baja prioridad queden relegadas.

Comunicación clara con tus subcontratistas

Asegúrate de que la comunicación y la colaboración entre los contratistas sean claras y lo más consistentes posibles para evitar interrupciones importantes. Asegúrate de que los contratistas estén alineados con el proceso e incorporen la documentación adecuada para impulsar el cumplimiento.

Mejora de la gestión de órdenes de trabajo con Solop

¿Necesitas mejorar la colaboración entre el personal de tu equipo?
¿Necesitas trabajar en línea o con mayor visibilidad?
¿Deseas ofrecer una mejor experiencia a tus clientes?
¿Deseas automatizar tus procesos para disminuir tus costos?

Con el software de Gestión de servicios de campo Solop podrás simplificar tus órdenes de trabajo automatizando los procesos, estandarizándolos y haciendo que sean más fáciles para todo tu equipo.

Con la gestión de órdenes de trabajo de Solop, las empresas pueden crear, rastrear y completar fácilmente órdenes de trabajo, programar y enviar técnicos de servicio de campo, administrar inventarios y recursos, y mejorar el rendimiento general de sus operaciones de servicio de campo. Al dar total visibilidad en tiempo real del progreso y el estado de las órdenes de trabajo, la solución de gestión de órdenes de trabajo de Solop te permitirá mejorar la eficiencia, reducir el tiempo de inactividad y aumentar la satisfacción del cliente. 

Preguntas Frecuentes

¿Qué es una Orden de trabajo?

Una orden de trabajo es un documento que describe toda la información necesaria para completar la tarea encomendada. 

Incluye detalles del trabajo, quién lo autorizó y a quién está asignado. Además, qué implica esa tarea, qué materiales requiere, qué recursos necesita, información sobre el historial de servicio del trabajo y datos sobre cualquier otra expectativa con respecto a la labor en cuestión.

¿Para qué sirve una Orden de trabajo?

Gracias a la gestión de orden es de trabajo es posible procesar y completar el mantenimiento y otras tareas para optimizar los trabajos y reducir el tiempo de inactividad.

¿Quiénes utilizan Ordenes de trabajo?

Entre quienes manejan órdenes de trabajo encontramos: instalaciones, reparaciones, mantenimiento, prestación de servicios, gestión de producción, gestión de proyectos, gestión de flotas y proyectos de construcción. Todas estas tareas dependen de una documentación eficaz para garantizar que el trabajo se complete correctamente. 

¿Qué es el Field Service Management?

En español, Sistema de Gestión de Servicios de Campo, es un software destinado a coordinar las operaciones de campo (en el domicilio del cliente) a través de una fuerza laboral móvil. 

Optimiza los recursos materiales y humanos de una empresa que debe prestar un servicio en situación de movilidad y, además, programa órdenes de trabajo, rastrea las ubicaciones y el estado del proyecto.