Las agencias de publicidad son probablemente unos de los lugares más emocionantes para trabajar. En muchos casos tus jefes provienen del área creativa, lo que hace que estas empresas sean bastante más descontracturadas que las demás, creando un ambiente motivador para la faceta creativa.
Pero este ambiente descontracturado muchas veces lleva a que algunos procesos administrativos sean laxos y a veces poco controlados.
Aunque los fundamentos de los procesos administrativos sean los mismos que en cualquier tipo de empresa, las Agencias han desarrollado muchos procesos particulares para administrar sus flujos de trabajo.
La manera en que cada agencia gestione estos flujos de trabajo son la clave de su éxito, de su rentabilidad y también de su crecimiento.
Si deseas aumentar la eficiencia de tu agencia, agilizar los procesos de trabajo y conseguir mayores proyectos, los siguientes pasos son un buen punto de partida:
Identifica claramente cuáles son tus servicios
Las Agencias están en el negocio de los servicios, un negocio mucho más complejo que el negocio de los productos físicos, brindando servicios personalizados, cada cliente tiene necesidades únicas, y la agencia tiene que desarrollar una solución personalizada para cada cliente.
Buscar patrones de similitudes entre los diferentes servicios que las agencias brindan a sus clientes puede ser difícil, pero no imposible, y ello facilitará mucho la gestión de sus flujos de trabajo.
Analiza los proyectos en los que tu agencia trabajó últimamente y estudia detenidamente cuáles son las características de cada uno. Podrás identificar con bastante claridad las grandes agrupaciones de servicios que usualmente contratan los clientes por ejemplo: Planificación de Medios On/Off, Pauta Publicitaria, Creatividad, Digita, Eventos, por decir algunas.
- Categoriza tus servicios
- Determina los tipos de proyectos
- Determina que servicios normalmente están incluídos en los diferentes proyectos
- Estima los tiempos promedio que toma realizar cada tarea
Al identificar y optimizar sus actividades principales podrá ahorrar cientos de horas y mejorar su productividad drásticamente.
Realiza el Mapa de Procesos
Un buen punto de partida es mapear exactamente cómo funcionan actualmente sus procesos, qué persona o grupo de personas trabajan en cada uno, quiénes son los responsables, cuáles son las etapas, cómo se comunican las tareas y cómo se miden esas etapas.
En este momento es posible que te des cuenta que algún proceso actual no sea el mejor, que esa manera de hacerlo funcionó en su momento, pero que a medida que la Agencia fue creciendo y los clientes son más exigentes se requiere una visión más global del negocio, por lo que es un buen momento para diseñar un mejor proceso para ese trabajo.
Si es así, este es un buen momento para diseñar un nuevo proceso o para modificar el proceso existente.
¿Cómo hacer el mejor seguimiento del proceso de tus trabajos, clientes y colaboradores?
Actualmente existen muchas herramientas para el seguimiento de procesos de trabajo, y es muy probable que usted haya probado algunas de ellas.
Las herramientas de colaboración y gestión de pequeños proyectos como Trello, Slack, Basecamp o Asana, pueden haber servido en su momento, pero tal vez sea el momento de pasarse a una solución global, que permita disponer de la información integrada de tu Agencia y que de seguridades de gestión, administración y control.
¿Todavía administras o controlas tu trabajo con hojas de cálculo y correos electrónicos?
Entonces, definitivamente es el momento de pasar a una herramienta de gestión más eficiente, que te solucione todos los procesos de la Agencia.
- Solicitud del Servicio
- Propuesta o Cotización
- Orden de Compra
- Orden de Emisión
- Administración de stocks de medios
- Órdenes internas de trabajo
- Carga de horas en cada trabajo
- Facturación
- Reportes de gestión
Identifica la información que necesites analizar
¿Sabes cuál es la información que realmente importa en cada tipo de servicio que brindas?
Automatizar el análisis del negocio sin perder el valioso tiempo creativo, es lo que permitirá tener una visión integral de cada área y así impulsar de forma temprana los correctivos necesarios cada vez que los resultados se alejen de lo planificado.
Define los indicadores más importantes para cada área y que el software se encargue de mostrárselo en todo momento a las personas de tu equipo.
El primer paso para lograr esto es asegurarse de que estás midiendo lo que realmente importa. Si estás recopilando datos solo por el hecho de tener más gráficos, desecha ese indicador o cambialo por otro que realmente ayude al equipo a ser más rentable, o mejorar la calidad de tus entregas.
Automatiza los procesos
La automatización de los procesos de trabajo no es solo para las grandes empresas.
La idea que debemos automatizar todas las áreas que podamos, es hoy en día una algo que no se discute. La pregunta es: ¿cómo puedo hacerlo?
Para ello se debe utilizar una herramienta que:
- desmenuza al detalle cada trabajo (por grande o complejo que sea), en tareas
- asigna miembros a cada trabajo/cliente
- asigna las tareas a los diferentes miembros
- adjudica plazos a cada tarea
- controla vencimientos de los diferentes plazos y notifique
- alerta a los encargados de posibles incumplimientos en los plazos
- pon a disposición del que necesite toda la información necesaria para su tarea
- releva los tiempos utilizados para cada tarea
- costeea los trabajos
- vincula todos los documentos de un trabajo (trazabilidad), desde la órden de trabajo hasta la factura.
- elimina (o minimiza aunque sea) las odiosas planillas de cálculo
Debemos ofrecer a todos los empleados herramientas que les permitan hacer más fácil sus tareas, que la calidad de su trabajo sea más estandarizada, que la información sea más uniforme, más disponible y que los métodos y procesos sean controlados.
Para ello debemos intentar llevar las tareas más comunes que realizamos a Plantillas, que contengan las tareas necesarias para cada tipo de servicios que brindamos. Podemos tener varios tipos de Plantilla, una para cada tipo de servicio. De esta manera ahorraremos mucho tiempo en la planificación de nuestro trabajo, reutilizando una y otra vez los flujos de trabajo y tareas que siempre debemos hacer para determinados servicios.
Automatizar tareas aburridas con un sistema que se encargue de ellas puede ser verdaderamente importante para optimizar varios procesos en la Agencia.
Elimina las interfases o las duplicaciones de ingresos de datos
El proceso de Digitalización de la Empresa requiere que se intente eliminar todos los proceso innecesarios en la gestión de la empresa.
Habitualmente existen dos importantes procesos en que las empresas utilizan sistemas auxiliares, algunas veces conectados mediante interfaces y otras veces ni siquiera conectados generando una gran posibilidad de errores y en algunos casos fraude.
Gestión de los Recursos Humanos
Hoy en día una buena administración de los Recursos Humanos de la empresa es imprescindible. El proceso de selección, su información personal, sus capacitaciones, historial de remuneraciones y descuentos, deben estar bien guardados y disponibles en todo momento por las personas adecuadas.
Una liquidación de nómina realizada con perfección todos los meses, considerando todos los conceptos acordados al momento de la contratación y un pago correcto y en tiempo es vital para una perfecta relación laboral.
Para ello es deseable realizar las liquidaciones salariales con la misma información ingresada por los empleados, generar el pago en el sistema y así tener un perfecto control de todo lo referente a los Recursos Humanos en un solo lugar evitando un doble ingreso de datos.
Facturación y Contabilidad
Tanto si manejas una o varias empresas, utiliza la información ingresada en el sistema para generar los diferentes documentos necesarios en los diferentes procesos.
Una Orden de Trabajo del cliente se convertirá en una o varias Órdenes de Trabajo internas y luego de ejecutarlas en Facturas al cliente, Recibos de Cobro y en Cheques a Cobrar o Transferencias bancarias. Todo vinculado, todo trackeado.
Contabiliza de forma automática cada comprobante, y la contabilidad dejará de ser una caja negra. Y si tu empresa por su tamaño lo requiere, introduce procesos de autorización de compras u órdenes de pagos.
Evita ingresar varias veces los mismos datos y disponga verdaderamente de toda la información de tu Agencia on line, incluyendo todas las cuentas corrientes, estados contables y todo tipo de reportes.
Promueve que esté todo conectado, consolidado en una única base de datos, en línea y siempre disponible.
Fomenta la utilización del Sistema de Gestión
La capacitación de todo el personal de la empresa es la clave para obtener la aceptación imprescindible para el éxito en todo los niveles del negocio.
Haz que valga la pena el tiempo del equipo para usar los sistemas adecuados para llevar a cabo las tareas. La eficiencia y la productividad aumentan los beneficios tanto del equipo como de la empresa y por ende, sus resultados.
Contar con algunos usuarios clave de la empresa que ayuden a diseñar los procesos de trabajo, recomienden modificaciones, controlen los nuevos procesos, los acepten y apoyen la implementación es vital para el éxito de un proceso de digitalización de la empresa.
Una buena comunicación tanto horizontal como vertical es sumamente importante para cautivar, convencer y aceptar la utilización de los sistemas seleccionados para gestionar los trabajos de la Agencia.
Para obtener el máximo involucramiento, el personal debe sentir que participa en el proceso. Con cualquier forma de cambio, si las personas sienten que se mantienen en la oscuridad, se volverán resistentes. Asegúrese que los empleados que podrán verse directamente afectados por el nuevo flujo de trabajo comprendan la razón detrás de esta implementación y cómo los beneficiará tanto a ellos como a la empresa.
Optimiza los Procesos de Trabajo
Todo proceso puede mejorarse, por lo que seguramente el de tu Agencia también pueda.
Una buena conducta es generar periódicamente reuniones para cambiar ideas relacionadas a perfeccionar los flujos de procesos de la empresa. Crear ese ámbito de mejora continua hace que los empleados estén cercanos a las soluciones que busca la empresa para mejorar sus procesos en búsqueda de mayor eficiencia.
A las personas no les gusta el cambio. Prepárese para escuchar muchas quejas y reclamos relacionados a los nuevos procesos de trabajo. No nos gusta los cambios en las tareas que realizamos diariamente, y más si implican estandarización de tareas y mayor administración. Es normal.
Una implementación exitosa es un maratón, no una carrera. Muchas personas adoptarán la forma más eficiente de trabajar y algunas personas querrán aferrarse a la comodidad de lo conocido.
Sin embargo, esa resistencia al cambio disminuirá gradualmente si tu empresa mantiene una estrategia de participación sólida en el proceso de planificación, implementación, seguimiento y perfeccionamiento.
Los beneficios son claros
Completar los proyectos a tiempo, y en presupuesto ayudarán a que tu agencia sea más rentable, que tus colaboradores estén más contentos, haya menos rotación de personal y tus clientes más conformes.
Solo necesitas herramientas que te ayuden a digitalizar tu agencia, y apoyo experimentado para que esto pueda plasmarse en tu empresa.