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¿Qué encontrarás en esta guía?

Los almacenes tanto de mercaderías, materiales o materias primas son un valor muy importante de los activos totales de la empresa y es por eso que se les debe prestar un especial cuidado a su gestión. Operar un almacén de forma eficiente proporciona un valor real, no importa cuán grande o variado sea. 

Te contamos cuáles son los 7 beneficios de utilizar un sistema de gestión de almacenes.

La preguna clave: ¿es costoso un software para la gestión de almacenes?

 

Como responsable de las decisiones de tu negocio seguramente te preguntes sobre los beneficios que obtendrás si implementas un buen sistema de gestión de almacenes o, mirado de otro lado, cuál es el costo de no disponer del sistema adecuado para gestionar tus existencias.

Otra de las preguntas que es posible que te hagas es: ¿mejorar la eficiencia en mi depósito haciendo que los procesos sean más transparentes y medibles redundará en ahorros que generarán mayor rentabilidad para mi empresa?

Aquí te mostraremos cómo podrás optimizar tus operaciones logísticas actuales en tu almacén o plataforma de picking utilizando un sistema de software especializado.

Las empresas necesitan maximizar la eficiencia en cada paso del proceso de distribución. Un sistema de gestión de almacenes, te ayudará a ejecutar una operación optimizada. En otras palabras, mediante la tecnología, harás más con menos personas.

Estos son los beneficios de esta eficiencia en tres áreas principales:

  • Precisión de inventario: cuando logras una precisión de inventario real superior al 95 %, eliminas la mayor parte de tus esfuerzos en busca de diferencias. Esto significa mayor ahorro de tiempo y dinero.
  • Tareas dirigidas por software: las buenas soluciones de gestión de almacenes dirigirán las actividades y tareas del personal, es decir, tendrás rastreo y control sobre ellas.
  • Responsabilidad: una buena solución de gestión de almacenes rastrea qué empleado completó cada tarea, creando una mayor responsabilidad personal en todo el equipo.

El seguimiento del inventario en todas las soluciones de retail y distribución se realiza utilizando códigos de barras y colectores PDA (colectores de datos portátiles) con escáner de códigos de barras incorporado. Estos colectores PDA reemplazan la entrada de datos manual en áreas como:

  • Recepción
  • Recolección para el armado de pedidos (picking)
  • Envío
  • Transferencias de depósitos
  • Recuento de existencias

La incorporación de colectores PDA tiene las siguientes ventajas para la empresa:

  • Evita los costos de una persona realizando la entrada de datos al sistema desde planillas o papeles. 
  • Evita los posibles errores de código de productos causados por entradas manuales
  • Los datos se ingresan en el sitio por el personal de operaciones y la información siempre está actualizada

Para aquellos que opten por gestionar su almacén con ubicaciones de inventario, se necesitará rotular las ubicaciones existentes en el almacén. De esta manera se facilita la tarea al personal y permite que el inventario siempre se mantenga ordenado y en su ubicación.

 

Calcular la precisión de las existencias utilizando el valor total del inventario posibilita que los excedentes se neteen con los faltantes. Ej. si en dos productos del igual valor, al contar uno sobran 3 y en el otro me faltan 4, el neto será un faltante de una unidad. Esto resulta en una diferencia neta más baja que no refleja el nivel “verdadero” de precisión del inventario. Para solucionar esto, Solop  puede ayudarte a obtener un resultado más claro y más exacto.

 

Una definición de precisión de inventario “verdadera” se traduce en un producto correcto, en la cantidad correcta, en la ubicación correcta.

Para determinar la verdadera precisión de tu inventario, simplemente debes  ingresar mediante los colectores PDA tus existencias y el sistema se encargará de todo lo demás.

Las empresas que calculan una precisión únicamente en valor del 95% pueden encontrar que sus almacenes en realidad solo tienen una precisión real del 60%, en unidades. La precisión de registros de inventarios (en inglés Inventory Record Accuracy, IRA) es una medida de cuán lejos o cerca se encuentra la información del sistema de la realidad física del conteo. 

Si hay diferencias podrían originarse del lado de los registros (por ejemplo, un error de digitación del conteo) o en lo que respecta a la cantidad física (por ejemplo, una ubicación errónea en recepciones o entregas). 

Las unidades de medida para la precisión, pueden ser en dinero o en unidades. Los contadores y auditores financieros prefieren expresar las discrepancias en dinero, pero este sistema neutraliza los faltantes y sobrantes de productos, lo que no ayuda para un análisis real de la precisión del inventario.

La verdadera precisión de inventarios debe mostrarnos en cada conteo las diferencias en unidades y en valor de cada ítem.

Posibles causas:

  • Errores de transacción: ya sea en el ingreso de los productos, en las transferencias entre almacenes o en la salida de productos hacia los clientes o retiros urgentes sin registro. La digitación es una gran fuente de errores.
  • Mermas de productos: ya sea por razones conocidas (tales como roturas o expiración de fechas de vencimiento) o desconocidas (como hurtos).
  • Inventario inaccesible o no encontrado: la inexistencia de ubicaciones fomenta este problema.
  • Identificación incorrecta de productos: productos sin código de barras, o no utilizar lectores de códigos.

 

La digitación manual es una gran fuente de errores

¿Cuando se detectan las diferencias de inventario?

En la vida diaria se detectan solo al momento del picking, de la reposición o del conteo de inventarios.

Otro beneficio tangible de un sistema de gestión de almacenes adecuado es la reducción de envíos incorrectos, lo que le ahorra a la empresa y a sus clientes una gran cantidad de tiempo, molestias y situaciones tensas. 

¿Cuáles pueden ser los problemas para la empresa a causa de errores en las entregas a clientes?

  • Producto dañado
  • Producto equivocado
  • Producto faltante
  • Incumplimiento de la fecha de entrega

¿Cómo calcular la precisión del pedido?

Simplemente debes comparar los pedidos exitosos con los pedidos totales. Si tu indicador está por debajo de 95%, tenés un motivo para considerar mejoras.

La automatización de tu almacén te facilitará:

  • tener procedimientos y flujos de trabajo claros y fácilmente controlables
  • mayor rapidez en el proceso de picking 
  • clientes satisfechos: clientes que repiten compras

En relación a las recepciones, un control mediante captura del código de barras al momento de la recepción evita errores de producto equivocado fácilmente.

El conteo cíclico puede reemplazar los métodos tradicionales de conteo de inventario físico cuando se utiliza un sistema de inventario y almacén.

Paso a paso:

1. Primero: la planificación

Establecer un plan de conteo cíclico que defina la frecuencia, la metodología y los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso es clave.

2. Segmentación del Inventario

Es fundamental, luego, dividir el inventario en categorías o zonas para facilitar la ejecución del conteo, asegurando que todas las existencias sean revisadas regularmente por el equipo de colaboradores.

3.Asignación de Recursos:

Designar equipos de trabajo responsables del conteo cíclico, garantizando que el personal esté capacitado y tenga acceso a herramientas como escáneres de códigos de barras (PDA) o dispositivos móviles.

4.Uso de Tecnología:

Implementar tecnologías de automatización, como sistemas de gestión de inventario (WMS) y dispositivos de escaneo, para agilizar el proceso y minimizar errores manuales.

5. Selección de Muestras:

Seleccionar muestras representativas de productos en cada categoría para realizar el conteo, asegurando que todos los artículos tengan la oportunidad de ser verificados a lo largo del tiempo.

6. Registro en Tiempo Real:

Registrar las cantidades contadas en tiempo real utilizando sistemas informáticos conectados al sistema central de gestión de inventario para mantener la precisión y la integridad de los datos.

7. Análisis de Discrepancias:

Analizar las discrepancias entre las cantidades contadas y las cantidades registradas, investigando las razones detrás de las diferencias y tomando medidas correctivas es otro paso fundamental.

8.Actualización de Registros:

En último lugar, actualizar los registros de inventario según los resultados del conteo cíclico para reflejar con precisión las existencias reales de tu almacén.

He aquí por qué y cómo se beneficia:

  • Simple y en tiempo real: es fácil realizar recuentos cíclicos y realizar un seguimiento de tu valioso inventario con la frecuencia necesaria, ya que los datos se ingresan mediante dispositivos móviles en el depósito o patio y se actualizan en el sistema en tiempo real. 
  • No es necesario suspender las actividades para realizar el conteo: con el conteo cíclico frecuente, puedes estar seguro de que tus niveles de existencias serán siempre precisos.

Beneficio 6: Reducción de costos de mano de obra y capacitación

Es importante poder capacitar y monitorear el desempeño del personal del equipo de manera eficiente. Los sistemas modernos garantizan que tu equipo trabaje no solo más rápido, sino mejor. Cuando tu sistema ERP integra todos los aspectos de tu negocio,

puedes monitorear los resultados sin problemas, así como controlar la performance de la operación.

¿Por qué un software de gestión de almacén reduce los costos del personal?:

  • genera las tareas a realizar (recepción, picking, confirmación entrega)
  • asigna las tareas al operario 
  • mide los tiempos de ejecución de cada tareas
  • mide los errores de picking detectados
  • disminuye errores por uso de colectores y códigos de barra
  • disminuye las capacitaciones al personal por uso de colectores que guían su trabajo

Es importante poder capacitar y monitorear el desempeño del personal del equipo de manera eficiente. Los sistemas modernos garantizan que tu equipo trabaje no solo más rápido, sino mejor. Cuando tu sistema ERP integra todos los aspectos de tu negocio, puedes monitorear los resultados sin problemas, así como controlar la performance de la operación.

¿Por qué un software de gestión de almacén reduce los costos del personal?:

  • genera las tareas a realizar (recepción, picking, confirmación entrega)
  • asigna las tareas al operario 
  • mide los tiempos de ejecución de cada tareas
  • mide los errores de picking detectados
  • disminuye errores por uso de colectores y códigos de barra
  • disminuye las capacitaciones al personal por uso de colectores que guían su trabajo

Ubicaciones + Colectores PDA = Menor costo entrenamiento personal

Nuestro sistema aumenta la productividad en cada etapa del proceso:

  • Integrando el flujo de trabajo desde la adquisición hasta el envío al cliente
  • Priorizando tareas para optimizar el cumplimiento de pedidos
  • Prediciendo y determinando la cantidad de producto necesario y sugiriendo las requisiciones y órdenes de compra a realizar.
  • Generando solicitudes, tareas y listados automáticamente

 

Cuando un usuario inicia sesión para realizar una determinada tarea (almacenamiento, reabastecimiento, recolección, conteo de ciclos, carga, etc.), el sistema le solicita tareas específicas para realizar. Un nuevo empleado puede ser productivo en días en lugar de semanas, ahorrando tiempo y dinero a su empresa.

Beneficio 7: Equipo de gestión proactivo

Finalmente, un software bien implementado ayuda incluso a los gerentes a dar lo mejor de sí todos los días. El flujo de trabajo, las herramientas de consulta y los tableros e indicadores integrados directamente en cada rol crean un marco de parámetros para que puedan establecer y mantener los procesos controlados.

Con un sistema de gestión de almacén adecuado, en resumen, podrás:

  • Realizar un seguimiento del rendimiento de tu equipo en tiempo real
  • Manejar las excepciones de manera eficiente
  • Mejorar la eficiencia tanto de existencias como de cumplimiento de pedidos
  • Mejorar los costos de gestión 
  • Los gerentes de almacén, plataforma y operaciones tendrán lo que necesitan para ser efectivos y eficientes.

Resumen

La mayoría de los problemas con los que se enfrentan tus empleados en el día a día se deben a las discrepancias en el inventario y a su falta de visibilidad. ¿Te suenan familiares estos problemas? 

  • Llamadas frecuentes de vendedores al almacén para verificar el stock
  • Envíos incorrectos debido al producto incorrecto en la ubicación incorrecta
  • Innumerables horas dedicadas a tratar de encontrar productos perdidos o extraviados
  • Los pedidos fueron entregados en varios envios a causa de quebrantos de stock o backorders.

Y esto ocasiona importantes pérdidas para las empresas junto con una baja en la moral del equipo.

¿Es un sistema de gestión de almacenes demasiado caro?

Como decisor de tu negocio, debes asegurarte de que los beneficios de cada inversión que realices supere los costos. Cuando evalúas todas las ventajas y un período de recuperación corto, la verdadera pregunta es: “¿Cuál es el costo de no tener un sistema de gestión de almacenes eficiente?