¿Necesitas implementar software en tu distribuidora? 

Una guía definitiva para seleccionar el software ERP más adecuado para tí

Distribución y venta minorista: una delgada línea.

Las diferencias entre la distribución y la venta minorista son cada día menos claras e Internet es la principal razón de esta transformación. Hoy los distribuidores se enfrentan a importadores que venden directamente a los minoristas o, en algunos casos, directamente a los clientes.  

Estos cambios en la forma de distribución de los productos ya llegaron a varios sectores y obligan a los mayoristas a repensar la estrategia de comercialización y adaptarse a una completa transformación digital.

CASO: el unicornio Mercado Libre, que comenzó conectando a personas con personas, hoy conecta a empresas con personas. ¡Podría sorprendernos que en el futuro conecte a empresas con empresas!

Características del software para distribuidoras

Sabemos que la digitalización modifica los tiempos de ejecución de las tareas y la distribución no escapa a esta transformación. Es posible que tus clientes demanden cada vez menores plazos de entrega, procedimientos de devolución más simples, acceso a autoservicio para realizar pedidos en línea o ver las solicitudes.

¿Cómo adaptarse a esta nueva realidad? A continuación te explicamos la  importancia de un ERP para una distribuidora.

¿Por qué es importante un ERP?

Un sistema ERP te permite gestionar en detalle las diferentes áreas de la distribuidora pero, además, muestra una visión general de 360 grados que facilita conocer su situación exacta, permitiendo tomar las mejores decisiones.

Una sola fuente de datos

Unifica todas las vistas de la operación y las finanzas en tiempo real, brindando información de referencia a simple vista con el fin de que todos trabajen con los mismos datos.

Información clara en las manos correctas

La correcta información es vital para la toma de decisiones acertadas de tu empresa. Pero sólo con esto no es suficiente, también es muy importante que la misma llegue en el momento indicado de tomar cada decisión, estando accesible de manera rápida por cada uno de los usuarios que la necesiten.

Informes variados para analizar desde diferentes enfoques

Al ser una fuente única de datos, un ERP proporciona una gran cantidad de reportes da lugar a diferentes análisis que pueden marcar la diferencia para el éxito del negocio, permitiéndote ver relaciones que analizando de manera independiente se hace más difícil de visualizar.

Toda tu empresa en una sola plataforma.

Los ERP reutilizan los datos ya ingresados, eliminan el doble ingreso de información y evitan errores de digitación.

Estandarización

Con un software ERP tu compañía puede definir un solo modo correcto de realizar las tareas, limitando la posibilidad de que cada miembro del equipo las realice a su manera. 

Auditoría en toda acción

Cada acción realizada es guardada: quién y cuándo se creó un registro, así como también todo aquel que lo haya modificado. Esto brinda tranquilidad tanto a los usuarios como a los supervisores, ya que les permite saber que cada uno de los cambios siempre tendrá su auditoría exacta.

¿Para qué necesitas un buen software de gestión?

¡Para tener visibilidad total de tu negocio! Sin visibilidad no puedes tomar decisiones acertadas, y , te contamos un secreto: las empresas que triunfan tienen una característica común… ¡Conocen a la perfección dónde ganan dinero y dónde no!

Con un software contarás con herramientas que te permitirán conocer:

• ¿Qué margen deja cada cliente?
• ¿Qué costo tengo de cada producto importado?
• ¿Qué margen tengo en cada producto/categoría?
• ¿Qué margen nos proporciona nuestras compras de cada proveedor?
• ¿Que margen tengo de cada Cliente, y de cada canal de venta/?

Aunque esto parezca trivial, la mayoría de las distribuidoras no lo obtienen automáticamente, y las que lo generan lo hacen de forma parcial, inexacta y con un gran costo humano.
El software te ayudará a que tú y tu equipo gestionen la operación de forma más fluída, con procesos que cumplen con las buenas prácticas operativas y administrativas.
Las diferentes áreas de la empresa necesitan visibilidad para gestionarse mejor.

Si por ejemplo necesitas conocer que tal es un cliente, tu sistema al instante te debe mostrar en una sola pantalla:

Información del cliente:

• crédito otorgado y crédito utilizado
• deuda abierta y deuda documentada
• días reales de cobro promedio en semestre pasado
• ranking de productos más vendidos
• composición familias de productos
• margen porcentual del cliente mensual, de los últimos 6 meses
• nombre del vendedor
• meta vendedor trimestre en curso
• porcentaje de pedidos entregados
• días promedio trimestral (pedido/entrega)
• porcentaje de venta en valor vs valor meta

RECOMENDACIÓN: cada área de la empresa necesita acceder a su información de forma rápida y completa para poder cumplir su trabajo de forma eficiente. El software de gestión que selecciones será vital para facilitar el trabajo en todos los departamentos de la distribuidora.

¿Qué funcionalidades debe tener el software para una empresa de distribución?

Distribuidor general e importador

Los distribuidores generales intermedian entre el fabricante y los comercios minoristas o empresas, pudiendo ser exclusivos de un fabricante o de varios. Sus proveedores pueden estar en el país o en el extrajero.

Requiere las siguientes funcionalidades:

• Gestión de Compras y Abastecimiento
  • Pronósticos de ventas y cálculo de necesidades
  • Comercio exterior, costeo de importaciones
• Gestión Comercial
  • Órdenes de venta
  • Movilidad para la toma de pedidos
  • Comisiones de vendedores
  • Tienda web conectada al ERP
• Gestión logística (WMS) 
  • Asistencia para armado de pedidos y entregas
  • Órdenes de distribución
  • Órdenes de despacho
  • Trazabilidad
• Análisis de Desempeño
  • Costos exactos de Productos
  • Reportes de resultados por:
    • producto y familia de productos
    • cliente y canal
    • proveedor

Funcionalidades necesarias de una distribuidora

Gestión de Compras y Abastecimiento: 

Cuando tienes muchos productos para reponer, el abastecimiento de tu distribuidora puede ser una tarea lenta e ineficiente, especialmente cuando ésta debe ser realizada manualmente combinando llamadas, correos electrónicos, Whatsapp, planillas y formularios en papel. Suena tedioso, ¿verdad?

Para hacer más eficiente este proceso sugerimos automatizar todo lo que se pueda para comprar al mejor costo, en el menor tiempo y de la manera más controlada posible. Así podrás:

• Automatizar todas las tareas posibles para ahorrar el mayor tiempo que se pueda 
• Reducir costos realizando compras por las cantidades necesarias
• Reducir errores comprando desde listas de precios actualizadas
• Controlar la recepción y facturación del proveedor
• Mejorar la visibilidad de la empresa mostrando el desempeño del proveedor en cumplimiento de tiempos, y productos entregados

Etapas en el proceso de abastecimiento

Gestión de requisiciones (necesidades de mercadería)

La requisición es la determinación de qué productos necesito, tanto productos de reventa, como de insumos o productos de gastos. El objetivo que tiene la utilización de este tipo de documentos pueden ser varios: 

En el caso de compras de insumos para la empresa la idea es que cada departamento ingrese lo que necesita (por ejemplo lapiceras) para que luego el departamento de compras pueda hacer una compra conjunta y buscar un mejor precio.

 En el caso de productos de reventa puede:

• Generarse automáticamente considerando la planificación en el caso que se use esta funcionalidad
• Ingresar manualmente por cualquier usuario que lo necesite
• Reabastecer de forma avanzada en función del stock mínimo, considerando los plazos de entrega, los puntos de pedido, las cantidades económicas de pedidos o definiciones de existencias mínimas/máximas. 

RECOMENDACIÓN:

En el caso de productos de consumo propio, un encargado de abastecimiento puede agrupar las necesidades de compra y realizar cotizaciones o directamente realizar la adquisición

Al generarse órdenes de compra, la recepción en el sistema puede hacerse de las siguientes maneras:

• Manualmente: A partir de la orden de compra se busca entre sus líneas y se seleccionan aquellos productos que están siendo entregados con su cantidad correspondiente. Nivel de rapidez mínimo
• Híbrido: Existen otras opciones más económicas de realizar recepciones ágiles y exactas a partir de órdenes de compra. Mediante una tablet o computadora podría utilizar lectores de código de barra inalámbricos para que mediante la lectura permita la rápida identificación del producto y de su cantidad solicitada para que sea seleccionada rápidamente. Nivel de rapidez mediano.
• Automático: mediante colector PDA, el cual, a través de scanner, verifica que lo recibido sea efectivamente lo solicitado. Nivel de rapidez alto

Atajos: Desde la recepción es ideal permitir la creación directa de la Factura del Proveedor, tomando las cantidades recepcionadas junto con los Precios definidos en la orden de compra. De esta manera se permitirá ahorrar trabajo de digitación para la administración. Lógicamente la factura quedará a la espera de que sea confirmada con la administración antes de aprobarla e ingresarla a la contabilidad.

Factura del proveedor

Continuando con la búsqueda de agilidad y exactitud en el ingreso de documentos, siempre se intenta digitar la menor cantidad de campos posible, tomando todo lo que se pueda desde los datos definidos (Ej: Término de pago desde el Proveedor, o desde la orden de compra). Es por eso que los sistemas definen flujos para vincular los documentos de tal manera que se vayan creando unos a partir de otros, tomando todos los datos previamente ingresados en el sistema.

Flujo documentos

De esta manera la factura por pagar del proveedor se podría ingresar a partir de la orden de compra sin tener que digitar nada. 

RECOMENDACIÓN:

Solicitar al proveedor que siempre genere las facturas haciendo referencia clara a qué orden de compra corresponde, esto sirve para facilitar el control y ayuda al personal que la ingrese.

Controles 

Siempre deberás confirmar que tanto las cantidades como los precios en la factura sean igual a los definidos en la orden de compra que realizaste.

Al contar siempre con una orden de compra, la verificación de lo que se está recepcionando así como también lo que está facturando el proveedor será mucho más simple, y el sistema te avisará si existen discrepancias, que pueden originar un flujo de aprobación o directamente un rechazo.

Los mejores sistemas también permiten definir un porcentaje de tolerancia en cantidad o precio, sobre el cuál sí permitirán la recepción de las facturas. En caso de que los precios excedan dicha tolerancia entonces los documentos por pagar quedarán automáticamente pendientes de verificación para que un usuario con permisos pueda confirmar y aceptar dicha diferencia. 

Posibilidades por diferencias detectadas al momento de recepcionar compras:

• recepción, generando la  solicitud automática de Nota de Crédito al proveedor, factura queda en negociación imposibilitando su pago
• recepción en suspenso, con flujo de aprobación por diferencias detectadas
• recepción, con permisos de aprobación
• rechazo de la recepción

Recomendación

En caso de existir discrepancias entre los documentos, un sistema completo podría ya solicitar la creación de una nota de crédito por diferencia de precios directo desde el documento, aclarando el importe que se está sobrepasando de lo acordado y marcar la factura en negociación para que no se pague.

Captura tus facturas 

Tecnología en provecho de la eficiencia 

Nivel de rapidez alto

Gracias a la tecnología actual, también existe la posibilidad de generar en el sistema los documentos por pagar directamente desde el comprobante fiscal electrónico (CFE) generado por el proveedor. 

En este caso en ningún momento el operador deberá digitar artículos, cantidades o precios, pues el sistema contará con esa información desde el documento CFE del proveedor y lo sugerirá para que la administración únicamente acepte la sugerencia, para que el documento quede firme y sin digitarlo

Devolución al proveedor

Eventualmente puede existir  la necesidad de devolver al proveedor productos recibidos. Esto debe ser controlado, pues una vez realizada la entrega del producto al proveedor indicando las razones que la originaron, debe ingresarse la correspondiente Nota de Crédito del proveedor RMA return merchandise authorization

Si deseas profundizar sobre la funcionalidad de abastecimiento ingresa aquí.

Costeo de importaciones – Landed cost

Las compras de productos extranjeros generan varios gastos que deben ser incorporados al costo del producto. Los costos que corresponden a la nacionalización de los productos extranjeros se llaman “landed cost”.

¿Qué es el landed cost?

El landed cost o costo de destino es la suma de los gastos asociados con el envío de un producto. Es decir, toma en cuenta el costo de un producto en origen, el envío y los gastos que tenga hasta el depósito del comprador. El cálculo del landed cost incluye todos los gastos específicos asociados al envío de cada artículo, tales como:

• Precio original del producto
• Costes de envío o transporte
• Flete marítimo
• Impuestos
• Aranceles
• Despacho en aduanas
• Tarifas de embalaje
• Gestión y pagos
• Cambios de divisas (en caso de que aplique)

Planificación de necesidades de abastecimiento

La base de un buen abastecimiento está en una correcta estimación de lo que se va a vender. Y esto es más importante cuanto más lejos o complejo es el suministro.

Una buena planificación del abastecimiento evita rupturas de stock y obtiene mejores costos de las compras realizadas. Para lograrlo con éxito y de la manera más eficiente se debe sistematizar lo más posible dicho proceso, de manera de que todos los involucrados puedan aportar su conocimiento y trabajo. Para sistematizarlo se puede hacer de dos maneras:

• Planillas manuales compartidas: manualmente se deberán definir producto por producto las ventas estimadas que planean tener en el año siguiente. Este proceso puede ser muy costoso tanto en tiempo como en exactitud de la información por lo que normalmente hace que la empresa desista en su definición.

• Software que facilite su confección: En caso de contar con un sistema que logre ayudar brindando la correcta clasificación para poder ver los datos en diferentes enfoques puede hacer mucho más simple la creación de esta planificación. Si a esto se le suma inteligencia agregando información de períodos similares anteriores al proceso, puede hacer que el margen de error se reduzca sustancialmente. Ten en cuenta que cada año es diferente y siempre se deberá considerar situaciones especiales, por eso el criterio del encargado siempre será vital para poder ponderar cómo variará la necesidad en base al pasado. Considerar que es de gran ayuda si se puede contar con ajustes en porcentajes a partir de números pasados para definir según Categoría de Productos. Agente Comercial, Grupo de Clientes o mismo por clientes.

RECOMENDACIÓN:

 La automatización y simplificación de pronósticos de ventas (forecasting), permiten que el equipo de venta ingrese sus pronósticos por cliente (facilitando las mediciones de los desvíos al equipo comercial objetivamente).

Realizar esta planificación te permitirá: 

• Definir sus objetivos con mayor facilidad
• Corregir acciones según el rendimiento obtenido
• Crear escenarios hipotéticos en tiempo real para la definición de planes o presupuestos, adaptados al contexto de la organización y del mercado.

Potencia tu fuerza de ventas con la definición de metas claras

Con la definición de una planificación detallada, si la misma se realiza por agente comercial (vendedor) se podrá aplicar luego un seguimiento mes a mes de cómo van las ventas según la planificación.Esto permite realizar acciones correctivas a los fines de cumplir el objetivo propuesto.

Adicionalmente, gracias a esta planificación, es que se pueden definir metas específicas por vendedor. En todo momento será posible conocer el estado en que nos encontremos frente a los objetivos previamente seteados, tanto mensuales como anuales.

Gestión de venta 

Visitando al local del comprador

Para un proceso comercial ágil es necesario automatizar lo máximo posible los procesos captura de pedidos de venta, ingreso al sistema y aprobación. Para ello, debemos gestionar ágilmente las listas de precios, descuentos y promociones, toma de pedidos, aprobación de condiciones comerciales y gestión de las devoluciones de clientes, buscando que requieran el menor tiempo humano para su digitación y control.

Mediante compras centralizadas

Cuando los compradores realizan sus reposiciones de forma centralizada, lo usual es:

• Planillas de cálculo
• EDI (intercambio electrónico de datos)

Para lo previamente explicado precisarás las siguientes funcionalidades:

1.Toma de pedidos 

Las órdenes de venta (pedidos) que realizan los clientes pueden provenir de distintas fuentes y son centralizadas por el sistema para una mejor visibilidad y gestión.

Podrán ingresar:

• Offline (papel)
• Directo al sistema (vendedor telefónico ingresa pedido)
• Automatismo de vendedores (móvil)
• Web propia
• Planillas
• EDI (intercambio electrónico de datos)
• Web de terceros (Mercado Libre)

2.Flujos de aprobación de pedidos

Después de crear órdenes de venta, su aprobación es un paso obligatorio del procedimiento de orden de venta. Si las condiciones de crédito y venta son respetadas, la Orden de Venta se aprobará automáticamente. En los casos que no cumpla, requerirá aprobación de un usuario con facultades.

3.Visibilidad de estado de pedidos

La visibilidad en todo momento del estado de cada pedido y los principales indicadores comerciales impulsarán la venta y facilitará el cumplimiento de tus pronósticos de ventas.

4.Gestión de pedidos pendientes (backorders)

También conocido como “faltante”, un pedido atrasado indica que la demanda de un producto excedió lo que el distribuidor tenía en su inventario, son ventas que si no se entregan podrían ser “Perdidas”. Su correcta gestión puede significar un incremento significativo en sus ventas.

 Los faltantes podrían deberse a: 

• mala planificación
• problemas con la cadena de suministro
• políticas demasiado estrictas sobre el inventario de seguridad
• aumento imprevisto en la demanda de un artículo

Un sistema completo podrá mantener siempre el saldo pendiente de cada orden realizada, sabiendo exactamente en qué documento y momento se generaron cada una de las entregas y facturas del mismo, producto por producto. Esto permite, en caso de que no se haya entregado una parte de lo ordenado, poder hacer luego un seguimiento y un correcto manejo de esos pendientes. 

La gestión correcta de estos pendientes es vital para poder sacar el mayor provecho de dichas ventas, de manera que se deberá permitir cuando se quiera habilitar o quitar de habilitar. 

Recomendación: Aunque es preferible que no existieran, una buena gestión de los pedidos pendientes es imprescindible para no agravar esta situación.

Listas de precio

Una buena gestión de las listas de precios, tanto de ventas como de compras es sumamente importante para la automatización del proceso comercial.

Características necesarias:

• Manejo de versiones de listas de precio para nunca perder los datos históricos
• Generar lista de precio de ventas a partir de listas de precio del proveedor definiendo porcentaje de ganancias
• Importador de listas de precio desde planillas excel
• Vigencia de listas de precio
• Listas de precio con impuestos incluídos
• Actualizador masivo de listas de precio de venta por categoría
• Listas de precio según empaque de productos
• Actualización automática de listas de precio al aprobar facturas proveedor con nuevos precios

Ofertas y Descuentos

Un completo mantenimiento de los clientes y proveedores debería permitir la definición exacta de las condiciones de precios acordadas con cada uno. Por esta razón es de vital importancia contar con las definiciones de los descuentos de manera detallada y clara donde se permita la flexibilidad en la definición que su negocio necesite. 

Entre los diferentes opciones de descuentos podemos encontrar:  

• Descuentos por volumen de compra
• Descuentos en cascada
• Descuentos clasificados por categoría de productos

Retornos por compras o rappels

Muchas veces son solicitados u ofrecidos descuentos adicionales, ya sea desde el lado de los clientes o proveedores respectivamente. Estos están condicionados o no al cumplimiento de volúmenes de compra. A esto se le llama retorno o rappel.

Los descuentos por rappels pueden realizarse como descuento en la factura o fuera de ella por medio de una factura del proveedor.

La gestión de los retornos al comercio minorista es un dolor de cabeza si no tienes el software adecuado.

Devoluciones de producto de clientes con flujos de aprobación

Las devoluciones de clientes pueden significar un importante pérdida sobre las ventas realizadas, lo que hace crítico contar con un flujo correcto para la gestión de las mismas de manera que logre tener el control de ellas a la vez que no genera molestias innecesarias en el cliente.

Para poder gestionar ágilmente estos procesos de devoluciones se deberá contar con las siguientes características:

 Solicitud de devolución del cliente generada ágilmente a partir de documentos. Permite el fácil control y seguimiento de cómo fue realizado la entrega, armado el pedido y confirmar que precios fue facturado.

• Definición de motivos de devolución: facilita un control posterior para saber cuáles son los motivos por los cuáles se generaron la mayor cantidad de devoluciones.
• Flujo de aprobación: dependiendo de importes o motivos de devoluciones, defina un flujo de aprobación diferente para que sea aprobado por la persona correcta.
• Generación de nota de crédito: definiendo un sistema permitirá que las notas de crédito sean generadas siempre con las cantidades y precios que corresponda, evitando la creación manual de las mismas.

Comisiones a vendedores

La motivación del personal es crucial para lograr el éxito de una empresa. Particularmente en el departamento comercial un método muy utilizado es la definición de comisiones de ventas, donde se puede definir diferentes criterios para intentar incentivar de diferente manera a aquellos sectores que más le interesa el crecimiento de las ventas. 

Contar con un sistema que lo acompañe en la definición exacta y automática de las comisiones de ventas le permitirá aprovechar al máximo esta herramienta sin la necesidad de dedicarle horas a su cálculo que puede realizarse automáticamente. Además lograr contar con un reporte donde cada uno de los cálculos pueda ser fácilmente validado por el agente comercial que lo ganará brindará confianza y seguridad de que el trabajo realizado será siempre valorado como debe ser. 

Esta es una funcionalidad importante para las distribuidoras y debe permitir informes detallados de la composición de las comisiones.

• Premio por alcance de pronóstico de ventas (objetivos) por categoría
• Gestión de vendedores externos
• Liquidación de comisión por venta
• Comisión calculada por cobranza de las ventas y no sólo por su facturación.
• Envío de informe por mail
• Reasignación de comisiones

Movilidad para la fuerza de ventas

Automatiza a tu equipo de ventas con herramientas móviles. Puede ser utilizando su propio teléfono móvil o mediante una tablet.

Para ello puedes utilizar software de terceros o en el caso de sistemas ERP profesionales su propio sistema de movilidad de ventas. 

• Sistema ERP con acceso web especial para móviles.
• Aplicación móvil para toma de pedidos y cobranza
• Solicitud de devolución de mercadería por rotura o vencimiento

Logística

En una empresa distribuidora la gestión logística tiene una importancia preponderante. Esta área muchas veces es la que más recursos humanos tiene, por lo que para mejorar nuestra gestión es en la que haremos foco para lograr una efectiva administración de recursos.

La idea es describir brevemente cuáles son las actividades más importantes y cómo podemos automatizarlas mediante software.

Inventario

El inventario es la sangre de una empresa de distribución y su correcto control es indispensable para asegurarnos que siempre esté donde y cuando se necesite. Lograr la sistematización de un inventario correcto en tiempos donde el mismo es afectado desde diferentes sectores determinará la confiabilidad del mismo y les permitirá poder utilizarlo para la toma de decisiones. 

El objetivo: minimizar los procesos manuales y que todas las operaciones tengan una total trazabilidad.

¿Qué es la gestión del inventario?

Son los procesos que conservan y mueven los productos o materiales dentro del almacén hasta su consumo. Se trata de controlar y proteger físicamente los artículos.

Gestión de Almacenes

Los almacenes tanto de mercaderías, materiales o materias primas son un valor muy importante de los activos totales de la empresa y es por eso que se les debe prestar un especial cuidado a su gestión. Operar un almacén de forma eficiente proporciona un valor real, no importa cuán grande o variado sea. 

Múltiples almacenes

Es habitual que las empresas manejen varios almacenes para la gestión  de su inventario. Estos pueden ser inventarios reales o lógicos, utilizados para el movimiento interno de inventario dentro de un mismo almacén.

Algunos ejemplos de tipos de almacén en un ERP:

• Diferentes nombres por locaciones
• Mercadería para la reventa
• Mercadería para armado de packs
• Materiales y embalajes
• Materiales y materias primas
• Control de calidad
• Devoluciones

Transferencias de almacenes

Al existir varios almacenes, deben haber diversos documentos que sirvan para transferir los productos de un almacén a otro. Realizar estas acciones ágilmente y con exactitud se vuelve vital debido a la gran cantidad que las mismas pueden realizarse diariamente. 

Armado y desarmado de packs o kits

Puedes necesitar esta funcionalidad para realizar acciones de mercadeo juntando productos y comercializarlos como uno solo.

Armado de packs

En muchas ocasiones puedes necesitar crear conjuntos de ítems para venderlos como un único producto. Para ello el software debe facilitar la configuración de una lista de materiales donde identificarás qué productos y materiales necesitas unir para crear una nueva  entidad que definirás como producto y le suministrarás un código SKU.

Tanto si realizas estos armados en:

• tu instalación con personal propio 
• tu instalación con personal ajeno
• en instalación de un tercero con personal tercerizado

puedes utilizar un almacén creado para este fin que te servirá de control.

Desarmado de packs

Ahí desarmarás un pack en varios productos, dándole ingreso en tu almacén.

Toma de inventario

El conteo de inventarios (o recuento físico) es uno de los procedimientos que se hacen con el fin de observar la existencia de mercadería a determinada fecha.

Este método le permite a la gerencia obtener ciertos beneficios, entre los que encontramos:

• Identificar mercadería obsoleta, dañada o caducada 
• Identificar faltantes, ya sea por robo o errores al momento de ingresar las compras al depósito. 
• Gestionar mejor el inventario: al conocer las existencias reales en la entidad, permite una mejor planificación de recursos y compras.

Son muchos los beneficios que resultan de la realización de conteos de inventario, y para ello el software debe ayudarte a hacerlo del modo más eficiente.

Para esto, te recomendamos seguir los siguientes pasos:

• Pre inventario: el trabajo previo para garantizar el orden en el almacén. 
• Corte documentario: es importante al momento del conteo realizar un corte en las operaciones para que la comparación entre el físico y el lógico sean sencillas.
• Tercer conteo: para validar las diferencias encontradas
• Ajustes de diferencias: éstas deben analizarse y ajustarse por un tercero, para mantener la transparencia.

Gestión de Atributos de productos 

Los productos con atributos como por ejemplo de fecha de vencimiento o un número de serie lote, requiere que el software tenga esta funcionalidad para su gestión.

Los números de serie se utilizan para tener una completa trazabilidad del producto y se utilizan, por ejemplo, para productos que requieren servicio de garantía. Estos números facilitan el seguimiento histórico de un artículo desde la recepción hasta la entrega y posterior a la entrega.

El lote corresponde a un cierto número de productos que recibió y almacenó juntos en un solo paquete o cuando se fabricó junto. Esta identificación permite la trazabilidad por cualquier defecto de producción.

Automatización de la captura de datos

La principal fuente de errores en un almacén es la entrada manual de datos, y por lo tanto es lo primero que debes sustituir.

El seguimiento del inventario en todas las soluciones de retail y distribución se realiza utilizando códigos de barras y colectores PDA (colectores de datos portátiles) con escáner de códigos de barras incorporado. Estos colectores PDA reemplazan la entrada de datos manual en áreas como:

• Recepción
• Recolección para el armado de pedidos (picking)
• Envío
• Transferencias de depósitos
• Recuento de existencias

Código de barra

La gestión de los código de barras es imprescindible para automatizar las tareas de almacén. La definición de los EAN (número de artículo internacional) puede realizarse de diferentes maneras y este es un punto importante para definir el alcance que tiene el sistema a implementar: 

• Varios códigos de barra por producto: un producto normalmente cuenta con un único EAN por el cual es identificado. De todas maneras, y debido a los cambios que posiblemente pueda realizar un importador o mismo un mismo proveedor con diferentes promociones, hay veces que un mismo producto viene con diferentes códigos EAN. Si el sistema no cuenta con la posibilidad de definir más de un EAN a cada producto, se deberá crear un nuevo producto lo que hará que se pierda la trazabilidad correcta de las compras y ventas de un mismo producto.
• Creación de EAN e impresión de etiquetas: un buen sistema le permitirá crear nuevos productos o packs así como también la definición de EAN para aplicar y la impresión de las etiquetas para ellos. Esto le permitirá unificar en un único sistema toda la operativa referente a la creación de EAN y de Packs 
• Creación de códigos de barra internos e impresión de etiquetas: en ocasiones las empresas requieren codificar internamente y rotular productos.  En estos casos el sistema deberá generar los códigos internos e imprimir sus etiquetas autoadhesivas.

La incorporación de colectores PDA (Personal Digital Assistant) tiene las siguientes ventajas para la empresa:

• Evita los costos de una persona realizando la entrada de datos al sistema desde planillas o papeles. 
• Evita los posibles errores de código de productos causados por entradas manuales
• Los datos se ingresan en el sitio por el personal de operaciones y la información siempre está actualizada

Para aquellos que opten por gestionar su almacén con ubicaciones de inventario, se necesitará rotular las ubicaciones existentes en el almacén. De esta manera se facilita la tarea al personal y permite que el inventario siempre se mantenga ordenado y en su ubicación.

Conteo de stock cíclico

La clave no es esperar al cierre de año para llevar un control. Una política de monitoreo continua mediante inventarios cíclicos te ayudará a disminuir márgenes de error en los procesos operativos y en la exactitud de la información.

El conteo cíclico puede reemplazar los métodos tradicionales de conteo de inventario físico cuando se utiliza un sistema de inventario y almacén. 

Beneficios del conteo cíclico:

• Simple y en tiempo real: es fácil realizar recuentos cíclicos y realizar un seguimiento de tu valioso inventario con la frecuencia necesaria, ya que los datos se ingresan mediante dispositivos móviles en el depósito o patio y se actualizan en el sistema en tiempo real. 
• No es necesario suspender las actividades para realizar el conteo: con el conteo cíclico frecuente, puedes estar seguro de que tus niveles de existencias serán siempre precisos.

Movilidad para toma de inventarios y picking

Las herramientas móviles o colectores PDA pueden dar soporte en todos los procesos del almacén y es por ello que los sistemas normalmente tienen la capacidad para realizar mediante colectores de datos las siguientes operaciones:

• recepción de productos
• toma de inventario
• tareas de separación de productos, picking
• transferencia entre almacenes
• entrega de productos, despacho

Ubicaciones del almacén

Una decisión importante que debemos tomar al momento de seleccionar cómo gestionaremos nuestro almacén de productos es si utilizamos un ordenamiento con ubicaciones.

Existen varios sistemas de ubicaciones de almacén, utilizados según los recursos que tengamos, tamaño del almacén y cantidad de productos. Estos podemos simplificarlos en:

ubicación preferida: almacén pequeño

• ubicación fija : almacén medio
• ubicación aleatoria: almacén grande

¿Por qué la utilización de ubicaciones es una decisión importante?

Esta decisión implica modificar la forma de gestión del almacén en el futuro, por lo que tenemos que verificar que cumplimos con las condiciones para poder hacerlo; también debemos ser conscientes de los cambios que implica en la gestión diaria utilizar un sistema de ubicaciones en nuestro almacén.

Debemos verificar que:

• Disponemos de un almacén ordenado
• Disponemos de espacio suficiente para dar ubicaciones fijas a todos nuestros productos.

Y  asumir estos compromisos:

• Identificar las ubicaciones mediante etiquetas. (ubicación fija)
• Mantener el orden en los nuevos ingresos de productos.

Resumen:

Debemos analizar la capacidad, la ocupación del espacio destinado el almacenamiento, las características de los productos y mercadería que vamos a almacenar (volumen, peso, fragilidad, durabilidad, condiciones sobre la manipulación y almacenaje del producto, etc.).

Dos elementos más que tendrás que considerar para elegir el método más adecuado, son los movimientos de mercancías y los desplazamientos de los operarios para la manipulación de las cargas en el almacén.

Sistemas de ubicaciones

Almacenamiento de productos por el método de ubicación preferida

Este sistema es de iniciación en el método de ubicaciones en el almacén, y le asigna a cada producto una zona selecta para asistir a los operarios en el ingreso o recogida.

• Este no es un sistema exacto, pero sí es útil para las empresas que desean iniciarse en las ubicaciones de su almacén.
• Este método lo recomendamos para almacenes con poca variedad de productos. 

Almacenamiento de productos por el método de ubicación fija

• Este método asigna a cada producto un número fijo de estanterías.
• Es adecuado para almacenes con poca variedad de productos ya que ello simplifica el almacenamiento de las cargas

• A la hora de definir el tamaño del espacio físico que requiere cada producto para ser almacenado, hay que ser muy riguroso ya que éste puede resultar insuficiente en épocas de alta demanda o puede estar infrautilizado en las épocas de baja demanda.

Almacenamiento de productos por el método de ubicación aleatoria

También conocido como sistema de almacenamiento caótico o libre, consiste en almacenar la mercadería en cualquier zona que esté libre dentro del almacén.

• Supone una mejor utilización del espacio que el anterior, pero requiere la utilización de un código de ubicación para la zona o estantería que permita una rápida ubicación de las mercancías para su posterior manipulación.
• Es adecuado para almacenes que poseen sistemas automatizados de depósito y pedidos, en los que la principal restricción reside en el espacio disponible para el almacenamiento.

Cumplimiento de los pedidos 

Trazabilidad de la entrega 

A raíz de las entregas de las tiendas de comercio electrónico, los clientes están acostumbrados a obtener información detallada de la evolución de las entregas de los productos casi naturalmente.

Con las entregas en B2B (empresa a empresa), también es posible informar la evolución del pedido y suministrar la trazabilidad de la entrega.

Los estados pueden ser:

• Orden de venta aprobada
• Orden de venta pickeda
• Orden de venta facturada
• Embarcada en el transporte
• Entregada al cliente

El envío de la trazabilidad de los estados de la factura pueden ser encomendados al contacto del cliente por whatsapp de forma automática.

Gestión de flota

El impacto de los costos de entrega es clave, por lo que el sistema debe atender esta operación y afectar los costos que correspondan de la forma más exacta posible.

Tanto si la distribuidora tiene flota de transporte propia como tercerizada es fundamental que:

• Todos los vehículos de la empresa tanto propios como tercerizados estén identificados.
• Haya una correcta gestión de mantenimiento correctivo y preventivo.
• Exista una gestión de choferes que controle sus habilitaciones y liquidaciones de adelantos de dinero.
• Haya una gestión de consumo de combustible.

¿Tienes tu logística totalmente subcontratada?

Es muy común que las empresas en crecimiento tercericen parte o toda su logística. Eso no debe ser un problema para tu software.

Entregas tercerizadas

En esta opción los móviles de transporte deben identificarse como de terceros, para poder listar, verificar y liquidar los pagos según los acuerdos que tengas con las empresas de transporte y logística.

Almacén tercerizado – 3PL

Cuando la distribuidora terceriza la totalidad o parte de su almacenaje lo que se debe buscar es la forma de gestionar y controlar la operación.

Podrás integrar tu depósito tercerizado conectando tu proveedor a tu sistema de gestión: esto facilitará la transferencia de los pedidos y un perfecto control de la ejecución.

Existen varias formas de enrutar los pedidos que recibes hacia una empresa logística externa 3PL:

• Mediante descarga de archivo de órdenes de venta
• Mediante API de comunicación con software del logístico que también sincroniza tu inventario.

Comercio Electrónico

Cuando decimos comercio electrónico se nos viene a la cabeza la venta minorista, pero esto ahora está cambiando. La tienda web se transformó en lo habitual para la mayoría de las distribuidoras, a veces no para la venta misma, sino para exhibir el producto y dar información profunda y detallada de los artículos disponibles sustituyendo totalmente a los catálogos y folletos de antes. 

La interfaz con el sistema de gestión otorga la seguridad de unicidad de datos y facilita el trabajo. La integración debe ser bidireccional entre el software de comercio electrónico y el sistema ERP, lo que le permite sincronizar la información de los artículos, la disponibilidad de inventario y los pedidos entre los sistemas. 

Interfaz con plataformas de comercio electrónico

Las principales tiendas electrónicas  son:

• Magento, para tiendas grandes
• Vtex, para tiendas grandes
• Prestashop, para tiendas medianas
• Woocommerce, para tiendas pequeñas

También existen algunos sistemas ERP avanzados que ofrecen la tienda electrónica embebida, lo que siempre es mejor pues garantiza la perfecta integración de datos.

Ventajas de una tienda electrónica embebida a tu sistema:

Cuando decimos ecommerce”embebido” en el software de gestión, significa que no existen interfaces entre sistemas diferentes ya que la tienda está en el mismo sistema. Esta es la mejor manera de gestionar tu negocio online pues facilita y optimiza todos los procesos.

¿Tienda propia, marketplace o ambos?

A la hora de vender productos en Internet, la primera idea que se nos ocurre es abrir una tienda online. Pero también son muchas las marcas y vendedores que recurren a marketplaces, esas grandes webs que reúnen miles de productos. ¿En qué se diferencia vender en un ecommerce y un marketplace? Veamos algunos puntos:

Tienda web propia

El  vendedor se encarga de todo el proceso: montar la página web, realizar seguimiento del inventario y la logística, enviar los pedidos y ofrecer un servicio de atención al cliente.

Marketplace

Los marketplaces son una vía de entrada al comercio electrónico más accesible. Los vendedores o marcas publican sus productos y pueden olvidarse de lo demás, ya que muchos de ellos ofrecen (a cambio de un precio) servicios de almacén, logística, envíos y atención al cliente.

¿Qué prefiere el consumidor actual: ecommerce o marketplace?

La tendencia actual es que más consumidores realizan sus consultas y comparaciones de producto directamente en un marketplace que en tiendas de marcas, ¡estamos frente a consumidores ávidos de información!

También es muy elevado el número de compradores online que hace sus búsquedas a través de Google y hay más probabilidades de que visiten un ecommerce directamente a través de un anuncio, un snippet o un link destacado.

Sin ninguna duda, en Latinoamérica, el sistema de consulta y compra favorito de la mayoría de los compradores online es Mercado Libre. Esta es la razón principal de que tantas marcas hayan dedicado más esfuerzos a los marketplaces online que a su página web.

Ventajas y desventajas de vender en un ecommerce

Ventajas de un ecommerce

• Mayor control sobre tu tienda.
• Más personalización, tanto en el estilo de la web como en la UX (el tipo de experiencia de compra que ofreces al usuario: puedes decidir cómo es el proceso de pago, notificaciones sobre productos, etc.).
• Mejor representación visual de tu marca.
• Control sobre los descuentos y periodos de rebajas.
• Lista de clientes propia y disponibilidad de sus datos para acciones de marketing.
• Análisis de comportamientos (visitas, clics, abandonos de carro de compra).
• Más lealtad en los compradores.

Desventajas de un ecommerce

• Más inversión de dinero y tiempo.
• Más costos en software.
• Necesidad de un equipo entrenado en mantenimiento y lanzamiento de plataformas de ecommerce e integraciones con otros sistemas como pasarelas de pago y logísticas..
• Control y sincronización de stock, red de distribución y envíos.
• Mayor esfuerzo para atraer tráfico a la web.

Ventajas y desventajas de vender en marketplaces online

Ventajas de un marketplace

• Fácil puesta en marcha.
• Plataformas con mayor confianza entre los compradores.
• Posibilidad de destacar en categorías entre tus competidores directos.
• Mayor tráfico de entrada.
• Ahorro de procesos administrativos (el marketplace hace las transacciones e ingresos por ti).
• Opción de dropshipping (el marketplace puede gestionar el stock, envíos y devoluciones en tu nombre).

Desventajas de un marketplace

• Más competencia (incluso con los propios productos del marketplace, a los que siempre se dará prioridad).
• Menos personalización.
• Comisiones por transacciones (en listados, categorías de producto y por cada venta, variables según el marketplace).
• Promos limitadas por cada vendedor o épocas marcadas por el marketplace.
• Necesidad de marcar precios más bajos por la competencia.
• Atención al cliente en manos del marketplace.

Entonces, ¿es mejor un ecommerce o un marketplace?

La mayoría de los marketplaces como Mercado Libre reúnen a marcas y negocios medianos y pequeños, de modo que son excelentes plataformas para conseguir ingresos si acabas de empezar tus ventas y quieres ahorrar recursos. No obstante, los marketplaces online no son buenas herramientas para dar a conocer una marca. Esto se debe a los hábitos de compra de los usuarios, que usan los marketplaces para comparar productos de forma rápida, y barata.-

¿Quieres tener ecommerce y marketplace a la vez? Es una de las decisiones más comunes: una estrategia multicanal u omnicanal que combina tantos canales de venta propios como plataformas de terceros.

¿Cómo conseguirlo? Centralizando la información del producto

Para que puedas sacar provecho a lo mejor de los dos mundos de forma eficiente, tendrás que automatizar lo más que puedas la gestión de tus productos y eso lo podrás hacer centralizando la información mediante PIM (Product centralized management) 

¿Cómo puedo unificar y centralizar la información de mis productos?

• Catálogos de producto instantáneos desde el sistema
• Comparte datos de productos en varios canales, marketplace, ecommerce, redes sociales
• Workflows de trabajo en equipo, roles para edición, datos, corrección y aprobación.

¿Cómo determinar si tu distribuidora necesita un ERP?

Tú deberás analizar qué tipo de ERP necesitas estudiando tus necesidades. Será importante analizar los procesos que usas actualmente en tu distribuidora para identificar las áreas en las que el software puede ayudarte.

Usa los siguientes consejos para identificar tus debilidades y requerimientos actuales:

1. Define los problemas que quieres que el software te ayude a resolver.
2. Enumera tus necesidades actuales y futuras, analizando qué prioridad tiene cada una.
3. Luego define cuales son esenciales y cuáles son deseables.

Este procedimiento te permitirá identificar los principales problemas y alinearlos con los requerimientos del sistema que vayas definiendo.

Algunas preguntas que indican que necesitas un ERP:

• ¿Sientes que tu distribuidora maneja datos inexactos o no confiables?
• ¿Tus sistemas no pueden generar los informes que necesitas para tomar decisiones y tienes que generarlos en planillas auxiliares?
• ¿Tienes dificultades para expandirte a canales digitales?
• ¿Tienes quiebres de stock frecuentes?
• ¿Tienes planillas compartidas con tu equipo que se vuelven inseguras e incontrolables?
• ¿Dependes en exceso del correo electrónico para comunicarte con tu equipo y con tus clientes?
• ¿Ingresas los mismos datos más de una vez a tus sistemas  de software?
• ¿Sientes que realizas manualmente muchos procesos que podrían automatizarse?

Si luego de leer hasta aquí te sentiste identificado con muchos de estos problemas, es que  necesitas un ERP para gestionar tu distribuidora

Incorpora las mejores prácticas en la industria de distribución

Para abordar estos inconvenientes comunes, lo que necesitas es una solución que rápidamente te permita incorporar las mejores prácticas en la industria y solucionar los problemas actuales. 

Te recomendamos que lo realices en 3 etapas:

Fijar las bases

• Financiero
• Inventario
• Órdenes de venta y compra
• Portal web

Solidificar

• Abastecimiento
• Logística
• Movilidad
• Recursos Humanos

Profesionalizar

• Presupuestación
• Pronósticos de ventas
• eCommerce centralizado
• Portal cliente, proveedor, empleado
• Calidad
• Gestión de Activos

 ¿Por qué son importantes los roles? 

Al igual que la organización necesita una dirección y estrategia para conseguir sus objetivos, tu equipo de trabajo necesitará saber qué papel deben cumplir dentro para favorecer el buen desarrollo de su trabajo y en consecuencia del “crecimiento” mutuo empresa – empleado.

La descripción de puestos de trabajo claros es fundamental para la realización de un trabajo eficiente, productividad y una evaluación del desempeño.

Para facilitar esto, los sistemas modernos tienen preconfigurados los roles más utilizados en la industria, lo que es fácilmente vinculado a los cargos del personal del equipo. En las empresas más pequeñas cada cargo será más polivalente, tendrá uno o varios roles, mientras que en las más grandes los roles estarán mucho más definidos.

Según el cargo desempeñado, un usuario podrá tener uno o varios roles y cada rol le otorgará permisos de ver, modificar, reportar o descargar. Esto es modificable según la empresa.

Un ERP basado en roles

¿Por qué son importantes los roles en tu distribuidora? 

Los roles preconfigurados ayudan a la gestión de distribución y aseguran una rápida adopción de las buenas prácticas de cada área.

Habitualmente existen 20 roles que puedes utilizar los que requieras, y que te ayudarán a ordenar las responsabilidades en tu empresa.

Dirección 

• Director/CEO
• Controller 
• Auditor externo

Administración

• Gerente de administración
• Contabilidad
• Asistente de contabilidad
• Cuentas por pagar
• Cuentas por cobrar
• Tesorería
• Recursos Humanos
• Tecnología

Abastecimiento

• Planificador
• Comprador

Ventas

• Gerente de ventas
• Asistentes de ventas
• Administración de ventas
• eCommerce

Logística

• Gerente logístico
• Almacén
• Recepciones
• Picking
• Embarque

Dashboards e indicadores basados por rol

Cada persona de tu equipo tiene un rol asignado, y por lo tanto tendrá tareas y responsabilidades a realizar. Los dashboards basados en roles muestran a cada rol los paneles, indicadores y reportes, que necesita por su función y responsabilidad. Al ingresar a su pantalla, tendrá toda la información actualizada que necesita para dar seguimiento y tomar las decisiones al momento.

Con éstos análisis incorporados, las empresas pueden obtener información operativa y financiera relevante sobre el desempeño de la empresa en múltiples departamentos y equipos. La información estará respaldada por información precisa y en línea.

Conclusión

Te presentamos esta guía con el objetivo de explicarte por qué los sistemas ERP son un ingrediente fundamental en la construcción del éxito en la gestión de tu distribuidora y por qué hoy es altamente necesario contar con este tipo de sistemas.

En un entorno competitivo como el que nos rodea, debes mantenerte siempre actualizado y eficiente. Esta competitividad la lograrás automatizando procesos y aplicando las buenas prácticas de gestión operativa y administrativa. 

Tu sistema debe facilitar una correcta gestión en las áreas que involucran mayores costos o complejidad como el proceso de picking y despacho.

Por último, y aunque no forme parte de tu primer paso, tu próximo sistema debe ser abierto y debe facilitar la integración con dispositivos móviles de ventas y almacén.

¿Cómo hacerlo? Contando con un software ERP profesional que te permita ser competitivo y que le garantice un crecimiento sostenido a tu distribuidora.