¿Que es la gestión de abastecimiento?
Nuestro objetivo es ayudar a las empresas a comprar al mejor costo, en el menor tiempo y de la manera más controlada y segura posible.
El abastecimiento de la empresa puede ser una tarea lenta e ineficiente, especialmente cuando esta tarea tiene que ser realizada manualmente utilizando llamadas telefónicas, correos electrónicos, Whatsapp y formularios en papel.
Nuestro objetivo es ayudar a las empresas a comprar al mejor costo, en el menor tiempo y de la manera más controlada y segura posible.
Solop te ayuda a lograr este objetivo:
- Ahorrando el valioso tiempo de tareas
- Automatizar todas las tareas posibles
- Reducción de costos realizando compras a proveedores con listas de precios aprobadas.
- Controlando su entrega y facturación.
- Mejorando la visibilidad de la empresa mostrando el desempeño del proveedor en cumplimiento de tiempos, y productos entregados.
Pasos en el proceso de abastecimiento
Los procesos de abastecimiento varían según la estructura de la empresa y el tipo de negocio, pero podemos decir que estos son los pasos básicos:
- Identificar qué productos necesitas
- Crear una solicitud de compra
- Evaluar y seleccionar al proveedor
- Negociar el precio y las condiciones de compra
- Realizar una Orden de Compra
- Recepcionar el producto
- Controlar los documentos
- Aprobar la factura
- Pagar
1- Identificación de los productos o servicios que se necesitan
Este es el paso inicial de cualquier proceso de abastecimiento. Puede tratarse de una nueva necesidad o una repetición de una compra. Este paso implica la identificación del producto o servicio que se necesita abastecer.
2- Necesidad de Compra (Requisición)
Es la determinación de la necesidad formal de la persona que necesita determinado producto.
La necesidad de determinado producto o servicio puede ingresarse en el sistema por cualquier usuario que lo necesite. Según el caso, un encargado puede agrupar las necesidades de compra de los productos y realizar cotizaciones o directamente realizar la compra.
3- Evaluar y seleccionar al proveedor
Con la necesidad ya determinada, se debe seleccionar la oferta más conveniente. Esto se puede realizar mediante una solicitud de cotización directa a un solo proveedor o mejor aún, realizar una solictud de cotizaciones a varios proveedores potenciales.
Una solicitud de cotización (RFQ) es una solicitud enviada a una o más proveedores solicitando que coticen sus precios, términos y condiciones relacionados a la solicitud de un servicio o producto. Es posible que el proveedor proponga varias alternativas de cantidades, versiones del producto, precios y descuentos.
Para ello es necesario definir los grupos de proveedores a los que les enviaremos la solicitud, las características o descripciones de los productos y las fechas límite para las ofertas.
Después de que todos los proveedores hayan enviado una cotización, los compradores analizan las presentaciones para determinar el mejor trato general de las cotizaciones proporcionadas. Esta selección puede hacerla el propio sistema mediante algoritmos de selección de ofertas. Todo queda trackable en el sistema, solicitud, ofertas y selección de la mejor oferta a la espera de la emisión del pedido.
4- Negociar el precio y las condiciones de compra
El proceso de negociación de las condiciones de compra, requiere que éstos determinados de forma escrita registrándolos en el sistema.
En el sistema podrás gestionar:
- Artículos
- Listas de Precios del proveedor aprobadas
- Plazos y términos de pago
- Direcciones de las ubicaciones y oficinas de un proveedor
- Datos financieros y transacciones de las compras
- Información de relación como contactos, notas, mensajes
- Adjuntos y contratos relacionados
5- Orden de Compra
Generación de la Órden de compra
Las órdenes de compra generales permiten a las empresas mejorar la eficiencia y precisión del comprador y reducir potencialmente los errores en recepciones y facturas. Este tipo de orden de compra define un valor predeterminado de precio, una cantidad fija de artículos comprados a un proveedor durante un período de tiempo.
Envío de Órdenes de Compra
Solop puede configurarse para enviar por correo electrónico, o imprimir automáticamente orden de compra una vez completada o aprobada.
Visibilidad de órdenes
El seguimiento de las compras es un paso importante para mantener el inventario. Al conocer exactamente lo que está en solicitado, cantidad y fecha solicitada de entrega, los niveles de inventario se optimizan más fácilmente.
Aprobación de la Orden de Compra
En caso que la empresa lo requiera, las órdenes de compra realizadas pueden ingresar a un flujo de aprobación que considere los montos y tipo de compra. La órden solo se completará una vez los usuarios determinados por el flujo la aprueben.
El flujo de aprobación determinará quién o quiénes tienen las potestades de aprobación y enviará las notificaciones oportunas.
Los flujos de aprobación pueden configurarse en cualquier documento.
Reportes y Tablero de Adquisiciones
Además de los reportes y ventanas con la información detallada de las adquisiciones, existe un Panel de Adquisiciones que muestra información consolidada relacionada con las transacciones de compra.
6- Recepción del producto o servicio
Recepción del producto
Cuando el proveedor entrega lo solicitado, se realiza el proceso de recepción en el sistema, verificando si lo que el proveedor está entregando corresponde a lo solicitado.
Este proceso puede ser conjunto o separado de la factura del proveedor.
Factura
Factura del proveedor
Al recepcionar el documento de factura por pagar del proveedor se ingresa llamando al documento de Orden de compra existente en el sistema.
Existe también la posibilidad de generar este documento desde el documento electrónico generado por el proveedor.
En ninguno de los casos el operador deberá digitar artículos, cantidades o precios, pues el sistema ya posee dicha información.
Esto proporciona una imagen precisa de la situación de cuentas por pagar y recepciones de en cualquier momento durante el ciclo de facturación.
Flujo de aprobación de facturas
El flujo de trabajo de aprobación de facturas de proveedores comprueba la factura del proveedor por discrepancias antes del procesamiento de pago. Valida los detalles de una factura de proveedor contra los detalles de su correspondiente pedido y recepción de artículos.
Las facturas con diferencias se identificación como con discrepancias y se suspende su posibilidad para seleccionarlas para pagar.
El flujo de trabajo proporciona los siguientes beneficios:
- Identificar problemas resaltando diferencias entre lo solicitado y lo facturado, permitiendo a los aprobadores o compradores abordar rápidamente los problemas.
- Eliminar las variaciones de costos al garantizar que no existe sobrepago por precios incorrectos o que no han sido recibidos.
Devolución
Eventualmente puede existir la necesidad de devolver al proveedor productos recibidos. Este procedimiento debe ser controlado pues una vez realizada la entrega del producto al proveedor indicando las razones que la originaron, debe ingresarse la correspondiente Nota de Crédito del proveedor. RMA return merchandise authorization
7- Control de documentos
Una vez recepcionado el producto, se debe realizar el control para proceder al posterior pago.
Este control debe cotejar los 3 documentos que están involucrados en la transacción, que son la Orden de Compra, la Recepción y la Factura del proveedor. El objetivo de este control es garantizar que los productos y condiciones solicitadas coincidan exactamente con lo realmente recepcionado y con las facturas emitidas por el proveedor, evitando así un pago incorrecto por diferencias de precios o productos no recibidos.
8- Pago
Después de ingresar las facturas de los proveedores y que cumplan el proceso de aprobación, el documento queda pronto para que se puedan pagar fácilmente a su vencimiento.
El documento por pagar es seleccionable para pagar a su vencimiento, agrupándola con otras facturas del proveedor en caso que las hubiera.
Se podrá monitorizar la antigüedad de acreedores analizando los montos por moneda, documentos por mes que se adeudan a cada proveedor.
Esto permite a las empresas automatizar el proceso de compras y pagos.