Guía para seleccionar software para tu empresa minorista

Un documento definitivo para seleccionar el software más adecuado para gestionar tu empresa

¿Cómo usar esta guía?

Hemos realizado este eBook para ayudar a los decisores de las ventas minorista a visualizar cuales son las opciones tecnológicas que los comerciantes tienen a disposición para mantenerse al día en esta realidad cambiante. Intentaremos describir las opciones que disponen para lograr mayor productividad en sus negocios utilizando tecnología. Todo lo que necesitas es acelerar la digitalización de tu comercio, creando un estante digital.

Utiliza esta guía gratuita para conocer diferentes opciones tecnológicas para que puedas:

• informarte
• evaluar
• comparar
• seleccionar

Esto incluye:

• Consejos para que puedas identificar tus necesidades
• Aspectos funcionales que debes considerar al momento de tu evaluación
• Qué herramientas y funciones buscar

Canales digitales

Estante digital

Se trata de todos los puntos de contacto online que utiliza un cliente para descubrir, investigar, consultar y comprar cualquier producto o servicio.

Hoy en día, la mayoría de los comerciantes son conscientes de la importancia de mostrar, promocionar y distribuir sus productos en varios canales. No tanto en la mayor cantidad posible, sino en aquellos más útiles para sus compradores habituales, ya sea mediante una página web online, marketplaces como Mercado Libre, Amazon o Google, redes sociales con compras nativas integradas, como Instagram.

¿Un minorista debe tener una plataforma de comercio electrónico? 

Cuando decimos comercio electrónico se nos viene a la cabeza la venta minorista, pero esto ahora está cambiando.  La tienda web se transformó en lo habitual para la mayoría de las distribuidoras, a veces no para la venta misma, sino para exhibir el producto y dar información profunda y detallada de los artículos disponibles sustituyendo totalmente a los catálogos y folletos de antes. 

La interfaz con el sistema de gestión otorga la seguridad de unicidad de datos y facilita el trabajo. La integración debe ser bidireccional entre el software de comercio electrónico y el sistema ERP, lo que le permite sincronizar la información de los artículos, la disponibilidad de inventario y los pedidos entre los sistemas. 

Las principales tiendas electrónicas son:

• Magento, para tiendas grandes
• Vtex, para tiendas grandes
• Prestashop, para tiendas medianas
• Shopify, medianas y pequeñas 
• Woocommerce, para tiendas pequeñas

También existen algunos sistemas que ofrecen la tienda electrónica embebida, lo que siempre es mejor pues garantiza la perfecta integración de datos.

¿Tienda propia, marketplace o ambos?

A la hora de vender productos en Internet, la primera idea que se nos ocurre es abrir una tienda online. Pero también son muchas las marcas y vendedores que recurren a marketplaces, esas grandes webs que reúnen miles de productos. ¿En qué se diferencia vender en un ecommerce y un marketplace? Veamos algunos puntos:

 Tienda web propia:

El  vendedor se encarga de todo el proceso: montar la página web, realizar seguimiento del inventario y la logística, enviar los pedidos y ofrecer un servicio de atención al cliente.

Marketplace:

Los marketplaces parecen una vía de entrada al comercio electrónico más fácil. Los vendedores o marcas publican sus productos y pueden olvidarse de lo demás, ya que muchos de ellos ofrecen (a cambio de un precio) servicios de almacén, logística, envíos y atención al cliente.

¿Qué prefiere el consumidor actual: ecommerce o marketplace?

Desventajas de un ecommerce

• Más inversión de dinero y tiempo.
• Más costos en software.
• Necesidad de un equipo entrenado en mantenimiento y lanzamiento de plataformas de ecommerce e integraciones con otros sistemas como pasarelas de pago y logísticas..
• Control y sincronización de stock, red de distribución y envíos.
• Mayor esfuerzo para atraer tráfico a la web.

Ventajas y desventajas de vender en marketplaces online

Ventajas de un marketplace

• Fácil puesta en marcha
• Plataformas con mayor confianza entre los compradores.
• Posibilidad de destacar en categorías entre tus competidores directos.
• Mayor tráfico de entrada.
• Ahorro de procesos administrativos (el marketplace hace las transacciones e ingresos por ti).
• Opción de dropshipping (el marketplace puede gestionar el stock, envíos y devoluciones en tu nombre).

Desventajas de un marketplace:  

• Más competencia (incluso con los propios productos del marketplace, a los que siempre se dará prioridad).
• Menos personalización.
• Comisiones por transacciones (en listados, categorías de producto y por cada venta, variables según el marketplace).
• Promos limitadas por cada vendedor o épocas marcadas por el marketplace.
• Necesidad de marcar precios más bajos por la competencia.
• Atención al cliente en manos del marketplace.

Entonces, ¿es mejor un ecommerce o un marketplace?

La mayoría de los marketplaces como Mercado Libre o Amazon, reúnen a marcas y negocios medianos y pequeños, de modo que son excelentes plataformas para conseguir ingresos si acabas de empezar tus ventas y quieres ahorrar recursos.

No obstante, los marketplaces online no son buenas herramientas para dar a conocer una marca. Esto se debe a los hábitos de compra de los usuarios, que usan los marketplaces para comparar productos de forma rápida, y barata.

¿Quieres tener ecommerce y marketplace a la vez? Es una de las decisiones más comunes: una estrategia multicanal u omnicanal que combina tantos canales de venta propios como plataformas de terceros.

¿Cómo conseguirlo?

Centralizando el Product Information Management (PIM)

Para que puedas sacarle el jugo a lo mejor de los dos mundos de forma eficiente, tendrás que automatizar lo más que puedas la gestión de tus productos y eso lo podrás hacer centralizando la información mediante un PIM (Product centralized management). 

• Ahorra tiempo y dinero al reducir la necesidad de contar con sistemas independientes para cada tarea.
• Facilita a las empresas compartir la información de los productos entre departamentos
• Ayuda a los vendedores digitales a crear y gestionar catálogos de productos

¿Cómo puedo unificar y centralizar la información de mis productos?

• Catálogos de producto instantáneos
• Comparte datos de productos en varios canales, marketplace, ecommerce, redes sociales
• Workflows de trabajo en equipo, roles para edición, datos, corrección y aprobación.

Madurez del negocio

Básica

• Gestión de productos dispersa
• Imágenes en repositorio en la nube
• descripciones y precios en planillas excel
• sin interfaces entre sistemas

Centralizada

• Gestión de productos centralizada
• Gestión de imágenes centralizada
• No existen flujos de trabajo colaborativo

Avanzado

• ERP con interfaces a ecommerce y marketplaces
• Atributos de productos enriquecido
• Flujos de trabajo con aprobaciones para publicar
• Colaboración en carga de información
• Centralización en gestión de pedidos
• Centralización en gestión de cobros
• Centralización en gestión de inventario
• Centralización en gestión de envíos

Publicación de productos:

La tarea de publicación de productos y su mantenimiento es una tarea ardua, que requiere tiempo y atención. Podrás crear masivamente productos mediante planillas excel o archivos CSV, Así como listar y descargar publicaciones o lo que necesites para tu control. 

• Códigos universales de productos (UPC)
• SKU
• Nombres de productos
• Títulos
• Recursos digitales (imágenes)
• Especificaciones técnicas

Flujos de trabajo:

Puedes crear grupos de trabajo con diferentes roles para ingresar información, controlar y publicar.

Tiendas Físicas

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Punto de venta – POS

Tus sucursales físicas pueden desempeñar un nuevo rol en la realidad omnicanal actual con un check out rápido, seguro y conveniente que soporta una variedad de opciones de pago y entrega.

Inventario preciso y en tiempo real

Gestiona tu stock en tiempo real y optimiza las operaciones de inventario en tienda como envíos, recuentos o entregas desde dispositivos móviles.

Búsqueda inteligente de productos

• Apertura y cierre de tiendas y terminales POS
• Gestión de precios y promociones
• Cobros en varias monedas
• Consulta de precios
• Canjes

Gestión del inventario en tienda

El inventario es la sangre de una empresa minorista y su correcto control es indispensable para asegurarnos que los productos siempre estén dónde y cuando se necesiten. Lograr la sistematización de un inventario correcto en tiempos donde también es afectado desde diferentes sectores determinará su confiabilidad y te permitirá utilizarlo para la toma de decisiones.

¿El objetivo? minimizar los procesos manuales y que todas las operaciones tengan una total trazabilidad.

Reposición de tiendas

Varios sistemas automáticos de reposición de tiendas:

• Stock mínimo 
• Reposición de lo vendido

Gestión del inventario central

La opción clásica es que el minorista posea un depósito central, que sirva de centro de distribución para toda su operación, esto quiere decir el abastecimiento de sus tiendas físicas y el despacho de su comercio digital.

Pero existen otras opciones que combinan almacenes propios, con almacenes tercerizados.

¿Tienes tu logística totalmente subcontratada?

Es muy común que las empresas en crecimiento tercericen parte o toda su logística. Eso no debe ser un problema para tu software.

Entregas tercerizadas

En esta opción los móviles de transporte deben identificarse como de terceros, para poder listar, verificar y liquidar los pagos según los acuerdos que tengas con las empresas de transporte y logística.

Almacén tercerizado – 3PL

Cuando la distribuidora terceriza la totalidad o parte de su almacenaje lo que se debe buscar es la forma de gestionar y controlar la operación.

Podrás integrar tu depósito tercerizado conectando tu proveedor a tu sistema de gestión: esto facilitará la transferencia de los pedidos y un perfecto control de la ejecución.

Existen varias formas de enrutar los pedidos que recibes hacia una empresa logística externa 3PL:

• Mediante descarga de archivo de órdenes de venta
• Mediante API de comunicación con software del logístico que también sincroniza tu inventario.

Gestión de Pedidos

Hub de pedidos

Una vez que estés vendiendo mediante múltiples canales debes asegurar una gestión de pedidos eficaz y flexible, apoyada en una visión única de inventario.Al conectar todos los canales de venta en tu sistema de gestión, tendrás una visibilidad completa de todas las órdenes de venta, con su orígen y le darás cumplimiento de forma ordenada y 100% controlada.

Preparación de pedidos 

Los pedidos irán ingresando a tu sistema y podrás direccionarlos a la tienda que desees o prepararlos de forma centralizada asignándoles a quien corresponda.

Filtra los pedidos teniendo en cuenta las consideraciones de entrega de cada uno.
Si tienes varias tiendas, podrás direccionarlos a la tienda que desees o prepararlos de forma centralizada asignándoles a quien corresponda.
Si tienes acordado con transportes determinadas horas para levantar pedidos preparados, puedes organizar el picking a tu conveniencia.

Entrega de pedidos

Una verdadera gestión de pedidos omnicanal permite que administres la entrega centralizada respetando las solicitud de la forma de entrega seleccionada por el cliente o seleccionando entre las opciones de la empresa.

Cobros desde plataformas digitales

El cobro ingresa al sistema de forma automática, con el sistema de cobro seleccionado por el cliente creando en ese momento las comisiones correspondientes de esa transacción.

Esta forma atomizada permite una trazabilidad perfecta con todas las operaciones y facilita la conciliación de cuentas al momento de cobro de la entidad pagadora.

Facturación 

Desde la orden de venta podrás facturar sin ingresar nuevamente los datos y esta factura se asignará automáticamente al cobro ya ingresado.

Conciliación automática de tarjetas de crédito

Con una gran cantidad de cobros mediante tarjetas de crédito, la conciliación de los cobros se hace compleja y para facilitar la automatización de este proceso se torna en importante.

Comisiones y órdenes de cobro

De acuerdo a la forma de pago seleccionada por el cliente, las condiciones acordadas y  la forma de pago del sello el sistema crea:

• las comisiones del sello que serán descontadas
• las órdenes de cobro correspondientes que pagará el sello

Conciliación de tarjetas de crédito

El sistema carga los datos que envían los sellos (Visa, Mastercard, etc) en planillas Excel o archivos CSV  interpretando cada formato particular. De este modo la aplicación puede generar dos grillas, una con la información de datos internos, y en la otra con los datos importados de los sellos. Concilia automáticamente todas las posibles y luego permite realizar las conciliaciones manuales, simplemente asociando filas de una y otra grilla.

El usuario debe solamente identificar las pocas transacciones manuales que quedan sin cruzar, a diferencia de antes que debía hacer todo el proceso manualmente.

¿Manejas una marca propia y debes gestionar su diseño?

Muchos minoristas y distribuidores poseen marcas propias que fabrican terceros locales o de importación, y es imprescindible su correcta gestión de diseño.

Muchas veces la cantidad de artículos hace que su gestión se torne complicada.

• Impresión marcas en el producto
• Diseños o distintivos
• Textos legales
• Empaque

En estos casos la colaboración entre las personas que solicitan, diseñan, aprueban y envían, junto con los flujos de aprobación y adjuntos de imágenes, archivos y otros documentos importantes, facilita y ordena las tareas.

¿Por qué es importante un ERP para un minorista?

Si tu comercio ya está promocionando y vendiendo productos en múltiples canales o está en proceso a hacerlo, lo que necesitas es un software que centralice y automatice la gestión de publicación de los productos, gestión del pedido, cobro y envío.

Gestión administrativa

El sistema debe proporcionar a los minoristas una visión completa y en tiempo real de sus operaciones omnicanal.
Los productos, precios, ofertas, ventas e inventario a través de sus distintos canales se gestionan desde un único punto.

• Abastecimiento
• Almacén propio o tercerizado
• Órdenes
• Hub de Pedidos
• Ventas
• POS
• eCommerce

Gestión mediante indicadores

Paneles de control ‘dashboard’ en una empresa minorista

¿Qué es un ‘dashboard’?

Un dashboard es un panel de datos en el que las empresas visualizan en línea una representación gráfica de la información más relevante para su negocio, transformando los datos en información.

Lo que no se ve, no se analiza. Y, si no se analiza, no se mejora.

En palabras más sencillas: es un resumen ejecutivo con la información que tú necesites tener siempre al alcance de tu mano.

¿Para qué sirve un ‘dashboard’?

La información que se visualiza mostrará lo que ocurre en tu entorno y te permitirá conocer de forma rápida y muy visual la situación relevante para tu rol en cada momento.

Suele estar configurado por:

• indicadores clave de rendimiento 
• Representación gráfica apoyada con colores, torta, barras, líneas
• Tablas de comparaciones de periodos que indiquen evolución
• Rankings de elementos relevantes
• Valores con una flecha de tendencia
• Cantidades con una flecha de tendencia

Se trata de tener una herramienta que facilite la toma de decisiones y permita identificar rápidamente y lo más visual posible los puntos a mejorar o sobre los que actuar.

Dashboards basados en roles

Cada persona de tu equipo tiene un rol asignado, y por lo tanto tendrá tareas y responsabilidades a realizar.

Los dashboards basados en roles muestran a cada rol los paneles, indicadores y reportes, que necesita por su función y responsabilidad. Al ingresar a su pantalla, tendrá toda la información actualizada que necesita para dar seguimiento y tomar las decisiones al momento.

Con éstos análisis incorporados, las empresas pueden obtener información operativa y financiera relevante sobre el desempeño de la empresa en múltiples departamentos y equipos. La información estará respaldada por datos precisos y en línea.

Opciones de sistemas

Una vez que te convences de que necesitas cambiar tu sistema de gestión para tu empresa de minorista, la siguiente pregunta es ¿qué tipo de ERP es el más adecuado para tí?

¿Un ERP completo verticalizado para el comercio minorista o un ERP general?
¿Un ERP completo o uno pequeño?
¿Un ERP On Site o en la Nube?

Las empresas distribuidoras cuando comienzan normalmente se gestionan con sistemas de contabilidad para empresas pequeñas y con múltiples sistemas complementarios para inventario, e commerce, punto de venta, recursos humanos. Estos sistemas normalmente de gama baja, ofrecen características mínimas. A medida que los distribuidores crecen, percibirán que este tipo de software les resulta insuficiente y buscan sistemas más robustos que les facilite el crecimiento y una gestión más eficiente.

¿Qué software necesito para mi comercio?

¿Sistema de facturación e inventario, ERP local para minoristas o ERP completo para minoristas?

No existe un único sistema que sea la mejor elección para todos los tipos de comercio, y sólo tú puedes saber qué es lo que verdaderamente necesitas y cuál será mejor para tu negocio.

Según tu tamaño, forma de trabajo y expectativas de crecimiento, será el tipo de software que necesites.

Existen sistemas de facturación e inventario que son suficientes para comercios pequeños, sin complicaciones ni expectativas de crecimiento, y están los ERP especializados para varios tipos de comercios minoristas. Si bien estos sistemas tienen funciones detalladas de cada tipo de sector, normalmente son sistemas de estructura cerrada, con plataformas tecnológicas obsoletas, sin conectividad y con funciones limitadas.

Características que debes procurar:

• Capacidad de personalización de la empresa
• Personalización de reportes, informes, paneles y KPI
• Importación y exportación de datos del sistema por el usuario
• Completa sincronización del sistema con tiendas electrónica propia y de terceros
• Control de liquidaciones de tarjetas de crédito
• Punto de venta ágil

Características de los sistemas ERP para minoristas

La siguiente tabla compara cada tipo de sistema ERP para minoristas:

Los sistemas ERP actuales han evolucionado a partir de las mejores ideas de la industria. Como resultado, la mayoría de los sistemas ERP brindan una funcionalidad en apariencia similar, pero que muchas veces al profundizar son bastante diferentes. Los minoristas deben prestar especial atención a los detalles para diferenciar entre sistemas al evaluar las aplicaciones ERP y su capacidad de escalar.

Resumen

Los sistemas ERP pueden ser un ingrediente fundamental en la construcción de tu éxito en la gestión de tu empresa minorista.
Hoy en día, los sistemas abiertos, que automatizan los procesos y fomentan el trabajo colaborativo son los ganadores de este sector.

Para maximizar tus ganancias tu próximo sistema debe sincronizar las tiendas de terceros como Mercado Libre y Amazon, tu tienda electrónica propia y tu local de venta gestionando tus pedidos, inventario, entregas y cobros. Y si tu negocio se concentra en el mayoreo, con procesos comerciales y logísticos más complejos, tu sistema debe integrarse con dispositivos móviles de ventas y almacén, comisiones de vendedores, bonificaciones y descuentos y una gestión controlada de devoluciones de clientes.