Transformación Digital: qué es, por qué cambiar y cómo cambiar
Un documento definitivo para emprender el proceso de innovación en tu empresa
La transformación digital es lo que sucede cuando las empresas replantean su forma de hacer las cosas o brindar servicios en términos de lo actualmente posible, usando la tecnología.
¿Qué significa el término Transformación Digital exactamente?
Como la mayoría de los términos de moda, “Transformación digital” significa algo diferente para casi todos. Las empresas que tienen éxito con este enfoque están utilizando innovadores sistemas de gestión empresarial y están poniendo al cliente en el centro de todo; además, están automatizando sus procesos y están creando nuevos modelos de negocio.
En pocas palabras…
- Usan menos lápiz, papel y planillas, y más aplicaciones de gestión en línea.
- Utilizan menos servidores propios y más espacio de almacenamiento en la nube.
- Son customer centric (el cliente en el centro de sus actividades).
- Están más conectados: tanto los empleados de la empresa como los clientes pueden estar en su ciudad o al otro lado del mundo.
- Rediseñan sus procesos para que el flujo de datos de marketing, ventas, servicios, operaciones y logística estén interconectados.
- Modernizan sus servicios de entrega. Exceden las expectativas de los clientes.
- Utilizan los datos para tomar sus decisiones de negocio.
¿Por qué deberías transformar tu negocio?
La digitalización está influyendo en todos los aspectos de nuestra vida cotidiana. La competencia es cada vez más compleja, más exigente y más global, y es diferente de las formas anteriores de competencia, pues ésta compite con otras herramientas.
En esta nueva competencia ya no hay lugar para empresas con actividades manuales, ingresos de datos repetidos, escasos o inexistentes controles, múltiples planillas de datos esparcidas por la empresa.
Para enfrentar estos desafíos, las compañías deben transformarse profundamente, ingresando al mundo digital. Es decir, deben lograr un cambio total de mentalidad.
¿Qué es lo que debemos transformar?
1. La Cultura de la empresa
Cualquier herramienta es inútil sin una meta, un proceso y un guía experimentado. Al implementar un nuevo software, es necesario asegurarse de que cada usuario de la empresa sepa cómo aprovecharlo. Además, al apoyar e incentivar el aprendizaje continuo, la mejora y la innovación, los líderes empresariales harán que la adaptación al cambio sea mucho más fácil para sus empleados.
Debemos alinear la cultura de la empresa y la percepción del equipo.
Si el uso de cualquier herramienta y software se percibe como una tarea innecesaria adicional para el trabajo diario, es posible que desees comenzar la transformación digital aumentando el coeficiente de inteligencia digital de tu equipo. Simplemente invertir en herramientas no es un sustituto del liderazgo orientado a la innovación. Si se ha asegurado de que el conocimiento y las capacidades de su equipo cumplan con los cambios planificados, avance a la fase de análisis de sus procesos.
2. Procesos de trabajo
Las nuevas tecnologías te permiten realizar procesos de una manera diferente. De una forma totalmente conectada, más eficiente, eliminando las tareas repetitivas. Por lo que éste es un excelente momento para analizar en profundidad uno a uno tus viejos procesos y rediseñarlos, agregándole la tecnología disponible y haciendo que tus flujos estén más alineados a las mejores prácticas de la industria.
Es posible que las herramientas que evaluarás en tu proceso de selección ya tengan incorporadas muchas de las mejores prácticas de gestión actuales de las empresas.
Veamos cuatro procesos que deberás analizar:
- Procesos Comerciales
- Procesos Operativos
- Experiencia del Cliente
- Tecnologías en el desarrollo del Producto
Consejo: Aprovecha este momento de análisis y diseño de procesos para incorporar las Buenas Prácticas de tu Industria.
3. Sistema Integrado
El primer y más importante paso sería integrar el software y las herramientas adecuadas para respaldar completamente tus procesos.
¿A qué nos referimos cuando decimos Sistema Integrado?
Un Sistema Integrado es aquel que acompaña todos los procesos de tu empresa de principio a fin, reutilizando la totalidad de información que ya tiene el sistema. Todo en un mismo ambiente, sin utilizar herramientas accesorias o complementarias.
De esta manera puedes seguir el flujo de los procesos de la mano de un único sistema.
Según el tipo de industria los procesos serían:
- Presupuestos al cliente
- Colaboración entre el personal
- CRM
- Pedidos de venta
- Facturación
- Administración Financiera
- Manufactura
- Almacenes
- Operaciones Logísticas
- Recursos Humanos
- Paneles de Control
Ya no debes ingresar la misma información varias veces al sistema. Es el software quien te sugiere que es lo que debes hacer y te acompaña en el flujo de trabajo. De principio a fin.
¿Cómo debemos transformar nuestro negocio?
1. Alinea a tu equipo
La estrategia de transformación debe provenir de la empresa al analizar a fondo sus procesos, actividades y herramientas actuales, seguido de la búsqueda de soluciones disponibles en el mercado.
En el proceso de análisis deberás mapear en profundidad los flujos de trabajo actuales y discutir las principales áreas de mejora y transformación. Este es un trabajo fundamental y en muchos casos se requiere del acompañamiento de profesionales expertos en los procesos de negocio que se desean transformar.
2. Selecciona el mejor sistema para tu empresa
Una vez que tengas claro tus necesidades y requerimientos deberás iniciar la búsqueda de soluciones disponibles que cumplan con los requerimientos que se determinaron. Puedes leer más sobre este tema aquí.
Ten en cuenta que el mejor momento para comenzar este proyecto fue ayer, y el segundo mejor momento es hoy.
¿Qué opciones hay?
Tipo de Sistema:
- El mejor sistema de cada funcionalidad (best of bread): elegir la mejor opción de cada funcionalidad necesaria.
- Sistema integral: Un único sistema que abarque las funcionalidades necesarias. End to End.
Tipo de despliegue
- Software en la Nube
- Software instalado en servidores propios
3. Determina las bases para la evaluación del Sistema
El proceso de selección del sistema, puede ser un proceso complicado y para contrarrestarlo deberás crear una metodología objetiva para su evaluación. Aquí puedes leer cómo gestionar la selección de un ERP para una empresa mediana.
- Escribe un documento con sus Requisitos de Software
- Determina qué es lo que quieres ver en las demostraciones de los proveedores
- Realiza un sondeo en el mercado de Software y realice una lista de proveedores a contactar
- Evalúa del al 1 al 10 cada presentación, en lo que respecta al sistema y a la solvencia de los consultores
- Analiza las fortalezas y debilidades de cada sistema
Otros elementos importantes a tener en cuenta:
- Migración de datos
- Proceso de Análisis de Brechas
- Manejo de las Pruebas y verificaciones de Flujo
- Customizaciones
- Posibilidad de integraciones
4. Informate de las políticas de las nuevas actualizaciones del proveedor del sistema
Un buen proveedor de software mantendrá sus funcionalidades actualizadas, por lo que tu empresa estará protegida tecnológicamente por un buen tiempo. Pero tú deberás profundizar sobre estos aspectos.
Pregúntate cuáles fueron las actualizaciones por ejemplo del último año, que funcionalidades fueron incorporadas y lo más importante cuál es la hoja de ruta para los próximos 2 años. Ahí podrás visualizar cuál es la preocupación de cada proveedor de software y qué es lo que tiene planificado evolucionar.
Una buena solución de software te dará soporte ahora; una excelente te ayudará a estar preparado para los desafíos que vendrán.
Los sistemas en la nube son los únicos que te garantizan que tu software siempre estará actualizado.
5. Cuida a las personas
En todas las empresas, existe una manera de gestionar su negocio. La realidad es que en todas las empresas existen flujos de trabajo. Pueden estar usando procesos manuales, lápiz y papel, planillas de cálculo o sistemas simples y desconectados.
Y estas “viejas” maneras de gestionar la empresa deben transformarse en las “nuevas” maneras de gestionarla. Este momento de transformación es un momento delicado, donde lo más importante son las personas.
El acompañamiento, la capacitación y la supervisión son claves en esta etapa, y no nos tenemos que olvidar nunca que los sistemas no realizan las tareas, son las personas las que las realizan.
Transformación Digital con un Software de Gestión Integral
El sistema de gestión integral transforma y agiliza los procesos cruciales de la empresa al integrar los procesos, las personas, los clientes y los proveedores. Esto ayuda a tu organización a aumentar la eficiencia, centralizar la información, la accesibilidad de datos, disminuir la pérdida de tiempo por duplicación de entrada de datos y como resultado aumentará la utilidad empresarial.
Elegir una solución integral sobre otras opciones que incluya varias herramientas te ahorrará una gran cantidad de tiempo en la fase de configuración y aún más a largo plazo. No tendrás que preocuparte en ingresar datos de una herramienta a otra, ni tendrás una visión parcial de tu empresa según la herramienta que mires.
Conclusión
En 1998, Kodak tenía 170.000 empleados y vendía el 85% de todas las fotos en papel del mundo. En muy pocos años, su modelo de negocio desapareció llevándolo a la quiebra. Lo que le pasó a Kodak le pasará a muchas industrias en los próximos 10 años (¡y muchas personas no se dan cuenta!)
¿Acaso pensabas en 1998 que 3 años más tarde no volverías a tomar fotografías en papel? La transformación digital ha sido un proceso en rápida evolución a lo largo de tres décadas, pero más aún en la última, donde esta transformación pasó a ser exponencial.
Para que tu empresa siga siendo competitiva, asegurate en invertir en estos dos aspectos:
- aumentar las habilidades digitales de tu equipo
- implementar soluciones tecnológicas modernas a lo largo de toda la empresa
Los beneficios que obtendrás serán muy profundos y extensivos podrás enfrentar los cambios que se avecinan de forma más segura y competitiva.
El mercado de software empresarial ha estado dominado por herramientas de una sola función, desconectadas y sistemas tecnológicamente desactualizados y primitivos. La complejidad creciente del futuro próximo demandará un importante incremento en las funcionalidades de las soluciones informáticas y una necesidad de inmediatez e integralidad de gestión. Todo conectado, todo disponible, todo en línea.
Por lo tanto, no te dejes arrollar por el tren de la digitalización: ¡súbete y observa esta nueva realidad por tí mismo!