Durante la búsqueda del sistema más adecuado para tu empresa es importante realizarle a tu proveedor ciertas preguntas que te ayudarán a tomar la decisión más adecuada, aquí te presentamos un listado orientativo para que elijas la mejor opción.
La adquisición de un ERP es una de las inversiones de IT más sustanciales e importantes de tu empresa. La elección del proveedor de software ERP adecuado es fundamental para asegurar el retorno de la inversión.
Recuerda que si dejas que el proveedor te hable sólo de los temas que a él le interesan, muchos aspectos que son importantes para que tomes la mejor decisión no te los dirá. Es por esto que será fundamental que te cuestiones varios puntos, los cuales aquí te los presentamos clasificados por tema.
1. Costo de licencias.
Aquí deberás consultarles:
¿Cuál es el costo del sistema que la empresa necesita actualmente?
¿Cuál es el costo del sistema que la empresa puede necesitar en el futuro?
¿Cómo se gestionan las actualizaciones del sistema?
¿Cada cuanto tiempo se realizan actualizaciones?
¿Cómo se corrigen los errores del sistema?
2.Costo de implementación del sistema
En este punto será importante cuestionar:
¿Cuál es el costo esperado de la implementación del sistema en mi empresa?
¿Cuánto puede aumentar el costo de la implementación una vez se comience?
¿Cómo se puede evitar un aumento de costos de implementación?
3.Configuración
Aquí preguntaremos a nuestro potencial proveedor:
¿Qué capacidades de configuración posee el sistema para acompañar los procesos únicos de mi empresa?
¿Cómo se gestionan las personalizaciones especiales de mi empresa?
Las personalizaciones especiales de mi empresa se migran conjuntamente a las nuevas versiones?
4.Escalabilidad
En referencia a la escalabilidad del proyecto, preguntaremos:
¿El nuevo sistema acompañará el crecimiento que mi empresa tendrá en los próximos años?
¿Las nuevas funcionalidades que requerimos tendrán costo?
5. Facilidad de Uso
En relación a este apartado las consultas serán:
¿El sistema tiene una interfaz de usuario intuitiva que facilite la adopción del equipo?
¿Tiene ayuda en línea para solventar dudas de uso?
¿Tiene documentación escrita y ayuda en videos?
6. Gestión de proyectos:
Las consultas en este punto serán:
¿El proveedor asigna un jefe de proyectos con amplia experiencia en mi industria para la implementación del nuevo ERP?
¿Ayudará el proveedor a crear hitos que visibilicen los éxitos relevantes para nuestro negocio para que nuestro equipo perciba el avance del proyecto?
7. Actualizaciones del sistema:
Aquí preguntaremos:
¿Cómo entrega el proveedor las actualizaciones?
¿Las nuevas funcionalidades tienen un costo adicional?
¿Las actualizaciones requieren asistencia para instalarlas?
8. Migración de datos:
Aquí preguntaremos a nuestro posible proveedor:
¿Cómo se cargan los datos existentes en el viejo sistema al nuevo sistema?
¿Qué costo tendrá la carga de datos al nuevo ERP?
9. Soporte
En relación al soporte, consultaremos:
¿Existe una manera que pueda realizar preguntas en formato de chat, con respuesta inmediata?
¿Existe una plataforma de tickets para soporte?
¿Cuánto demora en promedio la resolución de los tickets abiertos por la empresa?
Importante: recuerda las características que distinguen a un sistema de gestión moderno
Ten en cuenta cuáles son los aspectos más relevantes que distinguen a los sistemas modernos de los antiguos:
- Basado en la nube y multidispositivo
- Fomente el trabajo colaborativo y que conecte empresas, personas y procesos.
- Capacidad de personalización de la empresa y el usuario.
- Personalización de reportes, informes
- Visualización de dashboards e indicadores para facilitar la gestión
- Completa conectividad del sistema con sistemas de terceros
- Envío de correos o notificaciones mediante el sistema
- Que gestione tu operación, no únicamente tu administración
Puedes conocer más sobre el funcionamiento de un ERP y qué tener en cuenta a la hora de elegir el ideal para tu organización en nuestro eBook.