¿Tu empresa necesita cambiar su plataforma de gestión? te daremos algunos consejos para que la búsqueda y comparación sea más segura y eficiente.
La selección del software ERP debe comenzar con una investigación profunda e imparcial sobre los productos y tecnologías ERP que están disponibles, de modo que puedas elegir una plataforma que proporcione un rendimiento acorde al tiempo y dinero que ha invertido.
Este proceso es diferente según el tipo de empresa de que se trate, y que tan claro tengas de cuáles serán las funcionalidades que la empresa necesite.
Consideraremos que la empresa ya definió las funcionalidades que procurará en el nuevo software ERP.
Todo comienza con la confección de un documento donde reuniremos los requerimientos de la empresa en relación al ERP. que es donde deberás agrupar metódicamente cuáles son las necesidades que la empresa tiene en relación al futuro sistema de gestión empresarial.
La calidad y claridad que tenga este documento de los requerimientos redundará de forma directa en la calidad de las propuestas de los proveedores de software, y ésto redundará en una selección exitosa o en un pérdida de tiempo y dinero.
En realidad el proceso de selección de un ERP de una empresa mediana, se compone de tres partes (que puede resumirse en una sola parte en los casos de pequeñas empresas):
Solicitud de Información
RFI (Request for Information)
Este documento puede enviarse a un gran número de proveedores (6-8), los cuales brindarán información detallada de su producto, precios, opciones. Este es un buen punto de partida para eliminar a los proveedores que no concuerdan exactamente con la necesidad requerida.
Solicitud de Propuesta
RFP (Request for Proposal)
Una vez cumplida la etapa de información, se reduce la cantidad de proveedores al 50%, así tendremos una lista de 3 o 4 proveedores, que investigaremos más a fondo sobre todos los requerimientos de la empresa.
Aquí es donde profundizaremos cada una de las funcionalidades solicitadas, identificando los procesos de negocio de la empresa y los puntos críticos del negocio.
La solvencia técnica y conocimiento funcional de los diferentes proveedores serán clave en esta etapa, donde la comprensión de las complejidades del negocio deberán ser comprendidas en profundidad. La profundidad de las funcionalidades y la flexibilidad de los sistemas que permitan moldear de forma correcta los procesos de negocio de la empresa deberá será muy valorada.
Solicitud de Cotización
RFQ (Request for Quote)
Es en este momento donde se solicita a los proveedores preseleccionados (no más de 4) los costos detallados de cada funcionalidad, especificaciones técnicas, plazos de implantación, posibilidades de customización, opciones de despliegue (SaaS o On Premise), costos de licencias, costos de infraestructura necesaria, soporte y mantenimiento (SLA Service Level Agreement).
Teniendo claro estas etapas, podemos ahora analizar cómo podemos reunir la información que necesitas brindarle al proveedor para que sus propuestas sean claras y exactas.
De una buena determinación de los requerimientos depende el éxito de la implementación del sistema de gestión.
Para facilitar la tarea, puedes crear una planilla RFP para entregar a los oferentes que incluya estos puntos:
Alcance del Proyecto
Breve descripción del alcance del Proyecto indicando las razones de la búsqueda del nuevo sistema y que se espera de él.
Si es posible, indique los puntos fuertes y débiles de la empresa y los requerimientos de escalabilidad del sistema.
Incluya un cronograma detallado del proyecto desde el envío de RFP hasta la selección del proveedor.
Requisitos técnicos
Indique claramente si el sistema a seleccionar debe cumplir estándares de calidad de la información (por ejemplo SOX).
También si se desea el despliegue en servidores propios, web o conjuntamente.
Si se necesita interfaz con otro u otros sistemas.
Requisitos funcionales
Aquí es donde proporcionarás una lista detallada de los requisitos funcionales del ERP y las especificaciones técnicas desglosadas por cada área de negocio, con espacio para que los proveedores expliquen cómo su sistema puede cumplir con cada uno de ellos.
Esta es la parte más importante y deberá estar lo más detallada posible. Se requiere que recorra cada proceso de negocio punto por punto y en forma detallada.
Soporte y mantenimiento (SLA) Service Level Agreement
Aquí se deberá definir las necesidades de atención al usuario que requieres para correcciones por mal funcionamiento del sistema, determinando los horarios de atención y los tiempos de servicio según el tipo de problema.
¿El sistema dispone de una Plataforma de Ayuda en línea?
¿Dispone de una Plataforma de Soporte en línea para gestión de los tickets de soporte?
Soporte y mantenimiento (SLA) Service Level Agreement
Aquí se deberá definir las necesidades de atención al usuario que requieres para correcciones por mal funcionamiento del sistema, determinando los horarios de atención y los tiempos de servicio según el tipo de problema.
¿El sistema dispone de una Plataforma de Ayuda en línea?
¿Dispone de una Plataforma de Soporte en línea para gestión de los tickets de soporte?
Entregables
Especifique cada una de las entregas que el proveedor deberá realizar, como por ejemplo las diferentes funcionalidades, reportes o procesos.
Si es posible especifique de qué manera se controlará el cumplimiento, con casos de uso o prototipos de reportes. (esto puede ser solo al seleccionado)
Plazos
Solicita un cronograma con las entregas.
Desglose de costos
Haga que cada proveedor proporcione un desglose de los siguientes costos asociados al sistema:
- Licencias de Uso por funcionalidad, por usuario, por un plazo mínimo de 2 años
- Licencias de Uso de la Base de Datos
- Licencias de Uso del Sistema Operativo
- Hardware requerido
- Customizaciones desglosadas por funcionalidad
- Soporte y mantenimiento del ERP según requerimiento (SLA)
- Soporte y mantenimiento Sistema operativo
- Soporte y mantenimiento Base de Datos
- Capacitaciones por Funcionalidad
Términos y Condiciones
Solicite un detalle de las condiciones de contratación que tendrá el sistema a cotizar.
Especifique las condiciones de pago de acuerdo al cumplimiento de los diferentes hitos.
Calificaciones y referencias
Solicite información a los proveedores en cuanto a implementaciones que hayan realizado en el país o en otros países, premios o distinciones obtenidas.
Road Map de la solución
Es sumamente importante tener un conocimiento profundo del rumbo que está tomando el proveedor con respecto al futuro de la solución y conocer la evolución proyectada de las funcionalidades y las actualizaciones tecnológicas que se irán incorporando.
- Mejoras en las Funcionalidades existentes
- Nuevas Funcionalidades
- Mejoras en la UI (User Interface)
- Mejoras tecnológicas
- Mejoras en conectividad
Proceso de evaluación y adjudicación
Ofrezca a los proveedores los detalles sobre cómo serán evaluados, los plazos involucrados y cómo se realizará la selección final.
Proceso de evaluación:
- Clasifique los proveedores según la capacidad de cumplir los requisitos clave.
- Compare ofertas de soporte
- Arregle demos para los ofertantes concentrándose en las funcionalidades claves
- Compare las cotizaciones de los oferentes considerando los costos totales de uso de la solución en un plazo de por lo menos 2 años.
Crear el documento de requerimientos del nuevo software ERP (RFP) perfecto requiere tiempo, dedicación y paciencia, pero los beneficios son claros, y el dinero que podrías perder si no has hecho correctamente el trabajo de preparación puede hacer que esta inversión de tiempo sea pequeña en comparación a su resultado.
Espero que estas herramientas y pasos ayuden a encontrar el ERP adecuado para tu empresa y que evite algunas de las trampas que las empresas compradoras, por su inexperiencia, pueden encontrar en este camino.