10 pasos para elegir el ERP adecuado para tu empresa

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10 pasos para elegir el ERP adecuado para tu empresa

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) es un conjunto integrado de aplicaciones diseñado para gestionar funciones empresariales, como finanzas, recursos humanos, ventas y fabricación. Al implementarse correctamente, éste aumenta la eficiencia organizacional al automatizar los procesos comerciales y permitir el acceso a datos confiables. Entérate en este artículo de 10 pasos para elegir el software adecuado para tu compañía. 

1. Comprende por qué necesitas un sistema ERP

Tal vez seas una empresa en crecimiento o una startup. ¿Realmente necesitas un software de este tipo? La respuesta, si deseas crecer y mantenerte competitivo, es ¡SÍ!

Atrás quedaron los días en los que Excel podía ser tu aliado en la gestión de tu empresa. Es cierto que muchas aún lo usan como su software empresarial, pero éstas terminan perdiendo negocios significativos frente a la competencia, que se ha actualizado a las soluciones actuales.

Entonces, ¿necesitas un nuevo sistema ERP?

Lo vemos todo el tiempo: las empresas aún usan terminales con tiempos de carga terriblemente lentos y datos inexactos. Estas empresas no tienen la capacidad de ser móviles, problemas de seguridad de ERP , restricciones de actualización debido a las personalizaciones y, lo peor de todo, no tienen soporte de la empresa que creó el sistema en primer lugar. Si experimentas algo de esto, eres un candidato para un nuevo sistema que pueda ayudar a tu negocio a crecer y competir en el mercado actual.

2. Determina tu estrategia de TI

Lo más probable es que su infraestructura de IT actual tenga puntos débiles y deba transformarse para respaldar los objetivos de tu organización. La selección e implementación de un ERP es una gran parte y no debe pasarse por alto.

Puede haber otros factores al desarrollar una estrategia de TI, tales como:

    • Soporte de TI y conjuntos de habilidades del personal
    • Geolocalización
    • Regulaciones gubernamentales
    • Profundidad de funcionalidad

Si bien la mayoría de los principales proveedores de ERP puede abordar fácilmente gran parte de los problemas, el ERP en la nube aún se encuentra en un estadío aún inicial y tiene un camino por recorrer para igualar todo el poder de las soluciones locales.

Es decir, el ERP en la nube o el ERP local podrían ser una excelente opción para tu compañía. Será difícil saberlo sin realizar el debido análisis y saber exactamente qué preguntas hacer, por lo que decimos que es vital contar con expertos que lo ayuden en su evaluación. Algunas preguntas que sería ideal realizarle a cualquier proveedor de ERP, incluyen:

    • ¿Cuál es la hoja de ruta de su producto?
    • ¿Tiene experiencia o conocimientos en nuestra industria?
    • ¿En qué tipo de tecnología estás invirtiendo? (en la nube o local)
    • ¿Con qué frecuencia tienes una actualización importante?
    • ¿Está mejorando continuamente sus modelos de integración?

3. Crea tu equipo de selección de ERP

Un equipo de selección ayuda al equipo del proyecto con la recopilación de requisitos de software y asiste a demostraciones de proveedores de ERP. El equipo debe incluir al menos un miembro de cada departamento, unidad de negocio y ubicación. Elija a los miembros del equipo de selección en función de su nivel de competencia y no necesariamente de su cargo.

Además, asegúrese de incluir expertos en la materia (PYME) que entiendan cómo funciona la empresa en relación con su departamento en particular. Deben comprender los procesos ascendentes y descendentes de sus áreas funcionales.

4. Determina los requisitos de tu negocio

Trabajar con un equipo que no está preparado hace que sea mucho más difícil extraer su conocimiento y documentarlo. Un grupo no preparado te costará significativamente más dinero, no solo en términos de horas perdidas explicando lo que está sucediendo sino que también aumenta sus tarifas de consultoría ya que sus consultores dedican tiempo a actividades innecesarias.

Al determinar qué requisitos son los más importantes, asegúrate de que los miembros del equipo comprendan que las necesidades y los deseos no son lo mismo. Divide los requisitos en tres grupos:

    • Obligatorio: estas tareas son necesarias para realizar una función laboral o tener otra influencia externa, como una regulación de la industria. Estos no son negociables.
    • Valor agregado : estos son requisitos que, si bien son importantes, no son necesarios para realizar una tarea. Por lo general, simplifican las funciones manuales (es decir, la importación automática de datos desde una hoja de cálculo de Excel en el formato correcto) .
    • Es bueno tener estos requisitos de «conveniencia» como un botón en una pantalla que le permite permanecer en la misma pantalla mientras completa una tarea.

5. Mejora tus procesos comerciales

Después de varias semanas de elaboración de estrategias, planificación y recopilación de requisitos, estarás listo para descubrir puntos débiles y oportunidades de mejora. En otras palabras, estarás preparado para comenzar la reingeniería de procesos comerciales. Durante el mapeo de procesos comerciales, es posible que ya hayas capturado un buen número de puntos débiles: ahora es el momento de documentarlos formalmente y delinear las mejoras del proceso.

Mientras mejora tus procesos, asegúrate de documentar el impacto de cada transformación implementada: ¿Será necesario capacitar a los empleados? ¿Será necesario volver a capacitar a los empleados porque sus procesos se han automatizado? Responder estas preguntas te ayudará a comunicarte con los empleados y reducir la resistencia al cambio.

  6. Determina una estrategia de gestión de datos

Sin datos de calidad, el nuevo software ERP no puede proporcionar valor a tu organización. Si bien no migrarás datos hasta la implementación, ahora es el momento de comenzar a planificar. Tus datos pueden estar repartidos en varios sistemas, cada uno de los cuales utiliza diferentes estructuras y formatos. Para tener en cuenta esta complejidad, debeás documentar y establecer una estrategia de gestión de datos lo antes posible.

Los datos  inexactos son una de las principales causas de los retrasos en la implementación de ERP. El desarrollo de una estrategia de administración de datos garantiza que esté listo para realizar la migración de datos de ERP en la etapa más temprana de implementación. Tenga en cuenta que los proveedores de software casi nunca limpian y organizan sus datos, aunque deberían estar listos antes de la implementación.

7. Crea una lista larga de sistemas ERP

Si tu organización tiene un sistema ERP existente, es posible que desees incluir la última versión de ese sistema en su larga lista. Una actualización de ERP es ciertamente más rápida que una implementación completa de software. Sin embargo, muchas organizaciones han personalizado su software hasta el punto de que una actualización sería esencialmente el equivalente a una implementación completa.

Antes de crear una larga lista de sistemas ERP, necesitarás crear criterios de selección. Estos pueden incluir el precio, los valores corporativos, el enfoque de la industria y cualquier otra cosa que su equipo de selección considere relevante. Lo fundamental: tus criterios deben incluir sus requisitos comerciales prioritarios.

8. Crea una lista corta de sistemas ERP

Para convertir tu lista larga en una corta deberás programar llamadas telefónicas con los proveedores. Durante estas llamadas, comparte los requisitos de tu negocio y conecta a los proveedores con sus expertos en la materia. También deberás emitir solicitudes de información que describan los requisitos de ERP más importantes de su organización, así como sus objetivos a corto y largo plazo.

Es posible que todos los proveedores digan que pueden satisfacer todos sus requisitos. En este caso, es posible que necesite un tercero de confianza para leer entre líneas. Pregunta a los proveedores cómo abordan cada requisito. ¿Pueden abordarlo con la funcionalidad estándar o requiere configuración, personalización o un refuerzo de terceros?

 

9. Programa demostraciones de proveedores de ERP

Incluso después de haber hablado con los proveedores por teléfono, es posible que te resulte difícil confiar en que pueden respaldar tus procesos. Aquí es donde las demostraciones de ERP son útiles. Envía solicitudes de propuestas a cada uno de tus proveedores preseleccionados. Allí deberás incluir una lista completa de los requisitos de tu negocio. Es probable que tenga cientos de requisitos, así que espera varias semanas para obtener una respuesta.

Las demostraciones de proveedores están diseñadas para brindarle a tu equipo una visión detallada de la funcionalidad y brindarle la oportunidad de hacer preguntas. Después de cada demostración, tu equipo de selección debe evaluar cualitativa y cuantitativamente la capacidad del software para abordar cada requisito comercial.

10. Realiza una evaluación de preparación comercial

Mientras esperas que los proveedores revisen tu propuesta y preparen demostraciones, es posible que tengas hasta un mes de inactividad. Este es un buen momento para realizar una evaluación de preparación empresarial. Esta evaluación está diseñada para evaluar la alineación de tu organización, el nivel de resistencia al cambio y la capacidad de defender un proyecto mediante el uso del patrocinador del proyecto. En pocas palabras, evalúa la preparación de tu organización para el cambio.

Una variable importante en esta evaluación es el alcance del cambio. Un proyecto de ERP que involucre un cambio organizacional significativo requiere más preparación que un proyecto que implique un cambio mínimo.

Por ejemplo, si tu organización tiene una alta resistencia al cambio y un gran alcance de cambio, deberá dedicar una cantidad significativa de tiempo y recursos para preparar su organización para el cambio. Saber cuánto necesita para aumentar la preparación para el cambio de tu organización te ayudará a desarrollar una estrategia y un plan de gestión del cambio. Determina cómo te comunicarás con los empleados y qué capacitación específica necesitarán.

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