Esto se debe a todas las implicaciones que conlleva esta decisión en relación a la cultura laboral, los procesos operativos y la comunicación entre los miembros del equipo.

Veamos cada punto en detalle:

Cultura de trabajo: Ésta debe acompañar siempre al sistema de gestión. Los valores, creencias y comportamientos deben ir de la mano con el software seleccionado.

Procesos Operativos: El sistema de gestión debe ser consistente con sus circuitos, procesos o flujos internos y así lograr economía procedimental.

Comunicación entre los miembros del equipo: El sistema de gestión debe ser el aceite que lubrique la relación entre las distintas áreas. No sólo permitiendo una comunicación asertiva desde la propia aplicación sino también generando alertas/notificaciones en escenarios críticos del negocio.

En un contexto competitivo como el actual debes mantenerte siempre actualizado en las últimas tendencias tecnológicas y esta competitividad la lograrás automatizando procesos y aplicando buenas prácticas de gestión administrativa. Aquí te explicaremos cómo puedes conseguirlo.

Utiliza esta guía gratuita para conocer las diferentes opciones tecnológicas para que puedas:

• informarte
• evaluar
• comparar
• seleccionar

Esto incluye:

• Consejos para que puedas identificar tus necesidades
• Aspectos funcionales que deberías considerar al momento de tu evaluación
• Qué herramientas y características buscar

¿Qué es un ERP para Agencias de Publicidad?

Cuando hablamos de empresas que se encargan de impulsar marcas y promocionar productos, aspectos clave dentro del Marketing Digital por ejemplo, la publicidad y la mercadotecnia, estamos hablando de tanto de publicidad ATL y BTL.

¿Qué es publicidad ATL?

Sus siglas representan una abreviación de Above The Line o, en español, sobre la línea. Un término que hace referencia a todas las acciones publicitarias y de mercadotecnia que están dirigidas a un público masivo sin ningún tipo de segmentación. La publicidad y la mercadotecnia ATL utilizan medios tradicionales como radio, televisión, prensa escrita o publicidad exterior.

¿Qué es la publicidad BTL?

La publicidad BTL o Below The Line, que en español significa bajo la línea, no se trata, de hecho, de un concepto opuesto a la anterior. Es importante aclarar que ATL y BTL no son antónimos. En síntesis, la publicidad BTL se refiere a actividades de promoción que son directas, y sobre todo, específicas. Este tipo de publicidad tiene por objetivo alcanzar a un segmento muy delineado de la audiencia o de la población total de consumidores.

Por ello, el BTL utiliza estrategias y planificación de marketing muy claras, donde las conversiones son, principalmente, el objetivo. La publicidad BTL se apoya en el product placement, advergaming, displays, Marketing Directo, publicidad en medios online y patrocinios. Y al ser tan específica y directa, permite estudiar y analizar los niveles de efectividad con cierta facilidad.

¿Pero qué es un software ERP para agencias y en qué se diferencia de los ERP tradicionales?

Es un software que abarca todas las necesidades de las agencias de publicidad y marketing, desde la planificación de campañas ATL o BTL, facilita el trabajo colaborativo, controla cada uno de los procesos y automatiza todas las tareas repetitivas.

En resumen, brinda total soporte a la planificación, operación y administración: desde la gestión de proyectos al pago de proveedores, desde la facturación al cliente hasta la conciliación del cobro en el banco.

La implementación de un software profesionalizará tu agencia, incorporando procesos mediante herramientas para planificar y programar tareas, vinculando todos los documentos de un proyecto o campaña, centralizando la información para que la toma de decisiones sea más efectiva.

¿Por qué necesitas un ERP para tu agencia de publicidad?

Cuando tu agencia empieza a crecer en colaboradores y clientes también se multiplican las tareas y procesos. Es en este contexto que un software de gestión puede darte soporte y ayudarte en la planificación y automatización.

Entonces lo necesitas porque lograrás tener:

Total visibilidad

La operativa centralizada le permite a tu equipo acceder ágilmente a la información completa que le corresponda. Los operativos obtendrán sus tareas al instante, y los gerentes podrán analizar los proyectos y los resultados por sí mismos. De este modo la administración puede tener siempre el conocimiento de la situación en vivo.

Escalabilidad

El sistema cuenta con la posibilidad de seguir satisfaciendo las necesidades de tu agencia mientras ésta crece. El ERP es lo suficientemente flexible para, por ejemplo, facilitar el ingreso y eliminación de usuarios, permitiendo el control y cambio a la configuración de los accesos a usuarios antiguos y nuevos.

Sistematización de tareas

Gracias a un software ERP podrás tener toda tu información en un solo lugar y de ese modo eliminarás todas las planillas Excel dispersas que cada integrante de tu equipo mantiene para realizar sus tareas. Una sola base de datos permite que ingreses la información una sola vez y que sea reutilizada cada vez que sea necesario, ahorrando mucho tiempo, facilitando el acceso y la automatización y la sistematización de procesos.

Procesos validados

Podrás ganar en eficiencia y exactitud aplicando procesos validados y aceptados como las
mejores prácticas de la industria. Te recomendamos aplicar siempre que sea posible, flujos de trabajo definidos, estandarizando los procesos ya que la estandarización desacopla a las personas de los procesos. La unicidad de la base de datos democratiza la información, eliminando las paredes entre los diferentes departamentos de la empresa.

Margen de cliente/trabajo

Sé el primero en saber si un proyecto presenta pérdidas y el motivo de ellas, pues podrás accederal balance de cualquier proyecto con información verdaderamente en línea. No necesitarás que nadie de tu equipo recolecte información de varias fuentes para armar un reporte dudoso del margen de un proyecto.

Compras de medios controladas

Emite tus órdenes de compra siempre de forma controlada y mediante flujos de aprobación a diferentes roles si lo requieres. Enlaza automáticamente aquellas órdenes compra que se originan en una órden de venta.

De esta manera tendrás la seguridad que todas las órdenes que se realizan espejo, realmente lo sean. Compara las facturas de proveedores con las condiciones pactadas en las órdenes de compra antes de realizar los pagos.

Cotizaciones ordenadas

Realiza las solicitudes de cotización a proveedores de manera profesional y ordenada, asegurando una correcta gestión y trazabilidad. Presenta a tus clientes las ofertas emitidas directamente del sistema y emite las órdenes de compra aprobadas por el cliente.

Transparencia

Manejar toda la agencia en una sola plataforma te permite ver todos tus proyectos, ya sean de agencia como Proyectos de Medios y conocer con exactitud su estado, avance, tiempo dedicado, órdenes de venta y órdenes de compra realizadas, trabajos que ya fueron entregados, trabajos pendientes, check ins realizados y check ins pendientes. También podrás navegar fácilmente por todos los documentos relacionados con el proyecto.

Control financiero

Dispone en todo momento la información financiera de cada proyecto y cumple con toda la normativa contable de reconocimiento de ingresos, de forma exacta y segura.

RECOMENDACIÓN:

Cada área de tu empresa necesita acceder a su información de forma rápida y completa para cumplir su trabajo de forma eficiente. El software de gestión que selecciones será vital para facilitar el trabajo en todos los departamentos de la agencia de publicidad.

Beneficios

Asignación de recursos

Podrás asignar un colaborador a cada tarea y tener completa visibilidad y trazabilidad de los proyectos.

Disminución de costos

Gracias a los flujos de trabajo predefinidos tu agencia ganará agilidad y respuesta al cliente sin incurrir en costos y tiempos extras.

Facturación rápida y segura

El disponer de un sistema para la operación y otro para facturar y contabilizar, hace que el
universo operativo nunca sea exactamente igual al universo de documentos y contabilidad, y que
los reportes deban realizarse muchas veces manualmente, perdiendo demasiado tiempo para
lograr un resultado inexacto.

Con un sistema en la nube agilizas el flujo de trabajo completo de tu agencia, desde la cotización al cliente hasta la factura del medio, del trabajo realizado o de los honorarios.

Análisis

Tanto colaboradores como gerentes pueden analizar los proyectos y los resultados por sí mismos y en tiempo real.

Principales funcionalidades

Definición de Trabajos/Jobs

Para gestionar una campaña grande o pequeña es fundamental el trabajo en tantas tareas como contenga ese trabajo. De esa manera una vez tengamos cada tarea identificada e ingresada al sistema, la podamos administrar de forma independiente.

Estados de los trabajos

Cada trabajo tiene una situación en todo momento que se llama estado. Esto nos da visibilidad de la situación de cada una en cada momento.

Asignación de los trabajos

Los diferentes trabajos pueden ser encomendados a diferentes miembros del equipo, para ello se asignan y cada miembro lo va gestionando hasta que lo finaliza y lo asigna a otro miembro o lo cierra.

Contratos con clientes y proveedores

Unifica la información de lo acordado con el cliente y proveedores.

Proyectos vinculados a contratos

Cada proyecto se vincula a los contratos de clientes o proveedores, quedando bien claro cuales son los acuerdos con cada uno de ellos.

Checkins

Control de las emisiones de las piezas de los diferentes medios.

Contabilización en línea

Cada tarea o transacción se contabiliza en línea permitiendo que la información siempre esté actualizada.

Resultados por proyecto

El resultado económico de cada trabajo proyecto siempre está disponible para quien posea los permisos de visibilidad.

Dashboards e indicadores de negocio

Todo tipo de análisis visuales e indicadores del negocio.

Cómo seleccionar un ERP para agencias

Elegir el software ERP adecuado y adaptado a las necesidades de tu agencia requiere una exhaustiva evaluación de diversos aspectos. En una industria tan dinámica y flexible es clave que tomes decisiones informadas previamente sobre el despliegue elegido.

Veamos algunos aspectos a tener en cuenta:

Interfaz amigable

Busca soluciones ERP que prioricen la experiencia del usuario mediante interfaces intuitivas y de fácil uso.

Analiza un análisis de rentabilidad del cliente

Es fundamental priorizar un ERP que te brinde un análisis transparente de la rentabilidad del prospecto/cliente. La capacidad de distinguir entre los clientes que contribuyen de forma positiva a los ingresos y los que potencialmente impactarán en la rentabilidad es necesaria para la toma de decisiones.

Que puedas hacer una evaluación precisa de las relaciones con los clientes te permite asignar recursos estratégicamente y optimizar el flujo de ingresos.

Tiempo: seguimiento eficaz y eficiente

Te recomendamos elegir un software ERP que no sólo incorpore hojas de horas de trabajo sino que también automatice tareas como la generación de facturas a partir de proyectos de anticipo. Esto se debe a que un seguimiento preciso del tiempo se traducirá en una facturación precisa, una planificación eficiente de recursos y un seguimiento del presupuesto y márgenes en vivo.

Flujo fluido de cotización a efectivo

Un sistema ERP robusto debe incluir un flujo de cotización a caja totalmente integrado, el cual contemple hojas de horas, planificación de proyectos, pronósticos y asignación de recursos. Gracias a este enfoque holístico tu agencia podrá gestionar proactivamente las necesidades del personal y alinear los recursos a la demanda.

Márgenes y presupuestos monitoreados en tiempo real

Un sistema de planificación de recursos empresariales eficaz debe darte un seguimiento en vivo de los presupuestos y márgenes, facilitandote el control de la rentabilidad y salud financiera. Esta capacidad es clave en la industria de la publicidad ya que los alcances de los proyectos pueden evolucionar velozmente debido a las necesidades de los clientes.

Gracias a la información en tiempo real puedes identificar inconsistencias, adaptar estrategias y mantener una posición financiera sólida.

Recomendación

Procura elegir siempre sistemas abiertos que puedan integrarse fácilmente con las tecnologías líderes de la industria.

Etapas de una campaña

Planificación

Plan de medios
La planeación de medios es el proceso mediante el cual los anunciantes crean un plan para guiar una campaña publicitaria. De hecho, toda campaña publicitaria exitosa comienza con un plan de medios.

Se trata de un primer paso fundamental en cualquier campaña publicitaria. El resultado tangible del proceso de planeación de medios es un documento de plan de medios que guiará tu campaña publicitaria.

Beneficios de tener un plan de medios

Tener más organización a lo largo de tu campaña publicitaria
Gestionar tu presupuesto de campaña
Comprender mejor a tu audiencia a través de tu investigación previa
Tener un punto de referencia para comparar futuras campañas publicitarias

Etapas de la planificación

Plan estratégico de medios
Plan de medios detallado
Envío al cliente
Aprobación por el cliente
Ejecución del plan de medios

Flujo de Planificación de Medios Publicitarios:

Cada etapa tiene sus características, responsables y momentos.

La planificación de medios comienza con el diseño del Plan Estratégico, que es coordinado con el cliente y puede tener varias idas y vueltas hasta su versión final y aprobación del cliente.
Luego de esta aprobación, se detallan los diferentes vehículos y medios que compondrán el plan. Hasta llegar a la versión final que será la que se ejecute.

¿Beneficios de tener la planificación de medios conectada con la compra de medios?

No duplicar ingreso de datos
Eliminar planillas de excel
Mayor control del cumplimiento del presupuesto aprobado por el cliente
Menos trabajo administrativo

Ejecución de la campaña

Una práctica habitual es agrupar cada solicitud del cliente dentro de una agrupación, llamada campaña o proyecto. De esta manera es posible analizar su resultado en conjunto así como permitir que el sector de facturación pueda agrupar todos los diferentes conceptos.
A su vez cada campaña puede contener varias nuevas agrupaciones, que pueden ser los diferentes medios que participan en esa campaña.

Dentro de las Campañas que desea el cliente, se pueden incluir todos los conceptos que quieran, como por ejemplo:

Producción Interna, en la que pueden estar todos los trabajos creativos.
Producción externa, por ejemplo la filmación de un spot publicitarios
Compra/Venta de medios, intermediar en medios publicitarios tradicionales o medios digitales

Producción interna

Engloba todos los trabajos creativos que realiza la agencia para sus clientes

Producción externa

Desde la cotización de los servicios externos solicitados por sus clientes, envío de propuestas a sus clientes, elección, contratación del proveedor y facturación al cliente.

Compra/Venta de medios

En cumplimiento del plan de medios aprobado, compra del medio publicitario, determinación del vehículo publicitario, control de emisión por parte del medio, facturación al cliente y cobro.

Recomendación

Te sugerimos seleccionar sistemas abiertos que sean fácilmente extendibles con características personales de tu empresa. Evita los sistemas cerrados de difícil o costosas personalizaciones.

Análisis Financiero de la campaña

¿Cómo analizas tu campaña sin un ERP?

1.Análisis de proyectos mediante planillas

Utilizar planillas para analizar los resultados por proyecto ocasionará que no se analicen los resultados por proyecto, que el resultado del análisis sea inexacto, caro y no en línea y que el resultado dependa de quien lo confecciona.

2 Análisis de proyectos mediante sistemas externos

Utilizar sistemas externos, que necesiten ingresos y costos, no conectados al ERP de la agencia, siempre ocasionará:

Duplicación del ingreso de los datos
Inexactitud, pues no capta la totalidad de datos
No consideración de los resultados por
Diferencia de Cambio
No consideración de gastos extras aplicados al proyecto ocasionados por diferentes áreas
Mayores costos
Errores

Beautiful young woman using her laptop in the office.

Análisis de tus campañas / Proyectos con un ERP

Análisis de proyectos mediante la contabilidad

Este es el sistema más exacto y eficiente, ya que utiliza las transacciones que se van realizando para obtener de forma exacta, única e indiscutible los resultados en cada momento. Alineando los documentos existentes con la contabilidad. De esta manera obtendremos sin ningún esfuerzo, el balance completo de cada proyecto, con el detalle que se haya definido en su plan de cuentas.

Para que esto suceda, previamente debemos asegurarnos de los siguientes aspectos:

que las transacciones tengan cuentas contables parametrizadas
que las transacciones se contabilicen en el acto
que las imputaciones de asientos manuales sean mínimas o inexistentes
que las diferencias de cambio sean calculadas automáticamente por transacción.

ERP flexible o rígido

Las agencias de publicidad se mueven al ritmo de sus operaciones y también a la velocidad de los cambios propios del negocio. Esto requiere que el ERP que selecciones responda rápida y eficazmente ante la demanda de mejoras. Es decir, necesitas un software que se adapte en el menor tiempo posible a los cambios.

Recomendación

Un software que sea flexible en su mantenimiento no implica que sea menos sólido en la gestión (contable, financiera, administrativa y operativa). Por el contrario, un sistema que sea rígido en su mantenimiento puede no resultar sólido en la gestión.

Indicadores

Tiempo de respuesta:

El tiempo de respuesta respecto de un pedido de mejora o desarrollo de software está fuertemente relacionado con la cantidad de recursos que necesite para liberar una determinada solución informática. En este sentido, un sistema desarrollado en diferentes capas permite realizar parametrizaciones o personalizaciones sin necesidad de desarrollo.

Esto permite que ante una eventual necesidad de mejora, la velocidad de respuesta sea muy superior comparado con un sistema que siempre requiere la intervención de un desarrollador para liberar una mejora.

Tipo de sistema:

Otro factor con impacto en el tiempo se corresponde con el tipo de sistema que sea: si se encuentra instalado en el servidor de la agencia o si es un sistema en la nube. En este último caso, los tiempos de respuesta son más cortos debido a la conexión directa con la base de datos y por la menor cantidad de iteraciones necesarias para la implementación de una mejora.

Conclusión

Te presentamos esta guía con el objetivo de explicarte por qué un sistema ERP es un elemento clave en la construcción del éxito en la gestión de tu agencia de publicidad y por qué hoy es altamente necesario contar con este tipo de sistemas, en plena transformación digital.

En un entorno competitivo como el actual debes mantenerte siempre actualizado y eficiente, esta competitividad la lograrás automatizando procesos y aplicando las buenas prácticas de gestión operativa y administrativa.

¿Cómo lograrlo? Contando con un software ERP profesional que le garantice un crecimiento sostenido a tu agencia.