Si tienes una empresa mediana y tu objetivo es optimizar tus recursos y tiempos, te acercamos 10 consejos para implementar un software ERP que se adecúe a tus requerimientos.
Una exitosa implementación de software ERP en tu negocio depende de varios factores, los cuales muchas veces no son tenidos en cuenta antes de tomar una decisión crucial. En base a nuestra experiencia con este tipo de implementaciones te acercamos un listado que te ayudará en este proceso.
- Haz un análisis exhaustivo de las necesidades de tu empresa: Antes de elegir un software ERP, asegúrate de comprender completamente las necesidades y requisitos específicos de tu negocio. Para ello te sugerimos realizar un análisis detallado de los procesos y flujos de trabajo existentes identificando las áreas que podrían beneficiarse de la automatización y la integración. Clasifícalas luego en necesarias o preferibles, y en inmediatas o postergables.
2. Define un equipo de implementación: Asigna un equipo interno responsable del proyecto. Este debe estar compuesto por miembros de diferentes departamentos clave de la empresa, como finanzas, recursos humanos, ventas y operaciones. Establece roles y responsabilidades claras para cada miembro del equipo. Es fundamental, también, que haya un jefe de proyecto.
3. Establece requerimientos claros y medibles: Define metas claras y medibles para la implementación del ERP. Estos objetivos deben ser SMART (inteligentes), es decir: específicos, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo. Esto te ayudará a mantener el enfoque durante el proceso de implementación y evaluar el éxito del proyecto.
4.Planifica y organiza el proceso de implementación: Desarrolla un plan detallado que incluya todas las etapas del proceso, desde la configuración inicial hasta la migración de datos y las pruebas finales. Asigna plazos realistas y considera la capacitación de tu equipo en el uso del nuevo sistema.
5.Personaliza el software según las necesidades de la empresa: Asegúrate de que el software ERP se adapte a las necesidades específicas de tu empresa. Personaliza la configuración y la estructura de datos para reflejar los procesos y flujos de trabajo internos. Evita caer en la tentación de modificar en exceso el software, ya que esto podría dificultar futuras actualizaciones de versión del ERP.
- Realiza pruebas exhaustivas: Antes de salir en vivo con tu nuevo sistema realiza tests para asegurarte de que funciona correctamente y cumpla con todos los flujos de tu negocio. Te recomendamos hacer pruebas de funcionalidad, integración y rendimiento para identificar posibles problemas y corregirlos antes de la salida en vivo.
- Obtén un soporte técnico adecuado: Después de la implementación del software ERP, es crucial contar con un equipo de soporte técnico capacitado y disponible para resolver cualquier problema o dificultad técnica que pueda surgir. Proporciona a tus empleados un canal de comunicación dedicado para que puedan informar sobre cualquier problema y recibir asistencia rápida. El soporte técnico adecuado garantizará que el sistema ERP funcione de manera óptima y que los usuarios puedan maximizar su productividad.
- Capacita a tu personal: Si la cantidad de usuarios de la empresa lo amerita, utiliza la metodología “capacita a capacitadores”, pues de esa manera el conocimiento quedará en tu empresa y ahorrarás muchas horas de capacitación externa. Asegúrate de que comprendan cómo utilizar el sistema de manera efectiva y cómo aprovechar todas las características y funcionalidades relevantes para sus roles. Ofrece sesiones de capacitación práctica y material de referencia para un aprendizaje continuo.
- Monitorea y evalúa la performance del ERP: Después de la implementación, establece un sistema de monitoreo y evaluación para evaluar el rendimiento del software ERP. Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el impacto del ERP en la eficiencia operativa, la rentabilidad y la satisfacción del cliente. Realiza ajustes y mejoras continuas según sea necesario.