Dentro de una agencia de publicidad podemos encontrar diversos trabajos o proyectos que, a su vez, pueden contener múltiples conceptos que requieren un control y gestión distinta. Te ayudamos a comprender cada una de éstas áreas y te presentamos 3 maneras de analizar los resultados.

Si tienes una agencia de publicidad sabrás que día a día es infinita la cantidad de tareas y proyectos que surgen y la importancia que tiene gestionar en tiempo y forma cada una de ellas. Además, cada trabajo o proyecto puede requerir un control diferente, e incluso puede tener distintos responsables a cargo.

¿Cuáles son las áreas de trabajo que debes gestionar día a día?

Tú más que nadie sabes cuáles son los múltiples proyectos con los que debes convivir a diario en tu agencia. Aquí los listamos para analizar sus complejidades y particularidades:

-Producción interna

Debe gestionar el tiempo dedicado por tu equipo, la aceptación del cliente del trabajo y el cumplimiento de los plazos de entrega.

-Compra/Venta de servicios externos

También en ocasiones se trabaja con terceros, a los cuales se le deben aplicar los controles de las órdenes de compra, sus correctas ejecuciones (control a los terceros) y su facturación de compra. Y la facturación de los medios al cliente, la mayoría de las veces como espejo de la compra.

– Medios Digitales: Aquí se deben verificar presupuestos con realidad y ejecución y, además, considerar diferencias de cambio exactas.

Ahora bien, ¿por qué es vital gestionar tus trabajos utilizando proyectos?

Esto se debe a que cada trabajo puede tener diferentes realidades. Lo que te sugerimos es agrupar cada solicitud del cliente dentro de una agrupación,  llamada proyecto. Así podrás  analizar fácilmente su resultado en conjunto así como también permitir que el área de facturación pueda agrupar todos los diferentes conceptos en un mismo proyecto.

Un proyecto se puede considerar como una Campaña que desea el cliente, incluyendo en ella todos los conceptos que desee sumar, por ejemplo:

• Producción Interna
• Producción externa
• Compra/Venta de medios

¿Cómo puedo conocer el resultado verdadero de cada proyecto?

Existen, además, 3 maneras de conocer ese resultado. Aquí te explicamos cuáles son y por qué lo necesitas:

1. Mediante la contabilidad

Este es el sistema más exacto y eficiente, pues utiliza las transacciones que se van realizando para obtener de forma exacta, una única e indiscutible imputación de los resultados en cada momento. ¿Cómo lo hace? alineando los documentos existentes con la contabilidad, de forma que, muy sencillamente, cada operación contabilice adecuadamente.

Así obtendremos, sin ningún esfuerzo, el balance completo de cada proyecto, con el detalle que se haya definido en su plan de cuentas. Para que esto suceda, previamente debemos asegurarnos de los siguientes aspectos:

•  las transacciones tienen cuentas contables parametrizadas
• las transacciones se contabilizan en el acto
• las imputaciones de asientos manuales son mínimos o inexistentes
• las diferencias de cambio son calculadas automáticamente al momento y por transacción

¿Cual es la ventaja de utilizar la contabilidad?

• no consume tiempo
• hay una sola realidad del resultado de cada proyecto
• la rentabilidad está siempre en línea
• está siempre disponible para quien tenga los permisos (no se la tienes que pedir a nadie)
• paneles e indicadores pueden capturar estos datos y mostrarlos en línea

Desventajas

• ¡Ninguna!

2. Mediante sistemas externos

• Ninguna

•  Es costoso en recursos humanos
• Duplica el ingreso de los datos
• Es inexacto pues no capta la totalidad de datos
• No considera los resultados por Diferencia de Cambio
• No considera gastos extras aplicados al proyecto ocasionados por diferentes áreas
• Generalmente tiene errores

3. Mediante planillas Excel

• que no se analice los resultados por proyecto
• el resultado del análisis sea inexacto, caro y no en línea
• el resultado depende de quien lo confecciona