Una empresa de publicidad es un negocio que mientras se mantiene pequeño se puede administrar fácilmente, pero que al crecer se convierte en más y más complicado. Sigue atentamente estos tips para lograr mayor visibilidad en la gestión diaria.

Cada agencia de publicidad posee diversas áreas, cada una con distintos intereses de visibilidad, éstas son:

• Creatividad: Manejo de tiempos dedicados y plazos de entrega por trabajo.
• Compra/Venta de Medios: Posibles problemas financieros entre fechas de facturación y fechas de pagos.
• Producción: Correcta gestión de terceros.
• Medios Digitales: Verificar presupuestos con realidad y ejecución. Considerar diferencias de cambio exactas.

Sumado a esto, cada una tiene diferentes condiciones comerciales con cada Proveedor y con cada Cliente. ¡Podemos decir que estamos frente a un negocio complejo de difícil automatización de manera manual!

¿Cómo  lograr mayor visibilidad de la gestión de la agencia?

Para tener una buena visibilidad, debemos tener correctamente definidos los principales procesos que nos servirán de pilares de visibilidad.

1.Trabajos (Jobs) perfectamente definidos

Debes ingresar a tu sistema cada pedido de un cliente de forma completa, definiendo el producto o servicio solicitado (vendido), su precio, y las condiciones de venta, de modo que una vez entregado ese servicio o producto, éste documento sea la base para realizar tu factura.

2.Estados de los Trabajos

Según el tipo de pedido del cliente tendrá diferentes pasos para cumplirlo y realizar su entrega. Los estados de estas órdenes facilitan la visualización.

3.Asignación de los Trabajos

Los pedidos que implican creatividad pueden a su vez tener varias tareas que deben ser ejecutadas a diferentes tiempos y por distintos miembros del equipo.

Asignar las tareas a cada persona e indicar el avance de cada trabajo, permite la visibilidad de todas las órdenes de clientes.

4.Contratos con clientes y con proveedores

Tener los contratos tanto con clientes como proveedores, claros y detallados es fundamental para evitar errores y pérdidas de tiempo. Te sugerimos centralizar las condiciones comerciales que tendrás en cada una de tus transacciones, ya sea precio u honorarios.

5.Proyectos vinculados a contratos

Definir claramente las condiciones comerciales con los proveedores y con los clientes es un elemento clave para automatizar los procesos. Así, en el caso de reventa de medios, el pedido del cliente debe estar vinculado a la compra del medio y a sus honorarios en caso que corresponda según el contrato.

6.Checkins bajo control

Las entregas y recepciones de los servicios son claves para una buena administración, por te recomendamos registrarlas en el sistema para poder tener visibilidad y reportar con exactitud el estatus de cada pedido.

7.Contabilización en línea

Cada transacción debe registrar su imputación contable al momento de ejecutarla. Te recomendamos siempre utilizar la contabilidad como herramienta de gestión: si tienes un sistema que contabiliza todas las transacciones, podrás lograr una perfecta visibilidad por medio de los reportes contables. ¡Así te aseguras que no existan dos verdades en tu agencia!

8.Resultados por proyecto

Esto es lo más importante para visibilizar tu agencia. Siempre debes poder emitir el balance de un proyecto que te muestre la situación exacta a ese momento.

¿Qué verás en el balance?

✔️Cuánto entregaste del pedido del cliente

✔️Cuánto honorario generó

✔️Si lo facturaste o no y si lo cobraste

✔️Si compraste un medio relacionado

9.Paneles e indicadores

Los paneles o dashboards se utilizan para visualizar las variables más importantes de la agencia. Los KPI son indicadores que te ayudan a visualizar la performance.

Normalmente las agencias dedican mucho tiempo y esfuerzo en componer y presentar éstos dashboards pues los realizan manualmente mediante planillas, tomando datos de diferentes fuentes.

El disponer de paneles e indicadores dinámicos, no sólo te ayudará a ahorrar mucho tiempo de tu equipo, sino que te garantizará la veracidad e inmediatez. 

Una vez tengamos definidos y estandarizados los documentos y procesos, el siguiente paso es la automatización de estos procesos. Pero eso lo ampliaremos en un nuevo blog 👋.