Guía para seleccionar software para tu empresa de producción

Un documento definitivo para seleccionar el software más adecuado para gestionar tu empresa

¿Cómo usar esta guía?

Utiliza esta guía gratuita para conocer diferentes opciones tecnológicas para que puedas:

• informarte
• evaluar
• comparar
• seleccionar

Esto incluye:

• Consejos para que puedas identificar tus necesidades
• Aspectos funcionales que debes considerar al momento de tu evaluación
• Qué herramientas y funciones buscar

Conoce las características del software que necesitas para tu industria

Sabemos que la digitalización modifica los tiempos de ejecución de las tareas y la distribución no escapa a esta transformación. Es posible que tus clientes demanden cada vez menores plazos de entrega, procedimientos de devolución más simples, acceso a autoservicio para realizar pedidos en línea o ver las solicitudes. ¿Cómo adaptarse a esta nueva realidad? A continuación te explicamos la importancia de un ERP para una industria.

¿Por qué es importante un ERP para una empresa de manufactura?

Los fabricantes llevan mucho tiempo liderando la industria en cuanto a automatización y procesos hiper eficientes: piense en la revolucionaria línea de montaje de Henry Ford o en la introducción del concepto de fabricación eficiente por parte de Toyota. Más recientemente, la industria ha experimentado un aumento de automatismos y uso de robótica, lo que podría indicar un cambio importante en el sector.  Sin embargo, aunque los sistemas en la planta de la fábrica pueden ser eficientes, esto no siempre es así en el aspecto de gestión.

Demasiados fabricantes siguen utilizando sistemas de software antiguos para gestionar su producción, personal, flujo de trabajo e inventario, lo que puede generar procesos más lentos, falta de control, problemas con el abastecimiento y pérdida de tiempo y materias primas. Por eso, cada vez más empresas industriales están recurriendo a sistemas de gestión ERP en la nube. El sistema adecuado podría ayudar a resolver muchos de los desafíos que enfrenta su empresa, e incluso ayudarlo a encontrar eficiencias en lugares que no espera.

Un sistema ERP te permite gestionar en detalle las diferentes áreas de tu industria pero, además, muestra una visión general de 360 grados que facilita conocer su situación exacta, permitiendo tomar las mejores decisiones. Veamos sus características:

Una sola fuente de datos

Unifica todas las vistas de la operación y las finanzas en tiempo real, brindando información de referencia a simple vista con el fin de que todos trabajen con los mismos datos.

Información clara y accesible para los tomadores de decisiones

La correcta información es vital para la toma de decisiones acertadas de tu empresa. Pero sólo con esto no es suficiente, también es muy importante que la misma llegue en el momento indicado de tomar cada decisión, estando accesible de manera rápida por cada uno de los usuarios que la necesiten.

Informes personalizados para analizar desde diferentes enfoques

Al ser una fuente única de datos, un ERP proporciona una gran cantidad de reportes. Esto da lugar a diferentes análisis que pueden marcar la diferencia para el éxito del negocio,
permitiendo contrastar datos, comparar información de forma clara con fines anticipatorios.

Toda tu empresa en una sola plataforma.

Los ERP reutilizan los datos ya ingresados, eliminan el doble ingreso de información y evitan errores de digitación.
Estandarización

Con un software ERP tu compañía puede definir un solo modo correcto de realizar las tareas, limitando la posibilidad de que cada miembro del equipo las realice a su manera.

Auditoría en toda acción

Cada acción realizada es guardada: quién y cuándo se creó un registro, así como también todo aquel que lo haya modificado. Esto brinda tranquilidad tanto a los usuarios como a los supervisores, ya que les permite saber que cada uno de los cambios siempre tendrá su auditoría exacta.

¿Realmente para qué necesitas un buen software para gestionar tu industria?

Etapas en el proceso de abastecimiento

Si deseas profundizar sobre la funcionalidad de abastecimiento ingresa aquí. 

Gestión de requisiciones (necesidades de mercadería)

La requisición es la determinación de qué productos necesitamos, tanto de materias primas y materiales necesarios en nuestros procesos productivos, como productos de reventa y productos de gastos.

La utilización de este tipo de documentos puede tener varios objetivos:

En el caso de productos a fabricar puede:

• Generarse automáticamente considerando la planificación de la producción, en el caso que se use esta funcionalidad
• Ingresar manualmente por cualquier usuario que lo necesite
• Reabastecer de forma avanzada en función del stock mínimo, considerando los plazos de entrega, los puntos de pedido, las cantidades económicas de pedidos o definiciones de existencias mínimas/máximas

En el caso de compras de insumos de gastos para la empresa la idea es que cada departamento ingrese lo que necesita (por ejemplo, lapiceras) para que luego el departamento de compras pueda hacer una compra conjunta y buscar un mejor precio.

Orden de compra

¿Para qué sirve emitir órdenes de compra en el proceso de abastecimiento de una distribuidora?

El objetivo principal es contar con un documento donde resuma todo lo acordado entre la empresa y el proveedor de manera que luego todos los siguientes documentos puedan ser generados a partir de este. Así, se buscará mayor eficiencia en el ingreso de documentos así como también mayor control, evitando re trabajo de diferentes áreas (recepción y facturación).

Estas pueden generarse a partir de las requisiciones en caso de que utilice dicha funcionalidad o bien ser creadas manualmente.

Ventajas de emitir órdenes de compra desde el ERP:

• el proveedor recibe por escrito el precio de compra exacto
• el proveedor recibe las condiciones de compra
• ingresas el detalle de la factura
• proveedor desde la Orden de Compra, economía de tiempo y evita error humano en el reingreso de datos
• control por software que el proveedor facture los precios y las condiciones solicitadas, pues puede bloquearse el pago si no lo hace
  puedes definir flujos de aprobaciones

RECOMENDACIÓN: Las órdenes de compra facilitan la gestión y el control del proceso de abastecimiento.

Recepción de materias primas y materiales

Cuando el proveedor entrega lo pedido, se realiza el proceso de recepción en el sistema y se valida que la entrega física del proveedor corresponde a lo solicitado. La rapidez del ingreso así como su exactitud y control son puntos esenciales en esta acción, siendo las cantidades y los productos lo único que se debe definir en la recepción.

Al generarse órdenes de compra, la recepción en el sistema puede hacerse de las siguientes maneras:

• Manualmente: A partir de la orden de compra se busca entre sus líneas y se seleccionan aquellos productos que están siendo entregados con su cantidad correspondiente. Nivel de rapidez mínimo
• Híbrido: Existen otras opciones más económicas de realizar recepciones ágiles y exactas a partir de órdenes de compra. Mediante una tablet o computadora podría utilizar lectores de código de barra inalámbricos para que mediante la lectura permita la rápida identificación del producto y de su cantidad solicitada para que sea seleccionada rápidamente. Nivel de rapidez mediano
• Automático: mediante colector PDA, el cual, a través de scanner, verifica que lo recibido sea efectivamente lo solicitado. Nivel de rapidez alto

RECOMENDACIÓN: Ten en cuenta que si se generan órdenes de compra podrás realizar el proceso de una manera mucho más ágil.

Atajos:

Desde la recepción es ideal permitir la creación directa de la Factura del Proveedor, tomando las cantidades recepcionadas junto con los precios definidos en la orden de compra. De esta manera se permitirá ahorrar trabajo de digitación para la administración. Lógicamente la factura quedará a la espera de que sea confirmada con la administración antes de aprobarla e ingresarla a la contabilidad.

Factura del proveedor

En la búsqueda de agilidad y exactitud en el ingreso de documentos, siempre se intenta digitar la menor cantidad de campos posible, tomando todo lo que se pueda desde los datos definidos (Ej: término de pago desde el proveedor, o desde la orden de compra).

Es por eso que los sistemas definen flujos para vincular los documentos de tal manera que se vayan creando unos a partir de otros, tomando todos los datos previamente ingresados en el sistema. De esta manera la factura por pagar del proveedor se podría ingresar a partir de la orden de compra sin tener que digitar nada.

RECOMENDACIÓN: solicitar al proveedor que siempre genere las facturas haciendo referencia clara a qué orden de compra corresponde, esto sirve para facilitar el control y ayuda al personal que la ingrese.

Controles al momento de la recepción e ingreso de la factura al sistema

Siempre deberás confirmar que tanto las cantidades como los precios en la factura sean igual a los definidos en la orden de compra que realizaste.

Al contar siempre con una orden de compra, la verificación de lo que se está recepcionando así como también lo que está facturando el proveedor será mucho más simple, y el sistema te avisará si existen discrepancias, que pueden originar un flujo de aprobación o directamente un rechazo. Los mejores sistemas también permiten definir un porcentaje de tolerancia en cantidad o precio, sobre el cuál sí permitirán la recepción de las facturas. En caso de que los precios excedan dicha tolerancia entonces los documentos por pagar quedarán automáticamente pendientes de verificación para que un usuario con permisos pueda confirmar y aceptar dicha diferencia.

Posibilidades por diferencias detectadas al momento de recepcionar compras:

• recepción, generando la solicitud automática de Nota de Crédito al proveedor, factura queda en negociación imposibilitando su pago
• recepción en suspenso, con flujo de aprobación por diferencias detectadas
• recepción, con permisos de aprobación
• rechazo de la recepción.

RECOMENDACIÓN: En caso de existir discrepancias entre los documentos, un sistema completo podría ya solicitar la creación de una nota de crédito por diferencia de precios directo desde el documento, aclarando el importe que se está sobrepasando de lo acordado y marcar la factura en negociación para que no sea pagada.

Captura tus facturas proveedor desde su factura electrónica recibida

Utilizando la tecnología en provecho de la eficiencia. Nivel de rapidez alto.

Gracias a la tecnología actual, en algunos países existe la posibilidad de generar en el sistema los documentos por pagar directamente desde el comprobante fiscal electrónico (CFE) generado por el proveedor.

En este caso en ningún momento el operador deberá digitar artículos, cantidades o precios, pues el sistema contará con esa información desde el documento CFE del proveedor y lo sugerirá para que la administración únicamente acepte la sugerencia, para que el documento quede firme y sin digitarlo.

Ventajas de interfaz de facturas de proveedores:

• ingreso de facturas o contados de gastos sin digitar
• ingreso de factura proveedor con Orden de Compra sin digitar
• comprobación de la recepción de la facturación electrónica

Devolución al proveedor

Eventualmente puede existir la necesidad de devolver al proveedor materiales recibidos. Esto debe ser controlado, pues una vez realizada la entrega del producto al proveedor indicando las razones que la originaron, debe ingresarse la correspondiente solicitud de Nota de Crédito del proveedor RMA return merchandise authorization

Costeo de importaciones – Landed cost

Las compras de productos extranjeros generan varios gastos que deben ser incorporados al costo del producto. Los costos que corresponden a la nacionalización de los productos extranjeros se llaman costos de nacionalización o “landed cost”.

¿Qué es el landed cost?

El landed cost o costo de destino es la suma de los gastos asociados con el envío de un producto. Es decir, toma en cuenta el costo de un producto en origen, el envío y los gastos que tenga hasta el depósito del comprador.

El cálculo del landed cost incluye todos los gastos específicos asociados al envío de cada producto, tales como:

• Precio original del producto
• Costes de envío o transporte
• Flete marítimo
• Impuestos
• Aranceles
• Despacho en aduanas
• Tarifas de embalaje
• Gestión y pagos
• Cambios de divisas (en caso de que aplique)

Planificación de necesidades de abastecimiento

La base de un buen abastecimiento está en una correcta estimación de lo que se va a vender. Esto es más importante cuanto más lejos se compra o más complejo se torna el suministro.

Una buena planificación del abastecimiento evita rupturas de stock y obtiene mejores costos de las compras realizadas. Para lograrlo con éxito y de la manera más eficiente te sugerimos sistematizar lo más posible dicho proceso, de manera de que todos los involucrados puedan aportar su conocimiento y trabajo.

La determinación de las estimaciones de necesidades de producto siempre comienzan en el determinar las necesidades que tendrá el cliente. Para las empresas que tienen procesos de producción o híbridos, se debe comenzar con estimar las cantidades de productos, la planificación de su producción, para luego explotar esas necesidades en los insumos necesarios que demandarán sus lotes de producción..

• Utilizar planillas manuales compartidas: manualmente cada vendedor, encargado o gerente, deberá definir producto por producto las ventas estimadas que planea tener en el año siguiente. Este proceso puede ser muy costoso tanto en tiempo como en exactitud de la información por lo que normalmente hace que la empresa desista en su realización.

• Utilizar un software que facilite la confección: El software ayuda al ingreso de datos de cada vendedor y cliente, facilitando la acumulación de la información. Si a esto le añadimos inteligencia agregando información de períodos similares anteriores al proceso, puede hacer que el margen de error se reduzca sustancialmente. Ten en cuenta que cada año es diferente y siempre se deberá considerar situaciones especiales, por eso el criterio del encargado siempre será vital para poder ponderar cómo variará la necesidad en base al pasado. Será de gran ayuda contar con ajustes en porcentajes a partir de números pasados para definir según Categoría de Productos. Agente Comercial, Grupo de Clientes o mismo por clientes.

RECOMENDACIÓN: La automatización y simplificación de pronósticos de ventas (forecasting), permiten que el equipo de venta ingrese sus pronósticos por cliente (facilitando las mediciones de los desvíos al equipo comercial objetivamente).

Realizar esta planificación te permitirá:

• Definir sus objetivos con mayor facilidad
• Corregir acciones según el rendimiento obtenido
• Crear escenarios hipotéticos en tiempo real para la definición de planes o presupuestos, adaptados al contexto de la organización y del mercado.

Potencia tu fuerza de ventas con la definición de metas claras

Con la definición de una planificación detallada, si la misma se realiza por un agente comercial (vendedor) se podrá aplicar luego un seguimiento mes a mes de cómo van las ventas según la planificación. Esto permite realizar acciones correctivas a los fines de cumplir el objetivo propuesto.

Adicionalmente, gracias a esta planificación, es que se pueden definir metas específicas por vendedor. En todo momento será posible conocer el estado en que nos encontremos frente a los objetivos previamente seteados, tanto mensuales como anuales.

Gestión de producción

Planificación de las necesidades de producción (PNP)

Conocida también como MRP (Material Requirements Planning), es una funcionalidad clave en un software de fabricación. Este proceso permite calcular de manera precisa qué recursos son necesarios (materias primas, maquinaria, personal, etc.) y en qué momento deben estar disponibles para cumplir con los objetivos de producción.

¿Qué es?

La PNP es un sistema que organiza y programa los requerimientos de materiales, insumos y recursos para garantizar que se puedan fabricar los productos en la cantidad, calidad y plazo requeridos. Se basa en datos como las órdenes de producción, el inventario disponible y los tiempos de producción.

¿Cómo funciona?

Entrada de datos:

• Órdenes de producción: Define qué se necesita fabricar.
• Estructura del producto: Lista de materiales (BOM, Bill of Materials), procesos y recursos necesarios.
• Inventario actual: Materias primas y productos terminados en stock.
• Plazos y capacidad de producción: Tiempos de entrega, disponibilidad de maquinaria y personal.

Cálculos y planificación:

1. • Determina qué recursos faltan y cuántos son necesarios.
   • Calcula cuándo deben estar disponibles para cumplir con el cronograma de producción.
   • Genera un plan para abastecer los materiales faltantes (compras) o iniciar la producción (programación).

Salidas del sistema:

• Órdenes de compra o requisiciones.
• Cronograma de producción.
• Listado de recursos y tiempos necesarios.

Gestión de fórmulas o recetas

En los sistemas de producción las fórmulas o recetas se manejan con lo que se llama  Lista de Materiales (BOM, por sus siglas en inglés: Bill of Materials),  que es un documento o estructura que enumera todos los materiales, componentes, subcomponentes, piezas, herramientas y recursos necesarios para fabricar un producto final. 

Componentes principales de una Lista de Materiales (BOM):

Materias primas, materiales y componentes:

Incluye todos los insumos directos (como metales, plásticos, madera, componentes, etc.) y subcomponentes (como tornillos, tuercas, cables, etc.) que se utilizarán en la fabricación del producto.

Cantidades:

Especifica cuántas unidades de cada material o componente son necesarias para fabricar una unidad del producto final.

Unidades de medida:

Define cómo se miden los materiales (por ejemplo, kilos, litros, metros, unidades, etc.).

Descripción del material o componente:

Incluye una breve descripción de cada material o componente para evitar confusión.

Fases o etapas de ensamblaje:

Puede incluir instrucciones sobre en qué parte del proceso de fabricación o ensamblaje se utilizan los materiales.

Códigos de producto o SKU (Stock Keeping Unit):

Los materiales y componentes suelen estar identificados con códigos específicos para facilitar el seguimiento y la gestión del inventario.

Información adicional:

Instrucciones específicas para el manejo de materiales, si es necesario (por ejemplo, condiciones de almacenamiento, fecha de caducidad para materiales perecederos, etc.).

¿Para qué sirve la Lista de Materiales (BOM)?

Planificación de la producción: La Lista de Materiales permite planificar con precisión los materiales que se necesitarán para la producción. Con esta información, el software de producción puede generar órdenes de compra, órdenes de producción, y planificar la disponibilidad de recursos.

Control de inventarios: Ayuda a gestionar los inventarios de manera eficiente al asegurarse de que siempre haya suficiente material disponible para cumplir con la producción sin acumular excesos. 

Estimación de costos: Permite calcular el costo total de producción del producto al considerar los materiales, la mano de obra y otros componentes. Así, también se utiliza para determinar el costo de cada unidad producida.

Trazabilidad y control de calidad: Facilita la trazabilidad de los componentes, lo que es esencial para cumplir con normativas de calidad, especialmente en sectores como la alimentación y la farmacéutica. Si un componente falla, se puede rastrear hasta su origen.

Optimización de la cadena de suministro: Al contar con una Lista de Materiales bien estructurada, las empresas pueden optimizar la adquisición de materiales, el almacenamiento y la logística de los productos.

Reducción de errores en la producción: Proporciona claridad sobre qué materiales y componentes deben usarse en cada etapa del proceso productivo, lo que reduce el riesgo de errores durante la fabricación.

Mantenimiento de productos y reparación: En productos complejos, una BOM detallada ayuda en el mantenimiento o reparación de los productos, pues puede incluir partes de repuesto y su localización.

Mejora en la colaboración interdepartamental: Facilita la comunicación entre diferentes departamentos (producción, compras, finanzas, etc.) al estandarizar las listas de materiales y las necesidades de producción.

Configuración de variantes de productos: En casos de productos con variantes (por ejemplo, colores, tamaños o configuraciones), una BOM permite definir cómo cambiar los componentes según la variante, lo que facilita la fabricación flexible.

Componentes de una fórmula

En un software de fabricación, los recursos que forman parte de una fórmula representan todos los elementos necesarios para producir un producto. Estos recursos se incluyen en las fórmulas o recetas de fabricación, y cada uno cumple un rol específico dentro del proceso productivo.

Principales recursos de una fórmula:

Insumos (Materias primas y materiales):

– ¿Qué son? Son los componentes físicos que se transforman o se combinan para crear el producto final.

Ejemplos: Harina, químicos, telas, metales, plásticos.

– ¿Para qué sirven?
Son la base del producto. Determinan la calidad y características del producto final.

Su correcta planificación asegura disponibilidad y optimización de costos.

Personal:

– ¿Qué es? Son los trabajadores o equipos humanos involucrados directamente en el proceso de fabricación, como pueden ser los operadores de máquinas, técnicos, supervisores.

– ¿Para qué sirve?
Realizan tareas manuales o supervisan procesos automatizados.

Aseguran el cumplimiento de estándares de calidad. Su asignación eficiente mejora la productividad y reduce costos laborales.

Maquinaria y equipos:

– ¿Qué son? Son las herramientas, dispositivos y equipos utilizados en el proceso productivo.

Ejemplos: Mezcladoras, hornos, prensas, robots industriales.

– ¿Para qué sirve?
Automatizan procesos para aumentar la eficiencia.

Aseguran consistencia y precisión en la fabricación.Permiten trabajar con volúmenes mayores o en condiciones específicas.

Energía y consumibles:

– ¿Qué son? Recursos auxiliares necesarios para el funcionamiento del proceso.

Ejemplos: Electricidad, gas, lubricantes, agua.

– ¿Para qué sirve?

Alimentan y mantienen en funcionamiento la maquinaria. Facilitan procesos como calentamiento, enfriamiento o movimiento.

Tiempo:

– ¿Qué es? El período necesario para realizar cada etapa del proceso.

Ejemplos: Tiempo de mezclado, horneado, ensamblaje.

– ¿Para qué sirve?

Es clave para planificar la producción y cumplir con plazos de entrega.Permite calcular la capacidad productiva de la planta.

Hojas de ruta y operaciones:

Es la secuencia de pasos necesarios para fabricar el producto.

Ejemplos: Cortar, ensamblar, pintar, inspeccionar.

Propósito:

Estandarizar procesos.
Asignar recursos a tareas específicas.

Otros recursos específicos:

– ¿Qué son? Factores adicionales que dependen del tipo de industria.

Ejemplos: Moldes, herramientas especializadas, software de control.

–  ¿Para qué sirve?
Adaptan los procesos a productos o proyectos específicos.

¿Por qué es importante considerar estos recursos en una fórmula?

Planificación precisa: Permiten al software calcular costos, tiempos y requerimientos antes de iniciar la producción.

Optimización: Aseguran el uso eficiente de los recursos disponibles.

Trazabilidad: Facilitan el seguimiento de cada recurso utilizado para cumplir con estándares de calidad o regulaciones.
Reducción de costos: Ayudan a identificar oportunidades de ahorro al optimizar el uso de insumos y equipos.

Gestión de producción avanzada

Plan maestro de Producción

Es una herramienta de planificación estratégica que define qué, cuánto y cuándo producir para satisfacer la demanda esperada de productos, basándose en las órdenes de venta, los pronósticos y los niveles de inventario actuales. Es un componente clave dentro de la gestión de fabricación y producción, ya que conecta la planificación de producción con la estrategia general del negocio.

Define la producción planificada: Detalla las cantidades de productos que se deben fabricar en intervalos específicos de tiempo.

Alinea la producción con la demanda: Asegura que la producción se ajuste a las necesidades del mercado y a las prioridades del negocio.
Integra diferentes datos: Usa información de órdenes de venta, pronósticos de demanda, niveles de inventario, capacidad de producción y restricciones operativas.

Entrada de datos:

• Pronósticos de demanda y órdenes de venta.
• Niveles de inventario actual y objetivos de inventario.
• Capacidad de recursos, como maquinaria y mano de obra.

Procesamiento:

• Calcula las cantidades necesarias de producción para cumplir con la demanda proyectada.
• Determina las fechas ideales para iniciar la producción, considerando tiempos de entrega, capacidad y disponibilidad de materiales.

Salida:

• Un plan detallado de producción para cada período.
• Órdenes de producción generadas o sugeridas.
• Recomendaciones para el reabastecimiento de materias primas y materiales.

Múltiples fórmulas de un producto

El manejo de múltiples fórmulas de un producto en una funcionalidad para que permite gestionar diferentes configuraciones o versiones de un mismo producto final. Es una funcionalidad esencial en industrias que producen productos de “marca blanca” o que utilizan distintas materias primas o procesos de fabricación para adaptarse a requisitos específicos, mercados o regulaciones.

¿En qué consiste?

1. Fórmulas o recetas: Representan las instrucciones detalladas de cómo producir un producto, incluyendo materias primas, cantidades, procesos y parámetros específicos.

2. Variantes: Son modificaciones de la fórmula base, ajustadas según:

• Disponibilidad de materias primas.
• Necesidades del cliente (personalización).
• Normas locales o internacionales (por ejemplo, restricciones alimentarias).
• Optimización de costos o eficiencia en el proceso de producción.

¿Para qué sirve?

Personalización del producto:

Permite fabricar productos adaptados a clientes específicos, como colores, tamaños o ingredientes personalizados.
Flexibilidad en el abastecimiento:

Si una materia prima no está disponible, se puede sustituir por otra equivalente mediante una variante de la fórmula.

Cumplimiento normativo:

En industrias como la alimentaria o farmacéutica, se pueden utilizar fórmulas que cumplan con regulaciones de diferentes países o regiones.

Optimización de costos:

Permite seleccionar fórmulas que minimicen costos según los precios actuales de las materias primas o los tiempos de proceso.

Mejora de la eficiencia:

Adapta la fórmula según la maquinaria disponible o las condiciones operativas, optimizando el uso de recursos.
Gestión de la complejidad:

Facilita la planificación y control de producción en empresas que manejan una amplia gama de productos derivados de un mismo núcleo de diseño.

Ejemplo:

Una empresa de alimentos que produce jugos puede usar esta funcionalidad para:
Fabricar un jugo “sin azúcar” para el mercado local y otro con edulcorantes naturales para exportación.
Cambiar la fórmula según la disponibilidad de frutas de temporada.
Ajustar los ingredientes para cumplir con regulaciones dietéticas específicas en diferentes países.

Captura de datos de medición externos

La captura de datos de medición externa se refiere al proceso de recopilar automáticamente datos de balanzas, máquinas, termómetros u otros equipos de medición, que se utilizan en el proceso de fabricación para monitorear y controlar diversas variables (peso, temperatura, presión, tiempo, etc.). Estos datos se integran al sistema de gestión de producción para asegurar la calidad, el rendimiento y la eficiencia del proceso.

¿Qué tipos de mediciones se capturan?

Balanzas (medición de peso):

Usadas para medir la cantidad de materiales o productos en el proceso de producción.

Ejemplo: Pesaje de materias primas antes de la producción o del producto final para verificar su cumplimiento con las especificaciones.

Máquinas (medición de parámetros operativos):

Se pueden utilizar para monitorear variables como velocidad de producción, horas de operación, eficiencia de las máquinas, entre otras.

Ejemplo: Sensores de velocidad para asegurar que las máquinas operen dentro de los parámetros óptimos.

Medición de temperatura

Utilizados para controlar la temperatura en procesos como cocción, refrigeración o soldadura.

Ejemplo: Verificar que la temperatura en un horno se mantenga dentro del rango adecuado para garantizar la calidad del producto.

Otros sensores y dispositivos (presión, humedad, etc.):

Sensores adicionales pueden ser utilizados para medir variables como presión, humedad, pH, entre otros.

¿Para qué sirven estos datos en un software de producción?

Control de calidad:

Los datos de medición externa permiten asegurarse de que las condiciones del proceso estén dentro de los rangos requeridos para obtener productos de calidad consistente.

Monitoreo en tiempo real:

La captura de estos datos permite monitorear las condiciones de producción en tiempo real, lo que facilita la detección temprana de problemas o desviaciones.

Ejemplo: Si la balanza detecta que no se está utilizando la cantidad correcta de materia prima, el sistema puede alertar al operario o detener el proceso automáticamente.

Optimización de procesos:

Los datos pueden ser utilizados para analizar y mejorar la eficiencia de los procesos productivos.

Cumplimiento de normas y regulaciones:

En muchas industrias, como la alimentaria o farmacéutica, los datos de medición externa son necesarios para cumplir con las regulaciones de calidad y seguridad.

Automatización y trazabilidad:

Los sistemas modernos pueden automatizar la captura de datos de medición externa y almacenar esos registros para su trazabilidad. Esto es útil tanto para auditorías internas como para cumplir con normativas externas.

Mantenimiento predictivo:

Los datos capturados de máquinas y equipos pueden ser analizados para predecir fallos o la necesidad de mantenimiento antes de que ocurra un problema, mejorando la disponibilidad del equipo.

Integración con otras áreas del negocio:

Estos datos pueden ser utilizados en conjunto con otras áreas, como inventarios, compras y logística, para optimizar la producción y la cadena de suministro.

Beneficios clave de la captura de datos de medición externa:

Precisión y fiabilidad: Mejora la precisión de los datos utilizados para la toma de decisiones.

Mayor control sobre la producción: Facilita el monitoreo de variables críticas y ayuda a mantener el proceso dentro de los límites especificados.

Mejora de la eficiencia operativa: Reduce el tiempo de inactividad y los defectos de producción, optimizando los recursos y los tiempos de ciclo.

Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con las normativas de calidad y seguridad, reduciendo riesgos de sanciones y devoluciones de productos.

Trazabilidad: Permite registrar todas las mediciones y eventos relacionados con la producción, lo que facilita la auditoría y el seguimiento en caso de incidentes o reclamos.

Lograr la sistematización de un inventario correcto en tiempos donde el mismo es afectado desde diferentes sectores determinará la confiabilidad del mismo y les permitirá poder utilizarlo para la toma de decisiones.

Gestión de Almacenes

Los almacenes tanto de mercaderías, materiales o materias primas son un valor muy importante de los activos totales de la empresa y es por eso que se les debe prestar un especial cuidado a su gestión. Operar un almacén de forma eficiente proporciona un valor real, no importa cuán grande o variado sea.

Tipos de almacenes

Múltiples almacenes

Es habitual que las empresas manejen varios almacenes para la gestión de su inventario. Estos pueden ser inventarios reales o lógicos, utilizados para el movimiento interno de inventario dentro de un mismo almacén.

Algunos ejemplos de tipos de almacén en un ERP:

• Materiales y embalajes
• Materias primas
• Control de calidad
• Mercadería para la reventa
• Mercadería para armado de packs
• Devoluciones
• Transferencias de almacenes

Al existir varios almacenes, deben haber diversos documentos que sirvan para transferir los productos de un almacén a otro. Realizar estas acciones ágilmente y con exactitud se vuelve vital debido a la gran cantidad que las mismas pueden realizarse diariamente.

Armado y desarmado de packs o kits

Puedes necesitar esta funcionalidad para realizar acciones de mercadeo juntando productos y comercializarlos como uno solo.

Armado de packs

En muchas ocasiones puedes necesitar crear conjuntos de ítems para venderlos como un único producto. Para ello el software debe facilitar la configuración de una lista de materiales donde identificarás qué productos y materiales necesitas unir para crear una nueva entidad que definirás como producto y le suministrarás un código SKU.

Tanto si realizas estos armados en:

• tu instalación con personal propio
• tu instalación con personal ajeno
• en instalación de un tercero con
• personal tercerizado

puedes utilizar un almacén creado para este fin que te servirá de control.

Desarmado de packs

Ahí desarmarás un pack en varios productos, dándole ingreso en tu almacén.

El conteo de inventarios (o recuento físico) es uno de los procedimientos que se hacen con el fin de observar la existencia de mercadería a determinada fecha.

Este método le permite a la gerencia obtener ciertos beneficios, entre los que encontramos:

• Identificar mercadería obsoleta, dañada o caducada
• Identificar faltantes, ya sea por robo o errores al momento de ingresar las compras al depósito.
• Gestionar mejor el inventario: al conocer las existencias reales en la entidad, permite una mejor planificación de recursos y compras.

Son muchos los beneficios que resultan de la realización de conteos de inventario, y para ello el software debe ayudarte a hacerlo del modo más eficiente.

Para esto, te recomendamos seguir los siguientes pasos:

• Pre inventario: el trabajo previo para garantizar el orden en el almacén.
• Corte documentario: es importante al momento del conteo realizar un corte en las operaciones para que la comparación entre el físico y el lógico sean sencillas.
• Tercer conteo: para validar las diferencias encontradas
  Ajustes de diferencias: éstas deben analizarse y ajustarse por un tercero, para mantener la transparencia.

Gestión de Atributos de productos (vencimientos, lotes, número de serie)

Los productos con atributos como por ejemplo de fecha de vencimiento o un número de serie lote, requiere que el software tenga esta funcionalidad para su gestión.

Los números de serie se utilizan para tener una completa trazabilidad del producto y se utilizan, por ejemplo, para productos que requieren servicio de garantía. Estos números facilitan el seguimiento histórico de un artículo desde la recepción hasta la entrega y posterior a la entrega.

El lote corresponde a un cierto número de productos que recibió y almacenó juntos en un solo paquete o cuando se fabricó junto. Esta identificación permite la trazabilidad por cualquier defecto de producción.

Código de barra

La gestión de los código de barras es imprescindible para automatizar las tareas de almacén. La definición de los EAN (número de artículo internacional) puede realizarse de diferentes maneras y este es un punto importante para definir el alcance que tiene el sistema a implementar:

Varios códigos de barra por producto: un producto normalmente cuenta con un único EAN por el cual es identificado.

De todas maneras, y debido a los cambios que posiblemente pueda realizar un importador o mismo un mismo proveedor con diferentes promociones, hay veces que un mismo producto viene con diferentes códigos EAN. Si el sistema no cuenta con la posibilidad de definir más de un EAN a cada producto, se deberá crear un nuevo producto lo que hará que se pierda la trazabilidad correcta de las compras y ventas de un mismo producto.

Creación de EAN e impresión de etiquetas:

un buen sistema le permitirá crear nuevos productos o packs así como también la definición de EAN para aplicar y la impresión de las etiquetas para ellos. Esto le permitirá unificar en un único sistema toda la operativa referente a la creación de

EAN y de Packs

Creación de códigos de barra internos e impresión de etiquetas: en ocasiones las empresas requieren codificar internamente y rotular productos. En estos casos el sistema deberá generar los códigos internos e imprimir sus etiquetas autoadhesivas.

La incorporación de colectores PDA (Personal Digital Assistant) tiene las siguientes ventajas para la empresa:

• Evita los costos de una persona realizando la entrada de datos al sistema desde planillas o papeles.
• Evita los posibles errores de código de productos causados por entradas manuales
• Los datos se ingresan en el sitio por el personal de operaciones y la información siempre está actualizada

Para aquellos que opten por gestionar su almacén con ubicaciones de inventario, se necesitará rotular las ubicaciones existentes en el almacén. De esta manera se facilita la tarea al personal y permite que el inventario siempre se mantenga ordenado y en su ubicación.

Conteo de stock cíclico

La clave no es esperar al cierre de año para llevar un control. Una política de monitoreo continua mediante inventarios cíclicos te ayudará a disminuir márgenes de error en los procesos operativos y en la exactitud de la información.

El conteo cíclico puede reemplazar los métodos tradicionales de conteo de inventario físico cuando se utiliza un sistema de inventario y almacén.

Beneficios del conteo cíclico:

• Simple y en tiempo real: es fácil realizar recuentos cíclicos y realizar un seguimiento de tu valioso inventario con la frecuencia necesaria, ya que los datos se ingresan mediante dispositivos móviles en el depósito o patio y se actualizan en el sistema en tiempo real.
• No es necesario suspender las actividades para realizar el conteo: con el conteo cíclico frecuente, puedes estar seguro de que tus niveles de existencias serán siempre precisos.

¿Por qué la utilización de ubicaciones es una decisión importante?

Esta decisión implica modificar la forma de gestión del almacén en el futuro, por lo que tenemos que verificar que cumplimos con las condiciones para poder hacerlo; también debemos ser conscientes de los cambios que implica en la gestión diaria utilizar un sistema de ubicaciones en nuestro almacén.

Debemos verificar que:

• Disponemos de un almacén ordenado
• Disponemos de espacio suficiente para dar ubicaciones fijas a todos nuestros productos.

Y asumir estos compromisos:
Identificar las ubicaciones mediante etiquetas. (ubicación fija)
Mantener el orden en los nuevos ingresos de productos.

Resumen:
Debemos analizar la capacidad, la ocupación del espacio destinado el almacenamiento, las características de los productos y mercadería que vamos a almacenar (volumen, peso, fragilidad, durabilidad, condiciones sobre la manipulación y almacenaje del producto, etc.).

Dos elementos más que tendrás que considerar para elegir el método más adecuado, son los movimientos de mercancías y los desplazamientos de los operarios para la manipulación de las cargas en el almacén.

Sistemas de ubicaciones

1. Almacenamiento de productos por el método de ubicación preferida

Este sistema es de iniciación en el método de ubicaciones en el almacén, y le asigna a cada producto una zona selecta para asistir a los operarios en el ingreso o recogida.

Este no es un sistema exacto, pero sí es útil para las empresas que desean iniciarse en las ubicaciones de su almacén.

Este método lo recomendamos para almacenes con poca variedad de productos.

2. Almacenamiento de productos por el método de ubicación fija

Este método asigna a cada producto un número fijo de estanterías. Es adecuado para almacenes con poca variedad de productos ya que ello simplifica el almacenamiento de las cargas

A la hora de definir el tamaño del espacio físico que requiere cada producto para ser almacenado, hay que ser muy riguroso ya que éste puede resultar insuficiente en épocas de alta demanda o puede estar infrautilizado en las épocas de baja demanda.

3. Almacenamiento de productos por el método de ubicación aleatoria

También conocido como sistema de almacenamiento caótico o libre, consiste en almacenar la mercadería en cualquier zona que esté libre dentro del almacén.

Supone una mejor utilización del espacio que el anterior, pero requiere la utilización de un código de ubicación para la zona o estantería que permita una rápida ubicación de las mercancías para su posterior manipulación.

Es adecuado para almacenes que poseen sistemas automatizados de depósito y pedidos, en los que la principal restricción reside en el espacio disponible para el almacenamiento.

Flujo logístico

Cumplimiento de los pedidos

Formas de realizar la preparación de pedidos o picking

Pick, Pack & Ship

Según dónde se realice la preparación de pedidos o picking, de qué tipo de mercancía recogemos y de cómo lo hagamos, existen distintas maneras de llevar a cabo esta acción:

Preparación pedido a pedido:

Con la preparación pedido a pedido, los operarios solo pueden preparar un pedido por vez. Se aconseja utilizar esta opción cuando se trata de un pedido de mucho volumen de mercancía o que está conformado por muchas líneas.

Agrupación de pedidos (batch)

Este sistema es usado por empresas que agrupan los pedidos por el transporte que se usará o por el cliente, si tiene varios pedidos. Mediante la agrupación de pedidos, se preparan varios en un mismo pallet o en varios pallets que se van depositando en una zona intermedia o zona de carga y luego se separan los productos por cada pedido.

Mediante este sistema optimizamos tiempos destinados por los operarios en el almacén y tiene un doble control, ya que es necesario asignar la carga previamente separada a los diferentes pedidos y verificar que no sobra ni falta nada.
Es posible utilizar códigos de barra para agilizar y asegurar los procesos.

La preparación por batch de pedidos se utiliza cuando:

• Hay varios pedidos por transporte
• Muchas referencia
• Mucha mercancía por cada pedido

Estrategia de picking

Esta estrategia permite a las empresas seleccionar exactamente de qué forma desean entregar a sus clientes la mercadería. El sistema deberá solicitar exactamente el atributo del producto que desea seleccionar para la entrega.

Por ejemplo:
Primero entra, primero sale (FIFO)
Primero vence, primero sale

Acondicionamiento (Packing)

Acondicionamiento de los productos seleccionados en el empaque y etiquetado adecuado.

Etiquetado al ingreso

Se realiza cuando los productos no cuentan con etiquetas satisfactorias para la función logística o cuando no están etiquetadas.

Acondicionado al egreso:

Selección del embalaje, acondicionado en cajas, precintado, pesaje.
Etiquetado para su expedición: se pega en el exterior de la caja de cartón y contiene el número de referencia del pedido, la dirección de envío y, en ocasiones, también el código de tracking. En la etiqueta puede aparecer un código de barras que permite acceder a información de trazabilidad.

Embarque (Shipping)

En esta etapa se procede al embarque de los pedidos a los móviles de transporte.

Etapas del proceso de embarque:

• Control de unidades cargadas: puede controlarse con elementos móviles handheld.
• Emisión del reporte de embarque (packing list) con las indicaciones de entrega al transporte. Se elabora, a su vez, el formulario de embarque para el transportista.
• Embarque de los pedidos del cliente al transporte.

Trazabilidad de la entrega

A raíz de las entregas de las tiendas de comercio electrónico, los clientes están acostumbrados a obtener información detallada de la evolución de las entregas de los productos casi naturalmente.

Con las entregas de pedidos a clientes (empresa a empresa), también es posible informar la evolución del pedido y suministrar la trazabilidad de la entrega.

Los estados de la orden de venta pueden ser:

• Orden de venta aprobada
• Orden de venta pickeda
• Orden de venta facturada
• Embarcada en el transporte
• Entregada al cliente

El envío de la trazabilidad de los estados de la factura pueden ser encomendados al contacto del cliente por whatsapp de forma automática.

Gestión de venta

Visitando al local del comprador

Para un proceso comercial ágil es necesario automatizar lo máximo posible los siguientes procesos:

• captura de pedidos de venta por el vendedor
• ingreso al sistema
• aprobación del pedido

Por ello debemos gestionar ágilmente las listas de precios, descuentos y promociones, toma de pedidos, aprobación de condiciones comerciales y gestión de las devoluciones de clientes, buscando que requieran el menor tiempo humano para su digitación y control.

Mediante compras centralizada

Cuando los compradores realizan sus reposiciones de forma centralizada, lo usual es:

-Planillas de cálculo

– EDI (intercambio electrónico de datos)

Para lo previamente explicado precisarás las siguientes funcionalidades:

– Toma de pedidos:

Las órdenes de venta (pedidos) que realizan los clientes pueden provenir de distintas fuentes y son centralizadas por el sistema para una mejor visibilidad y gestión.

– Canales de ingreso de los pedidos de venta:

Offline (papel)
Directo al sistema (vendedor telefónico ingresa pedido)
Automatismo de vendedores (móvil)
Web propia
Planillas de cálculo
EDI (intercambio electrónico de datos)
Web de terceros (Mercado Libre)

Flujos de aprobación de pedidos

Después de crear órdenes de venta, su aprobación es un paso obligatorio en el procedimiento de orden de venta. Si las condiciones de crédito y venta son respetadas, la orden de venta se aprobará automáticamente. En los casos que no cumpla, requerirá aprobación de un usuario con facultades.

Visibilidad del estado de los pedidos

La visibilidad en todo momento del estado de cada pedido y los principales indicadores comerciales impulsarán la venta y facilitará el cumplimiento de tus pronósticos de ventas.

Gestión de pedidos pendientes (backorder)

¿Que es una orden de venta pendiente?

También conocido como “faltante”, un pedido atrasado indica que la demanda de un producto excedió lo que el distribuidor tenía en su inventario; son ventas que si no se entregan podrían ser “Perdidas”. Su correcta gestión puede significar un incremento significativo en sus ingresos.

Las causas de quiebres de stock de productos podrían deberse a:

• mala planificación
• problemas con la cadena de suministro
• políticas demasiado estrictas sobre el inventario de seguridad
• aumento imprevisto en la demanda de un artículo

Un sistema completo podrá mantener siempre el saldo pendiente de cada orden realizada, sabiendo exactamente en qué documento y momento se generaron cada una de las entregas y facturas del mismo, producto por producto. Esto permite, en caso de que no se haya entregado una parte de lo ordenado, poder hacer luego un seguimiento y un correcto manejo de esos pendientes.

La gestión correcta de estos pendientes es vital para poder sacar el mayor provecho de dichas ventas, de manera que se deberá permitir cuando se quiera habilitar o quitar de habilitar.

Ofertas y Descuentos

Un completo mantenimiento de los clientes y proveedores debería permitir la definición exacta de las condiciones de precios acordadas con cada uno. Por esta razón es de vital importancia contar con las definiciones de los descuentos de manera detallada y clara donde se permita la flexibilidad en la definición que su negocio necesite.

Diferentes tipos de descuentos de precio en un ERP:

• Descuentos por volumen de compra
• Descuentos en cascada
• Descuentos clasificados por categoría de productos

Retornos por compras o rappels

Muchas veces son solicitados u ofrecidos descuentos adicionales, ya sea desde el lado de los clientes o proveedores respectivamente. Estos están condicionados o no al cumplimiento de volúmenes de compra. A esto se le llama retorno o rappel.
Los descuentos por rappels pueden realizarse como descuento en la factura o fuera de ella por medio de una factura del proveedor.

La gestión de los retornos al comercio minorista es un dolor de cabeza si no tienes el software adecuado.

Devoluciones de producto de clientes con flujos de aprobación

Las devoluciones de clientes pueden significar un importante pérdida sobre las ventas realizadas, lo que hace crítico contar con un flujo correcto para la gestión de las mismas de manera que logre tener el control de ellas a la vez que no genera molestias innecesarias en el cliente.

Para poder gestionar ágilmente estos procesos de devoluciones deberás contar con las siguientes características:

Solicitud de devolución del cliente generada ágilmente a partir de documentos: Permite el fácil control y seguimiento de cómo fue realizada la entrega, el armado del pedido y confirmar qué precios fueron facturados.

Definición de motivos de devolución: facilita un control posterior para saber cuáles son los motivos por los que se generaron la mayor cantidad de devoluciones.

Flujo de aprobación: dependiendo de importes o motivos de devoluciones, define un flujo de aprobación diferente para que sea aprobado por la persona correcta.

Generación de nota de crédito: definiendo un sistema permitirá que las notas de crédito sean generadas siempre con las cantidades y precios que correspondan, evitando la creación manual de las mismas.

Comisiones a vendedores:

La motivación del personal es crucial para lograr el éxito de una empresa. Particularmente en el departamento comercial un método muy utilizado es la definición de comisiones de ventas, donde se puede definir criterios para intentar incentivar aquellos sectores que más le interesa el crecimiento de las ventas.

Contar con un sistema que lo acompañe en la definición exacta y automática de las comisiones de ventas permitirá aprovechar al máximo esta herramienta sin la necesidad de dedicarle horas a su cálculo, que puede realizarse automáticamente. Contar con un reporte donde cada uno de los cálculos pueda ser fácilmente validado por el agente comercial, además, brindará confianza y seguridad de que el trabajo realizado será siempre valorado.

Esta es una funcionalidad importante para las distribuidoras y debe permitir informes detallados de la composición de las comisiones.

Características que el informe de comisiones de vendedores debe tener:

• Cálculo de premio por alcance de pronóstico de ventas (objetivos) por categoría
• Gestión de vendedores externos
• Comisión calculada por facturación y por cobranza de las ventas.
• Envío de informe de comisiones por mail
• Reasignación de comisiones

Movilidad para la fuerza de ventas

Automatiza a tu equipo de ventas con herramientas móviles. Puede ser utilizando su propio teléfono móvil o mediante una tablet.

Para ello puedes utilizar software de terceros o en el caso de sistemas ERP profesionales su propio sistema de movilidad de ventas.

Características que tienen sistemas de ventas móviles de un ERP:

• Ruta del vendedor
• Consulta de listas de precios
• Consulta de stock en línea
• Toma de pedidos
• Cobranza de facturas
• Solicitud de devolución de mercadería por rotura o vencimiento

Gestión de flota de una distribuidora

El impacto de los costos de entrega es clave, por lo que el sistema debe atender esta operación y afectar los costos que correspondan de la forma más exacta posible. Tanto si la empresa de manufactura tiene flota de transporte propia como tercerizada es fundamental que:

• Todos los vehículos de la empresa tanto propios como tercerizados estén identificados.
• Haya una correcta gestión de mantenimiento correctivo y preventivo.
• Exista una gestión de choferes que controle sus habilitaciones y liquidaciones de adelantos de dinero.
• Haya una gestión de consumo de combustible.

¿Cómo determinar si tu empresa de manufactura necesita un ERP?

Tú deberás analizar qué tipo de ERP necesitas estudiando tus necesidades. Será importante analizar los procesos que usas actualmente en tu industria para identificar las áreas en las que el software puede ayudarte.

Usa los siguientes consejos para identificar tus debilidades y requerimientos actuales:

• Define los problemas que quieres que el software te ayude a resolver.
• Enumera tus necesidades actuales y futuras, analizando qué prioridad tiene cada una.
• Luego define cuales son esenciales y cuáles son deseables.
• Este procedimiento te permitirá identificar los principales problemas y alinearlos con los requerimientos del sistema que vayas definiendo.

Algunas preguntas que indican que necesitas un ERP:

¿Sientes que tu empresa productora maneja datos inexactos o no confiables?
¿Tus sistemas no pueden generar los informes que necesitas para tomar decisiones y tienes que generarlos en planillas auxiliares?
¿Tienes dificultades para planificar las producciones?
¿Tienes quiebres de stock frecuentes?
¿Tienes planillas compartidas con tu equipo que se vuelven inseguras e incontrolables?
¿Dependes en exceso del correo electrónico para comunicarte con tu equipo y con tus clientes?
¿Ingresas los mismos datos más de una vez a tus sistemas de software?
¿Sientes que realizas manualmente muchos procesos que podrían automatizarse?

 

Si luego de leer hasta aquí te sentiste identificado con muchos de estos problemas, es que necesitas un ERP para gestionar tu empresa de manufactura.

Un ERP basado en roles

De igual modo que la organización necesita una dirección y estrategia para conseguir sus objetivos, tu equipo de trabajo necesitará saber qué papel debe cumplir dentro del negocio para favorecer el buen desarrollo de su trabajo y, en consecuencia, del “crecimiento” mutuo empresa – empleado.

La descripción de puestos de trabajo claros es fundamental para la realización de una labor eficiente, productividad y una evaluación de su trabajo. Para facilitar esto, los sistemas modernos tienen preconfigurados los roles más utilizados en la industria, lo que es fácilmente vinculado a los cargos del personal del equipo.

En las empresas más pequeñas cada cargo será más polivalente, tendrá uno o varios roles, mientras que en las más grandes los roles estarán mucho más definidos. Según el cargo desempeñado, un usuario podrá tener uno o varios roles y cada rol le otorgará permisos de ver, modificar, reportar o descargar. Esto es modificable según la empresa.

¿Por qué son importantes los roles en tu empresa de manufactura?

Los roles preconfigurados ayudan a la gestión de distribución y aseguran una rápida adopción de las buenas prácticas de cada área.

Habitualmente existen 20 roles que puedes utilizar los que requieras, y que te ayudarán a ordenar las responsabilidades en tu empresa. Tú puedes utilizar los que tu organización necesite:

Dirección

• Director/CEO
• Controller
• Auditor externo

Administración

• Gerente de administración
• Contabilidad
• Asistente de contabilidad
• Cuentas por pagar
• Cuentas por cobrar
• Tesorería
• Recursos Humanos
• Tecnología

Abastecimiento

• Planificador
• Comprador

Producción

• Gerente de Producción
• Asistente de Producción
• Jefe de Planta
• Jefe de Calidad
• Jefe de Cumplimiento
• Jefe de Laboratorio
• Jefe de Mantenimiento

Ventas

• Gerente de ventas
• Asistentes de ventas
• Administración de ventas

Logística

• Gerente logístico
• Almacén
• Recepciones
• Picking
• Embarque

Paneles de control ‘dashboard’ en una empresa de producción

¿Qué es un ‘dashboard’?

Un dashboard es un panel de datos en el que las empresas visualizan en línea una representación gráfica de la información más relevante para su negocio, transformando los datos en información.

Lo que no se ve, no se analiza. Y, si no se analiza, no se mejora.

En palabras más sencillas: es un resumen ejecutivo con la información que tú necesites tener siempre al alcance de tu mano.

¿Para qué sirve un ‘dashboard’?

La información que se visualiza mostrará lo que ocurre en tu entorno y te permitirá conocer de forma rápida y muy visual la situación relevante para tu rol en cada momento.

Suele estar configurado por:

• Indicadores clave de rendimiento
• Representación gráfica apoyada con colores, torta, barras, líneas
• Tablas de comparaciones de períodos que indiquen evolución
• Rankings de elementos relevantes
• Valores con una flecha de tendencia
• Cantidades con una flecha de tendencia

Se trata de tener una herramienta que facilite la toma de decisiones y permita identificar rápidamente y lo más visual posible los puntos a mejorar o sobre los que actuar.

Dashboards basados en roles

Cada persona de tu equipo tiene un rol asignado, y por lo tanto tendrá tareas y responsabilidades a realizar. Los dashboards basados en roles muestran a cada rol los paneles, indicadores y reportes, que necesita por su función y responsabilidad. Al ingresar a su pantalla, tendrá toda la información actualizada que necesita para dar seguimiento y tomar las decisiones al momento.

Con éstos análisis incorporados, las empresas pueden obtener información operativa y financiera relevante sobre el desempeño de la empresa en múltiples departamentos y equipos. La información estará respaldada por datos precisos y en línea.

Conclusión

Si trabajas en la industria de manufactura, sabrás que es una de las más complejas que existen. Equilibrar el suministro entrante de materiales con la producción y el almacenamiento de productos y los pedidos salientes y el envío es un desafío constante, donde pequeños errores pueden dar lugar a problemas importantes.

Como hay tantas partes en movimiento, factores como la colaboración y la visibilidad son cruciales. Si no puedes ver las producciones en curso, los pedidos de los clientes o el stock entrante en tiempo real, es fácil pasar por alto los retrasos y agravar los problemas.

Si tus equipos no pueden comunicarse de manera eficaz o acceder a los datos correctos, les resulta más difícil maximizar su productividad y resolver los problemas de manera eficaz. Disponer de las materias primas y materiales al momento de producir, equilibrar los niveles de stock y cumplir con los pedidos de manera eficiente, dotar de personal a los turnos con la cantidad adecuada de personas, garantizar que los pedidos no se pierdan ni se retrasen: todo es más difícil si no se implementan los sistemas adecuados.

Muchos fabricantes luchan con estos problemas, en particular a medida que los márgenes se reducen. Como ocurre con muchas industrias, la fabricación se está viendo afectada por el aumento de los costos causado por los problemas de la cadena de suministro y el aumento de la competencia.

En este clima ya difícil, los sistemas desconectados y la falta de una visión “de arriba hacia abajo” dificultan la toma de decisiones, la falta de integración desperdicia el tiempo del personal en tareas manuales y los flujos de trabajo ineficientes reducen aún más esos márgenes estrechos. Si tus competidores ya están utilizando la tecnología para aumentar su eficiencia y entregar productos mejores y más baratos más rápido, es aún más complicado.

Es un rompecabezas complicado, pero hay formas de resolverlo, siendo los sistemas de gestión empresarial en la nube los más importantes.
Así es como la tecnología adecuada puede ayudar…

Te presentamos esta guía con el objetivo de explicarte por qué los sistemas ERP son un ingrediente fundamental en la construcción del éxito en la gestión de tu empresa de producción y por qué hoy es altamente necesario contar con este tipo de sistemas.

En un entorno competitivo como el que nos rodea, debes mantenerte siempre actualizado y eficiente. Esta competitividad la lograrás automatizando procesos y aplicando las buenas prácticas de gestión operativa y administrativa.

Por último, y aunque no forme parte de tu primer paso, tu próximo sistema debe ser abierto y debe facilitar la integración con dispositivos móviles de ventas y almacén.

¿Cómo hacerlo? Contando con un software ERP profesional que te permita ser competitivo y que le garantice un crecimiento sostenido a tu empresa.