El área de eventos en una agencia de publicidad es una de las más dinámicas, emocionantes… y retadoras. Porque sí, planear una convención anual para una marca reconocida o el evento de lanzamiento de un nuevo producto puede ser una experiencia creativa y vibrante, pero también una operación logística compleja si no se gestiona con precisión.
Quienes lideran esta área saben que no se trata solo de creatividad: hay que coordinar proveedores, manejar presupuestos aprobados por el cliente, controlar cambios de último minuto, cumplir con tiempos de entrega y mantener los costos bajo control… todo al mismo tiempo.
Y ahí es donde muchas agencias pierden el control. No por falta de capacidad, sino por falta de herramientas adecuadas.
¿Cuántas veces ha sido necesario resolver una compra de último momento durante un evento?
Es una situación común: el project manager está en el lugar del evento y descubre que falta un cable, una estructura, un kit de bienvenida o que es necesario contratar personal adicional por una ausencia inesperada. Cuenta con la aprobación del cliente para resolverlo dentro de un presupuesto asignado, pero no hay tiempo para pasar por los procesos administrativos tradicionales. ¿Qué hace? Paga con sus propios medios, guarda la factura… y comienza el proceso de justificar ese gasto.
Mientras tanto, en el área administrativa, ese gasto no está registrado. Nadie sabe si fue parte del presupuesto, si se encuentra dentro del margen acordado con el cliente o si puede ser facturado. ¿Te resulta familiar?
¿Y si todo esto pudiera resolverse en el momento, desde el celular?
Con un buen ERP, los project managers pueden:
– Registrar gastos inesperados desde una app móvil en tiempo real
– Escanear facturas y asignarlas directamente al proyecto del evento
– Generar órdenes de compra desde el celular, bajo presupuestos preaprobados
– Dar trazabilidad inmediata al gasto para el equipo financiero
– Comparar cotizaciones de proveedores y elegir al mejor en ese momento
– Ver si el evento sigue siendo rentable… incluso antes de que finalice
Planificación, comparación, contratación y control… todo desde una misma plataforma
El área de eventos no puede depender de hojas de cálculo, cadenas de correos o gastos que se justifican días después. Cada evento es un proyecto, con responsables, etapas, entregables, aprobaciones y un presupuesto asignado. Y como cualquier otro proyecto, debe gestionarse con rigurosidad y visión financiera.
Desde el ERP puedes:
– Asignar presupuestos por proyecto y por cliente
– Configurar flujos de aprobación personalizados
– Comparar cotizaciones y gestionar proveedores desde el sistema
– Controlar anticipos, pagos y facturación
– Obtener reportes de rentabilidad por evento
– Centralizar documentos clave (facturas, contratos, aprobaciones)
– Asignar tareas y seguir el avance en tiempo real
Los eventos son exitosos cuando todo está bajo control… incluso lo inesperado
No se trata de evitar los imprevistos (porque siempre van a ocurrir), sino de contar con herramientas que permitan resolverlos sin perder el control operativo ni financiero. Un evento exitoso no es solo el que luce bien en fotos, sino el que se ejecuta de manera eficiente y rentable.
¿Tu agencia ya gestiona sus eventos como proyectos estratégicos? ¿O aún depende de soluciones improvisadas?
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