Facturación y cobranza: el efecto dominó de un proceso lento
Todo va bien en la agencia: el cliente aprobó la campaña, los artes quedaron espectaculares, los medios están pautando…y entonces llega ese momento que nadie celebra: facturar.
Ahí es donde el entusiasmo se frena.
Porque si en creatividad todo fluye, en facturación empieza la travesía:
¿Ya mandaron la orden? ¿El presupuesto está aprobado? ¿Qué versión era la buena? ¿El cliente pidió dividir la factura en tres?
Y claro, siempre hay alguien que dice: “espera, falta el número de OC”.
Tres palabras capaces de detener la economía de toda una agencia.
El efecto dominó
La facturación es como el primer dominó de toda la cadena financiera: si no cae en el momento justo, todo lo demás —cobranza, flujo de caja, pagos— se retrasa.
Y en las agencias, ese dominó suele caerse tarde (o torcido):
- Facturas que se emiten días o semanas después del cierre.
- Documentos que van y vienen por correo esperando una firma o un sello.
- Versiones de presupuestos que no coinciden con lo que se ejecutó.
- Y lo mejor: clientes que no pagan porque “la factura tenía un error mínimo”.
Un error de fecha, una descripción diferente, un monto mal calculado… y adiós flujo de caja del mes.
Cuando la creatividad se topa con la burocracia
La realidad es que en las agencias se factura con la misma energía con la que se hacen campañas: improvisando un poco. Y no por falta de ganas, sino porque el proceso no está conectado.
Cada área maneja su parte:
- Operaciones/Servicio al Cliente tiene los presupuestos de producción,
- Medios los planes y las órdenes de inserción,
- Producción las órdenes de compra y los gastos de agencia relacionados con la campaña
- Administración los correos de aprobación (de presupuestos, planes de medios, órdenes de compra y ordenes de medios, todo esto por n cantidad)
- y Contabilidad… recibe todo eso en una carpeta ZIP de 47 archivos.
El resultado: la factura sale tarde, a veces mal, y el cliente la devuelve.
Mientras tanto, el equipo financiero mira el calendario y piensa: “otra vez se nos fue el mes”. Y reconociendo el esfuerzo y dedicación que le pone el equipo financiero, haciendo su mejor trabajo y dando mas de lo que deberían: horas extras para la facturación y cierre de mes, conciliaciones de archivos y corretear a los departamentos para aclarar algunas cosas que no están totalmente claras.
El costo de facturar lento (y no es porque se teclee una a una los datos de la factura)
Más allá del estrés, la facturación lenta tiene un impacto directo y muy real: rompe el flujo de caja.
Cada día que una factura no se emite, es dinero que tarda más en entrar.
Y cuando los cobros se atrasan, la agencia empieza a financiar sin querer a sus clientes.
A eso súmale que el equipo de cobranzas se convierte en detective: rastreando pagos, confirmando transferencias, pidiendo estados de cuenta.
Todo, porque el proceso no arrancó bien desde el principio.
El antídoto: integración total desde la operación
La buena noticia es que este dolor tiene cura.
Y no requiere más planillas ni más reuniones (por suerte).
La solución está en integrar la facturación directamente con la operación.
Un ERP especializado en agencias puede automatizar el flujo completo:
- Las facturas se generan automáticamente desde los presupuestos aprobados.
- Se vinculan con las órdenes, gastos y clientes sin intervención manual.
- Los estados de cuenta se actualizan en tiempo real.
- Y el equipo de Tesorería sabe exactamente qué se facturó, qué se pagó y qué está pendiente.
- Nada de “revisar carpetas compartidas” ni “reenviar correos con la versión buena”.
- Todo está en un mismo sistema, conectado y claro.
En resumen
La facturación no debería ser el final de la historia, sino parte natural del flujo de trabajo.
Cuando está integrada desde la operación, deja de ser una carga y se convierte en una palanca para mejorar la liquidez y el control financiero.
Porque facturar rápido no es solo una cuestión de orden… es una forma de cuidar la rentabilidad de la agencia. Y si algo debería moverse con la misma velocidad que las ideas creativas, son los números.