10 consejos para mejorar la eficiencia operativa en tu negocio

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10 consejos para mejorar la eficiencia operativa en tu negocio

 

Mejorar la eficiencia operativa nunca es un proceso único para ninguna empresa. A medida que los mercados cambian, los competidores y la tecnología avanzan y los clientes evolucionan, las empresas tienen que experimentar continuamente para mejorar los márgenes, reducir los costos y mejorar la calidad. Veamos 10 tips para optimizar nuestros procesos.

Primero lo primero, ¿A qué llamamos eficiencia operativa?

La eficiencia operativa está relacionada con cómo las empresas reducen el desperdicio, mejoran la productividad y mejoran la calidad de sus productos y servicios. Se trata de la relación entre lo necesario para mantener un negocio a flote y los productos o servicios que se debe suministrar. He aquí 10 puntos relacionados estrechamente con la optimización de la eficiencia operativa en tu negocio:

1.Contar con procesos documentados y revisados

Los procesos que no documentas no se pueden revisar, ¡lo que significa que no se pueden mejorar!. Por ello que puedas crear documentación incluso para las tareas más insignificantes garantiza la coherencia para que las tareas repetitivas no tengan que rediseñarse cada vez. Tener procesos estandarizados y por escrito implica que cualquier miembro del equipo puede asumir las funciones en cualquier momento.

La documentación del proceso también reduce la ambigüedad para que todos en un equipo sepan exactamente de qué son responsables, cómo completar cada tarea y el orden de las tareas para ayudar a alcanzar tus objetivos . Además, puede ayudar a capacitar a los nuevos empleados sobre las mejores prácticas y qué hacer cuando las cosas no salen según lo planeado.

Una vez que la documentación describe todos los procedimientos, los responsables y gerentes de negocios pueden tomar los comentarios del equipo y participar en una rutina iterativa de revisión y mejora de procesos. Una buena revisión del proceso comienza con una comprensión profunda de los objetivos del documento.

2. Aumentar la comunicación entre departamentos

La comunicación es un valor que muchas empresas agregan a sus declaraciones de misión, pero realmente no lo cumplen. Mejorar la eficiencia operativa de una empresa depende de que los departamentos se comuniquen de manera abierta, frecuente y simple. Algunas formas de mejorar la comunicación incluyen encontrar la tecnología y las herramientas de comunicación adecuadas y hallar formas de comunicarse con regularidad.

La comunicación abierta para la eficiencia operativa es algo más que contarles todo a todos: se trata de garantizar que todos se sientan cómodos haciendo preguntas, buscando aclaraciones y expresando inquietudes en todos los departamentos.

3. Reducir los silos

Además de aumentar la comunicación en toda la empresa y fomentar la transparencia departamental, te sugerimos buscar que los departamentos trabajen juntos para lograr los objetivos y completar los proyectos.

Las claves para reducir los silos de trabajo son garantizar que haya objetivos para toda la empresa y que todos comprendan su papel para contribuir a ellos. La idea es fomentar la colaboración e incentivar a todos a trabajar juntos para alcanzar esos objetivos (medidos por indicadores, KPIs). Al encontrar formas para que los equipos trabajen juntos, los gerentes pueden reducir el trabajo duplicado, minimizar el tiempo de transferencia entre departamentos y eliminar errores y reprocesos.

4 Ser transparente con la información

Los dueños y gerentes de los negocios a veces piensan que demasiada transparencia puede ser contraproducente.

Hacer que la transparencia funcione para tu negocio es algo más que contarles todo a todos. Requiere un enfoque reflexivo para evitar los efectos negativos de demasiada transparencia.

Cada integrante del equipo puede acceder a toda la información que le corresponde según su responsabilidad y rol.

5. Centrarse en el servicio al cliente

El servicio al cliente eficiente y la capacidad de respuesta de las ventas evitan los problemas antes de que sucedan. Cuando los clientes comprenden lo que obtienen antes de comprar y se sienten escuchados durante todo el proceso de servicio, hay menos devoluciones y más clientes felices (¡y futuras referencias!).

Se puede facilitar una capacidad de respuesta más rápida a través de la automatización y una segmentación adecuada. Si los clientes potenciales correctos pueden obtener información rápidamente y luego ser dirigidos al mejor contacto de ventas, es más probable que obtengan lo que buscan y se conviertan en clientes más rápido.

La atención al cliente y el servicio proactivos son más que una simple oportunidad de hacer que un cliente insatisfecho vuelva a estar feliz, sino que significa deleitar a los clientes a través de los procesos de investigación y compra y más allá. Llegar de manera proactiva también brinda a la atención al cliente y a las ventas la oportunidad de trabajar juntos para impulsar aún más las ventas y aumentar los ingresos.

6. Reducir los cuellos de botella

Los cuellos de botella existen en todos los niveles de una organización. 

En servicios o también en producción las claves para reducir los cuellos de botella incluyen darse cuenta de las señales antes de que se detenga el proceso. Los cuellos de botella a menudo pueden ser más que una sola persona. Pueden ser causados ​​por una comunicación deficiente, un proceso mal administrado, una sola pieza de equipo, algún software, fallas en los flujos de ventas o incluso la moral general o las actitudes del personal. Esencialmente, existe un cuello de botella cuando un aspecto del procedimiento o proceso funciona a un volumen o velocidad mucho menor que cualquier otro paso en la operación.

No es una solución única, sino algo a lo que hay que estar atento.

7. Utilizar un software ERP

Un software ERP es una solución única para la gestión de la empresa que cubre todas los aspectos: suministro, operación, gestión financiera, ventas, almacén e inventario. El software todo en uno permite a las empresas ver todos sus datos y pronósticos en un solo lugar, para que puedan tomar mejores decisiones, ahorrar tiempo, automatizar tareas repetitivas, identificar nuevas oportunidades y más.

Un ERP ayuda a las empresas a mejorar la eficiencia operativa al optimizar más procesos manuales, brindando a todos acceso a datos en tiempo real para tomar mejores decisiones.

Gracias a la tecnología y la automatización se pueden eliminar los errores humanos que disminuyen la eficiencia. La tecnología también puede prevenir problemas antes de que sucedan e investigar dónde se producen cuellos de botella u otros problemas en un proceso. Esto mejora la calidad y la eficiencia de la producción.

La clave para usar la automatización y la tecnología de manera efectiva es garantizar el libre flujo de datos y análisis. Esto significa renunciar a las hojas de cálculo anticuadas y pasar a sistemas que permitan la recopilación, organización, análisis y distribución de datos a todos los departamentos de una empresa de forma automática. Este nivel de automatización de datos permite a los gerentes tomar decisiones basadas en la información actual sin tener que preocuparse de que la última hoja de cálculo esté actualizada y sea correcta.

Cuando se configura y utiliza al máximo de sus capacidades, la automatización puede ayudar a las empresas a fabricar productos de mayor calidad, mejorar la rentabilidad, mantener a los trabajadores más seguros y aumentar la eficiencia operativa general para ayudar a cumplir y superar los KPI.

8. Mejorar el porcentaje de pedidos entregados completos

En la era del ecommerce y del seguimiento instantáneo de pedidos, los clientes a menudo esperan tiempos de envío cortos, incluso con problemas en la cadena de suministro global. La clave para un envío rápido es la eficiencia en el porcentaje de entregas. Cuanto más rápido puedas sacar un producto a la venta, más rápido podrá llegar a las manos de sus clientes. Los cuellos de botella o las brechas en el cumplimiento pueden reducir las ganancias e incluso ralentizar el crecimiento de su negocio.

La mejor manera de mejorar la eficiencia de su proceso de cumplimiento es asegurarse de que tus métricas de inventario sean precisas. Si tu almacén no coincide con el sitio web o el sistema de pedidos, tu negocio sufrirá de existencias muertas , pedidos pendientes y desabastecimientos . Puede evitar estos problemas mediante la verificación puntual, la creación de un sistema de etiquetado completo y el uso de sistemas de gestión de inventario y automatización para eliminar los errores de entrada manual de datos.

9. Seguimiento mediante indicadores paneles de control (dashboards)

Un KPI (key performance indicator) es una forma de cuantificar el progreso hacia un objetivo específico. Si un procedimiento no está moviendo el negocio hacia ese objetivo de alguna manera, entonces puede estar afectando la eficiencia operativa de tu empresa.

Los indicadores operativos incluyen, pedidos,entregas, logística, servicio al cliente, servicios y  recursos humanos. Para cubrir todas las bases, asegúrate de que los KPI sean objetivos tanto a largo como a corto plazo. Es importante verificar que el KPI que crees se ajuste a tu industria.

Los KPI que funcionan para cualquier negocio determinado tienen un valor práctico y son algo en lo que las personas dentro de la organización pueden actuar para lograrlo..

10 Iterar y centrarse en la mejora continua

Mejorar la eficiencia operativa es un esfuerzo constante. A medida que los mercados cambian, la tecnología avanza, la competencia mejora y los clientes evolucionan, las empresas deben mantenerse al día. Cada uno de los pasos enumerados anteriormente debe revisarse regularmente y algunos incluso pueden requerir una consulta externa para ver las cosas desde una nueva perspectiva.

El liderazgo y los gerentes deben establecer intervalos regulares de verificación de los procedimientos y encontrar formas de mejorar continuamente la eficiencia operativa. En cada negocio, hay oportunidades para mejorar, iterar y mantenerse por delante de la competencia. Incluso los pequeños avances pueden tener un impacto en los costos, la productividad, la felicidad de los empleados y la calidad a escala.

A modo de conclusión…

Al seguir los pasos anteriores uno a la vez e iterarlos constantemente, mejorar la eficiencia operativa no tiene por qué ser una tarea a realizar de una vez y para siempre. Es un proceso que se puede hacer poco a poco en pasos diarios, semanales o mensuales, y es mejor hacerlo así que esperar a que la empresa se vea obligada a hacerlo todo de golpe.

Mantener abiertas las líneas de comunicación y recompensar la transparencia puede reducir los problemas, mejorar la calidad del producto y ayudar a las empresas a retener empleados altamente capacitados.