8 Fases para Implementar un ERP en una empresa mediana

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8 Fases para Implementar un ERP en una empresa mediana

La implementación de un Sistema de Gestión Integral ERP en una empresa mediana,  tendrá normalmente un ciclo de desarrollo determinado por las siguientes 8 fases:

  • Fase I: Planificación
  • Fase II: Especificación de Requerimientos (ERS)
  • Fase III: Diseño – (Opcional)
  • Fase IV: Construcción (Diseño Técnico) – (Opcional)
  • Fase V: Parametrización, Pruebas y Preparación de Puesta en Marcha
  • Fase VI: Carga de Datos Iniciales al Sistema
  • Fase VII: Puesta en Marcha
  • Fase VIII: Conclusión

Fase I: Planificación

Objetivo: Formar el equipo de proyecto, definir el cronograma detallado, y presentar el proyecto a toda la organización para entender los elementos clave del proyecto (actividades, tiempos, recursos, requerimientos, los procesos específicos del proyecto y los controles implementados para los mismos).

Actividades:

  • Planificación general del proyecto (establecimiento de procesos y controles para la administración del proyecto, cronograma, tiempos y actividades del proyecto, estado actual del proyecto, roles y responsabilidades del equipo del proyecto).
  • Definición del equipo de trabajo del proyecto.
  • Involucramiento del equipo de trabajo y de toda la organización.
  • Identificación y confirmación las áreas clave de riesgo para establecer los puntos de revisión (checkpoints) para cubrir las áreas de riesgo.

Resultados:

  • Cronograma general del proyecto.
  • Cronograma general de ejecución de las fases de descripción, prueba e implantación del sistema, identificando los puntos de aprobación formal y relacionándolo con la disponibilidad de la infraestructura tecnológica.
  • Estructura del equipo (director del proyecto del cliente y de los consultores, usuarios clave de las áreas involucradas en el proyecto, personal del cliente  encargado de aprobar los resultados de cada etapa, etc.).
  • Asignar los recursos para las tareas de dirección, descripción, prueba y aprobación del proyecto.

Nota: Se entiende por usuarios claves por área, aquellos usuarios conocedores de los procesos y problemáticas del área, sobre los que recaerá la mayor parte de las tareas de descripción funcional, y posterior prueba y aprobación del sistema.

 

Fase II: Especificación de Requerimientos (ERS)

Objetivo: Revisar la funcionalidad del sistema de información en los módulos que se implementarán en el cliente, identificando y documentando en detalle aquellas funcionalidades requeridas y no existentes en el sistema, de los procesos actuales de la empresa. En esta etapa se realiza un estudio de la situación de las áreas dentro del alcance para su automatización, tanto desde un punto de vista técnico (funcionalidades, datos), como organizativo (procesos), y de los objetivos a alcanzar.

Actividades:

  • Descripción de los procesos y funciones implementados en el sistema, por medio de presentaciones del equipo del proyecto con los usuarios claves de cada área del cliente. En la medida de lo necesario, se profundizará en las descripciones por medio de entrevistas adicionales, encuestas, discusiones de grupo, análisis de material técnico descriptivo existente, etc.
  • Análisis de los procesos y los flujos de trabajo.
  • Relevamientos de usuarios y roles.
  • Relevamiento de interfaces con sistemas externos.
  • Identificación de elementos clave de los procesos, como por ejemplo: requerimientos externos, requerimientos internos (requerimientos de la administración y del personal operativo), la estructura y complejidad de la operativa actual.

Resultados:

  • Descripción funcional de los procesos a implementar, aprobada por el cliente.
  • Documentación de los requerimientos de información.
  • Documentación de las funcionalidades no existentes en el ERP en este momento y requeridas por el cliente.

Esquema de trabajo:

  • Reuniones con usuarios clave de las áreas objeto de análisis.
  • Reuniones con los responsables de la elaboración y diseño de las especificaciones de Requerimientos Funcionales.
  • Levantamiento de información general de las áreas y procesos objeto de análisis.
  • Elaboración de recomendaciones a partir de la información relevada.
  • Reunión de los gerentes de proyecto del cliente y en proveedor, con el propósito de determinar la necesidad de implementar de las funcionalidades no existentes, revisando las estrategias de implementación. Si se implementaran estos requerimientos, se deben documentar por medio de controles de cambios, de acuerdo al procedimiento descrito en el presente plan de proyecto. Además la implementación de estos requerimientos determinará la ejecución de las fases III y IV, mencionadas a continuación.

 

Fase III: Diseño – (Opcional)

Objetivo: En esta fase el equipo del proyecto determina como serán desarrollados los requerimientos de las funcionalidades no existentes, previamente documentados en los controles de cambios, cuáles son los impactos sobre la base de datos, los programas a implementar, el impacto sobre las funcionalidades existentes, la proyección de los esquemas de pruebas requeridos, etc. Estas estrategias de diseño deberán ser aprobadas por los usuarios clave. 

Actividades:

  • Análisis de los procesos actuales y elaboración del diseño conceptual de los nuevos procesos en base a la información a ser proporcionada por la Alta Administración de la empresa y de un trabajo en conjunto del equipo de proyecto con usuarios claves.
  • Identificación de ajustes requeridos a los roles y responsabilidades en base a los nuevos procesos.
  • Elaboración por parte del equipo del proyecto, y aprobación por parte del cliente del documento funcional donde se determina definitivamente el alcance del proyecto en base a la descripción de los procesos a implementar.
  • Análisis del impacto al cronograma producto de los desarrollos a los requerimientos documentados en los controles de cambios, determinando nuevas tareas, tiempos de implementación, asignación de recursos, etc.

Resultados:

  • Diseño de los requerimientos solicitados, debidamente aprobado por el cliente.
  • Procesos futuros diseñados y aprobados por el cliente.
  • Planificación de la construcción del sistema.
  • Manuales de procesos y funciones.
  • Cambios detallados en las formas de trabajo, funciones y responsabilidades actuales.

Esquema de trabajo:

  • Uso de información ya disponible.
  • Validación con usuarios claves.
  • Diseño a partir de las prácticas convencionales en compañías de tamaño similar.
  • Reuniones de validación.
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    Fase IV: Construcción-Diseño Técnico (Opcional)

    Objetivo: Incorporar al sistema la funcionalidad acordada en el documento aprobado en la fase anterior. En esta etapa se convierten los requerimientos funcionales, de datos y de procesos definidos en la etapa anterior, en especificaciones técnicas del software de aplicación. En esta etapa, se definen y diseñan los formularios, reportes y programas, se realizan las primeras pruebas por parte del equipo de implantación. La fase culmina con la redacción de los manuales de procedimientos y formularios en forma detallada.

    Actividades a cargo del cliente:

    • Definición de responsabilidades en los nuevos procesos.
    • Adecuación de los procedimientos al nuevo sistema.
    • Planificación de la carga inicial de datos.

    Actividades a cargo del equipo consultor:

    • Definición y construcción de Formularios.
    • Definición y construcción de Programas y Reportes.
    • Pruebas primarias de transacciones y de integración.
    • Carga de datos iniciales presentados y suministrados por el cliente.

    Resultados:

    • Diseño técnico.
    • Definición de datos maestros requeridos.
    • Tablas del sistema personalizados.
    • Roles y responsabilidades definidos
    • Autorizaciones y Seguridad definidas.
    • Manuales de procedimientos y formación realizados.
    • Documentos de la elaboración de pruebas
    • Casos de uso
    • Interfaces de usuarios
    • Interfaces con sistemas externos

     

    Fase V: Parametrización, Pruebas y Preparación de la Puesta en Marcha

    Objetivo: Controlar y validar la definición de procesos aprobada como alcance del proyecto, incluyendo los requerimientos adicionales implementados en las dos fases previas. En esta fase se realiza la conversión de datos y se prepara el entorno de producción, se realiza la formación específica de los usuarios finales, y por último, se ejecuta una prueba completa del sistema.

    En esta etapa es fundamental la realización de una prueba exhaustiva del sistema, con un protagonismo relevante de los usuarios finales, como participantes en la prueba, aportando sus propios juegos de datos y problemáticas de su trabajo diario.

    La integración de los usuarios finales nos permite:

    • Mejorar la motivación hacia el proyecto.
    • Detectar posibles errores en un momento apropiado para su corrección.

    Actividades a cargo del cliente:

    • Planificación, ejecución y control de las pruebas del sistema (individual, circuito, modular e integral), contemplando los aspectos clave descritos en el Documento de Alcance que incluye los requerimientos documentados en los controles de cambio*
    • Reporte y seguimiento de incidentes detectados durante las pruebas
    • Aprobación de las funcionalidades del sistema.
    • Definición y configuración del esquema de seguridad y perfiles de usuarios del nuevo sistema.
    • Preparación del entorno de producción.

    Actividades a cargo del equipo consultor:

    • Asesoramiento para la ejecución de las pruebas.
    • Planificación ejecución y control de las pruebas de la funcionalidad del sistema.
    • Resolución de incidencias.
    • Asesoramiento en las tareas de definición y configuración del esquema de seguridad y perfiles de usuarios del nuevo sistema.
    • Capacitación: Se llevarán a cabo tareas de capacitación en el uso del sistema al personal clave de cada área que haya designado el cliente, que apoyará en su uso a los usuarios finales del sistema.

    NOTA: En caso de actividades presenciales, el cliente brindará todos los elementos logísticos (espacio físico, equipamiento, comunicaciones y otros) para el correcto desempeño de las actividades y garantizará la disponibilidad horaria del personal que corresponda participar de la capacitación. Estas actividades se realizarán en la base de pruebas del cliente.

    (*) En el caso de ser requerido, el proveedor podrá presentar una propuesta adicional y ampliar el alcance de los trabajos asumiendo varias de las tareas operativas relacionadas con el proceso de planificación y ejecución de las pruebas.

    Resultados:

    • Sistema probado.
    • Usuarios clave y capacitadores capacitados en las funcionalidades a probar.
    • Seguridad definida y configurada.
    • Entorno de Pruebas instalado.

    Fase VI: Cargas Iniciales

    Objetivo: Toda implementación deberá considerar las cargas iniciales de información, que la empresa cliente mantiene en su sistema actual. Estas cargas podrán realizarse de forma manual, o en la mayoría de los casos de forma automatizada. Las cargas iniciales más comunes, pueden ser:

    Maestro de Datos

    • Maestro de datos de Clientes, Proveedores y Empleados
    • Maestro de datos de Productos

    Documentos

    • Documentos por Cobrar
    • Documentos por Pagar
    • Cheques por Cobrar
    • Cheques por Pagar
    • Recibos por Cobrar no Asignados
    • Recibos por Pagar no Asignados

    Asientos Contables

    • Asientos contables de Apertura

    Actividades a cargo del cliente:

    • Confección de los soportes necesarios para realizar las cargas de datos automáticas.
    • Controles de consistencia de que todos los documentos sean exactamente los saldos contables de la empresa.

    Actividades a cargo del equipo consultor:

    • Asesoramiento en las tareas de carga inicial de datos.
    • Realizar las cargas de datos iniciales al sistema.
    • Control de que la carga inicial de datos se haya realizado correctamente.
    • Verificaciones de integridad de datos.

     

    Fase VII: Puesta en Marcha

    Objetivo: Realizar la puesta en funcionamiento del nuevo sistema de forma controlada y segura. En esta etapa se realiza la planificación y el arranque del sistema productivo, proporcionando el soporte requerido a toda la organización. Los componentes de los equipos de implantación dan un soporte al arranque, directo y personal, a los usuarios de las áreas funcionales afectadas.

    Actividades a cargo del cliente:

    • Definición e implementación de controles especiales para los primeros días de la salida en vivo.
    • Definición e implementación de las medidas de contingencia y recuperación para el nuevo sistema.
    • Adecuación de los procesos operativos al nuevo sistema.
    • Identificación de incidencias post – lanzamiento.

    Actividades a cargo del equipo consultor:

    • Asesoramiento en las tareas de definición e implementación de controles especiales para los primeros días del lanzamiento.
    • Asesoramiento en las tareas de definición e implementación de las medidas de contingencia y recuperación para el nuevo sistema.
    • Resolución de las incidencias post-lanzamiento.

    NOTA: incidencia es un error o falla en la funcionalidad del software, con respecto a lo descrito en el documento de alcance funcional aprobado. La responsabilidad del consultor consiste en la corrección del origen de la falla o error. La responsabilidad del cliente consiste en la corrección de los datos que eventualmente pudieran haber quedado ingresados en forma errónea.

    Fase VIII: Conclusión

    Objetivo: Realizar la evaluación final del proyecto, identificando áreas para futuras mejoras, planeación en la implementación de requerimientos identificados en la fase de análisis y no implementados en el actual proyecto, cambios de procesos o extensiones de cobertura del software, el nivel de adaptación del usuario al nuevo sistema.

    Productos:

    • Reporte de evaluación Post – Implantación.
    • Lista de hallazgos priorizadas por riesgos y recomendaciones.
    • “Lecciones Aprendidas”.

    Aspectos Cubiertos:

    • Adaptación del usuario.
    • Identificación de beneficios anticipados.
    • Infraestructura de soporte Ej. Soporte Técnico, y Equipo de Soporte.
    • Procesos de Control Interno.