En otra oportunidad te hemos contado que en la gestión diaria de tu agencia publicitaria existen distintos trabajos que pueden contener múltiples conceptos. Hoy te explicamos cómo puedes hacer para conocer en tiempo real el resultado de cada uno de tus proyectos.

Un trabajo (Job) puede contener múltiples conceptos que requieren un control y gestión distinta y cada concepto puede, a su vez, tener diferentes responsables en una agencia de publicidad.

Estos negocios pueden trabajar con:

Producción interna: que deben gestionar el tiempo dedicado, la aceptación del cliente y los plazos de entrega.

Compra/Venta externa: También en ocasiones se trabaja con terceros, los cuales deben aplicar los controles de las órdenes de compra, sus correctas ejecuciones (control a los terceros) y su facturación de compra. Y la facturación al cliente como espejo de la compra.

¿Por qué es vital gestionar los trabajos en proyectos?

Debido a que cada trabajo puede tener diferentes realidades, la mejor práctica es agrupar cada solicitud del cliente dentro de una agrupación, llamado proyecto. De esta manera es posible analizar su resultado en conjunto así como permitir que el sector de facturación pueda agrupar todos los diferentes conceptos en un mismo proyecto.

Un proyecto se puede considerar como una Campaña que desea el cliente, incluyendo en ella todos los conceptos que quieran incluir, por ejemplo:

• Producción Interna
• Producción externa
• Compra/Venta de medios

Existen dos maneras de conocer el resultado de los proyectos:

• mediante la contabilidad
• mediante un sistema auxiliar

Analizar el resultado de los proyectos mediante la contabilidad

Este es el sistema más exacto y eficiente, pues utiliza las transacciones que se van realizando para obtener de forma exacta, única e indiscutible los resultados en cada momento. Alineando los documentos existentes con la contabilidad.
De esta manera obtendremos sin ningún esfuerzo, el balance completo de cada proyecto, con el detalle que se haya definido en su plan de cuentas.

Para que esto suceda, previamente debemos asegurarnos de los siguientes aspectos:

• las transacciones tienen cue
• ntas contables parametrizadas
• las transacciones se contabilizan en el acto
• las imputaciones de asientos manuales son mínimos o inexistentes
• las diferencias de cambio son calculadas automáticamente por transacción

Analizar los resultados de proyectos mediante sistemas externos

Utilizar sistemas externos, que necesiten ingresos y costos, no conectados al ERP de la agencia, siempre ocasionará:

• Duplica el ingreso de los datos
• Es inexacto pues no capta la totalidad de datos
• No considera los resultados por Diferencia de Cambio
• No considera gastos extras aplicados al proyecto ocasionados por diferentes áreas
• Es costoso
• Generalmente tiene errores

Analizar los resultados de proyectos mediante planillas

De similar forma que el anterior, utilizar planillas para analizar loos resultados por proyecto ocasionará:

• que no se analice los resultados por proyecto
• el resultado del análisis sea inexacto, caro y no en línea
• El resultado depende de quien lo confecciona

¿En qué momento deseo reconocer los resultados de un Proyecto?

Existen dos maneras de reconocer resultados, que corresponden a dos momentos diferentes:

• Reconocer con la factura del servicio.
• Reconocer con la entrega o recepción del Servicio.
• Reconocer con la Factura

Reconocer con la factura del servicio.

Es cuando la contabilización de las facturas se imputan a una cuenta de resultados, sin considerar si el servicio fue entregado o no.

Ventaja:
Simplicidad contable

Desventaja:
Inexactitud, pues no se consideran contablemente lo entregado y no facturado (unbilled) y lo facturado y no entregado (deferred). Tanto compras como ventas.

Ejemplo: Si un trabajo a un cliente se realiza en el mes de Diciembre pero se factura en Enero o Febrero siguiente, el resultado estará en el año de la fecha de factura, cuando en realidad la dedicación del tiempo o ejecución del servicio fue realizado en el siguiente período.

Reconocer con la Entrega o Recepción del servicio:

Es cuando se separa las registración del momento de la factura con el momento de la entrega o recepción. Registrando de esta manera, automáticamente obtendremos los saldos correctos en todo momento.

Ventaja:
Exactitud contable. Los saldos en todo momento representan la realidad.

Desventaja:
Es necesario realizar las transacciones de entrega y recepción en el sistema, para así poder contabilizarlas.

La empresa deberá decidir de que manera contabilizará los resultados, si al momento de facturar, es decir que el resultado impacte en los estados contables cuando se emite la factura (sin importar si realmente se entregó el servicio) o contabilizarán los resultados al momento de las entregas efectivas (reconocimiento de ingresos).

Si se cumplen estos preconceptos, como cada transacción está asociada a un proyecto, y este proyecto está asociado a un contrato y cliente, será posible con un solo click, conocer la situación de cada proyecto, tanto las cuentas de resultados como las cuentas integrales. Podrás ver el balance correspondiente a cada proyecto en línea y en todo momento.