Cuando los archivos vuelan entre correos, nubes y apps desconectadas… y nadie sabe dónde está el bendito JPG.

Un lunes cualquiera (o viernes a las 5 pm)

1. -“¡Necesito ese JPG YA! El cliente está esperando para aprobar.”
   -“Yo lo mandé a la carpeta del iCloud de Outlook. Seguro está ahí.”
   -“No, aquí no está…”
   -“Ah, bueno… capaz está en mi correo. Pero ya me fui de la agencia. Estoy entrenando. Después reviso.”
   (¡Insertar música de terror! 🎵)
   Este escenario no es ciencia ficción. Es la vida real en muchas agencias de publicidad. Un caos que empieza con un archivo extraviado y termina con un cliente molesto, un deadline vencido y un equipo entero preguntándose qué salió mal.

 2.Tres sistemas, una agencia: el rompecabezas
Lo curioso es que esta agencia en cuestión no es desordenada. Usa herramientas como Monday o Trello para gestionar proyectos, guarda los archivos en nubes compartidas tipo Google Drive o iCloud, y se comunica con clientes vía correo corporativo.
Todo parece “en orden”…
Hasta que no lo está.

El problema no es la intención, sino la desconexión. Estamos ante tres ecosistemas distintos que funcionan sin hablarse entre sí:

• Gestores de proyecto: donde se crean tareas, briefs y deadlines.
• Carpetas en la nube: donde se guardan los entregables (si alguien se acuerda de subirlos).
• Correos electrónicos: donde se negocia, se ajusta y se aprueban cambios.
• Resultado: retrabajos, reenvíos, reversiones, re-correcciones, re-enojos… ¡re-caos!

3. El día que el arte se perdió (y el cliente también)

Volvamos al caso del arte perdido. El creativo lo hizo, lo “guardó” en la nube, pero no confirmó. Se fue de la agencia, no responde el teléfono, y el cliente sigue esperando la pieza para lanzar la campaña.
Al final, no se envió. El cliente se molestó. La publicación no salió a tiempo.
Evaluación del cliente: servicio deficiente.
Evaluación del equipo: frustración total.
Todo por no tener un sistema unificado.

4. El “Re” desastre que se repite

Esto no es un caso aislado. En muchas agencias pasa a diario:

• Se repiten tareas porque nadie ve si ya se hizo.
• Se corrige algo que ya había sido aprobado (en otro hilo de correo).
• Se sube la versión equivocada porque el archivo estaba mal nombrado.
• Se factura mal porque no se sabe qué se entregó finalmente.
• Y eso que estamos hablando de agencias que “usan tecnología”. Lo que no tienen es integración.

5. La solución: un ERP adaptado a agencias publicitarias

Aquí entra Solop, un ERP pensado para agencias de publicidad y empresas de servicios creativos. Pero no uno de esos ERP gigantes, complicados, caros y pensados para industrias manufactureras. No. Uno diseñado para el día a día de agencias modernas.

Con un sistema como Solop:

• Cada proyecto tiene su árbol de tareas, entregables y aprobaciones.
• Todos los archivos (JPGs, audios, copies, videos) quedan dentro del proyecto, no en carpetas sueltas.
• Las comunicaciones con el cliente también están ahí, integradas al proyecto.
• Se puede ver quién hizo qué, cuándo, y cuánto tiempo tomó.
• Desde el brief hasta la facturación, pasando por el plan de medios, las aprobaciones, los pagos y los reportes: TODO vive dentro del ERP.

Dejar de sobrevivir al cierre de mes:

Muchos equipos trabajan como pueden. Sobreviven al cierre de mes. Apagan incendios. Pero la idea no es sobrevivir. Es tener paz mental.Imagínate esto:
Cliente escribe: “¿Me puedes reenviar el arte que aprobamos el martes?”
Tú: Click en proyecto > Tab “Entregables” > Descargar JPG final > Reenviar directamente desde el ERP.

Listo. Sin buscar entre emails, sin revisar 5 carpetas compartidas, sin llamar al ex creativo que está haciendo cardio.

Datos, decisiones y dirección

Pero un ERP para agencias no es solo organización. Es también estrategia. Porque con los datos integrados puedes:

• Saber cuánto te costó realmente una campaña.
• Ver qué equipo trabaja más eficiente.
• Detectar qué cliente genera más retrabajos.
• Ajustar precios según esfuerzo real.
• Y todo con reportes automáticos: operativos, financieros y contables. ¡No más Excel del infierno!

Conclusión: Integrarse para no implosionar

En la publicidad hay caos bueno (el creativo, el brainstorming, la idea de última hora) y caos malo (el de no saber dónde está el archivo, quién hizo qué, o cuándo se aprobó algo).

El segundo se evita con organización real. Y la organización real no se logra con apps sueltas, sino con un sistema unificado que entienda tu negocio: un ERP para agencias.

Solop te ayuda a hacer eso. A eliminar el “re-caos” y empezar a trabajar con orden, fluidez y claridad. Desde el primer brief hasta el cierre contable. Porque tu trabajo no debería ser buscar archivos perdidos. Sino crear campañas que impacten.