El correo electrónico fue una de las grandes revoluciones de la comunicación en los noventa. Todos lo adoptamos como la herramienta definitiva para reemplazar cartas, memorandos y llamadas interminables. Sin embargo, 30 años después, todavía hay agencias de publicidad que lo usan como si fuera la columna vertebral de su operación. Y el ejemplo más claro está en cómo gestionan las órdenes de publicidad.

¿De verdad, en pleno 2025, seguimos confirmando campañas, tarifas y versiones finales por medio de cadenas de emails? En la práctica, muchos equipos de medios lo hacen así: un ejecutivo envía la orden, el cliente responde con un ajuste, el proveedor pide una modificación, alguien adjunta el arte “definitivo” (que luego resulta no serlo)… y todo termina en una bandeja de entrada llena de mensajes con asuntos como “Re: Re: Orden de compra final FINAL v3”.

El problema no es solo estético. Trabajar de esta forma tiene un costo muy real. Horas hombre invertidas en rastrear qué correo fue el último válido. Tarifas que cambian entre un email y otro y no siempre quedan reflejadas en la facturación. Soportes que se pierden en el mar de adjuntos. Y lo más crítico: un nivel de desorden que puede costarle dinero a la agencia ya sea por errores en la planificación o porque los reportes financieros no cuadran con lo que realmente se ejecutó.

En resumen tenemos:

• Tiempo perdido: ejecutivos y planners invierten horas filtrando correos en vez de planear campañas.
• Poca visibilidad para clientes y finanzas: ¿cuánto realmente se ordenó? ¿Qué medio quedó confirmado? ¿dónde está el soporte firmado?
• Riesgos de facturación y flujo de caja: si la orden se pierde o llega incompleta, la agencia termina financiando errores.

Todo esto genera una paradoja curiosa: agencias que se venden como innovadoras, digitales y “a la vanguardia”, pero que en lo más básico de su operación interna siguen atrapadas en dinámicas que parecen sacadas de 1999.

El resultado es frustrante para el equipo y riesgoso para el negocio. ¿Que deberán hacer entonces estas agencias para minimizar estos riesgos?:

• Digitalización y centralización: un ERP o sistema especializado permite generar, aprobar y rastrear órdenes desde una sola plataforma.
• Automatización de aprobaciones: ya no hace falta un hilo eterno de correos; basta con un clic de validación.
• Historial único: todas las versiones quedan guardadas y accesibles en tiempo real para cualquier área (creativos, medios, finanzas, dirección).

La buena noticia es que hoy existen herramientas que permiten centralizar y automatizar todo el proceso de órdenes de publicidad. En lugar de hilos interminables de correos, las aprobaciones se hacen con un clic.

En vez de guardar múltiples versiones desperdigadas en la bandeja de entrada de cada ejecutivo, todo queda en un historial único y accesible en tiempo real. Y, sobre todo, las áreas creativas, de medios, finanzas y dirección trabajan con la misma información, actualizada y confiable, es decir TODA la agencia conectada en una sola plataforma.

¿Y por qué recomiendo sistematizar en una única plataforma?

Con este ejemplo te puede quedar más claro: Gestionar órdenes de publicidad por email en 2025 es como querer lanzar una campaña de TikTok usando un fax. Se puede, sí. Pero el costo en tiempo, errores y oportunidades perdidas es demasiado alto. Las agencias que ya dieron el salto a la automatización no solo ahorran dolores de cabeza, también entregan un servicio más ágil, transparente y rentable a sus clientes.