En toda agencia hay un gran misterio que ni el mejor detective contable logra resolver a tiempo:
¿Cuáles de nuestros clientes realmente nos hacen ganar dinero… y cuáles nos están costando más de lo que dejan?
Spoiler: muchas veces, el cliente “estrella” que ocupa a medio equipo, genera tres presentaciones semanales y exige cambios de última hora, es el que menos rentabilidad deja.
Pero claro, todos lo descubren tarde. Generalmente, cuando el flujo de caja ya está pidiendo auxilio.
El espejismo del ingreso
A simple vista, todo parece bien: la agencia factura, hay movimiento, se cierran campañas, el equipo no para. Pero cuando llega el momento de mirar los números, aparece la verdad incómoda: la rentabilidad no acompaña el esfuerzo.
Los ingresos crecen… pero los costos también (y más rápido). Y ahí es donde empiezan las preguntas que duelen:
¿Cuánto nos cuesta realmente cada cliente?
¿Estamos subcotizando nuestros servicios?
¿Cuánto del tiempo del equipo se está yendo en revisiones no facturables?
Si no hay visibilidad, la rentabilidad se vuelve una sombra: está ahí, pero nadie la ve.
El gran enemigo: la falta de trazabilidad
El problema no es que la agencia no sepa hacer números, sino que la información está dispersa:
- Los costos de medios en un Excel.
- Las horas del equipo en otra herramienta (o en la cabeza del project manager).
- Los gastos de producción en correos perdidos entre aprobaciones.
- Y las órdenes de compra… bueno, en algún lugar del universo digital.
Sin conexión entre estos datos, medir la rentabilidad real por cliente o proyecto es casi un acto de fe.
El resultado: decisiones a ciegas
Cuando la rentabilidad no está clara, las decisiones se toman por instinto: Se renuevan contratos poco rentables “porque el cliente es grande”.
Se bonifica al equipo sin saber si el proyecto fue realmente rentable. Se aprueban campañas que “parecen buenas”, pero no se analizan los márgenes. Y poco a poco, el margen de ganancia se va evaporando entre costos ocultos, retrabajos y tiempos no medidos.
La solución: iluminar la sombra
La buena noticia es que este dolor tiene cura (y sin necesidad de contratar a Sherlock Holmes).
Con una plataforma integrada como Solop, la rentabilidad deja de ser un misterio porque puedes:
- Asignar costos directos e indirectos a cada proyecto o cliente.
- Medir el tiempo invertido por área o colaborador (sí, hasta las horas extras de los domingos).
- Ver márgenes en tiempo real, antes de que cierre el mes (o se acabe el presupuesto).
- Identificar clientes rentables y los que no lo son, con datos concretos y no solo percepciones.
Así, las decisiones dejan de basarse en corazonadas y se apoyan en cifras claras que muestran dónde la agencia realmente gana dinero.
En resumen
La rentabilidad no se mide al final del año; se gestiona todos los días.
Y cuando tienes visibilidad completa de tus costos y márgenes, descubres algo poderoso: no se trata de tener más clientes, sino de tener los clientes correctos.
Porque en las agencias, el verdadero lujo no es tener más trabajo…es tener trabajo rentable.