Cómo Solop ayudó Cómo Solop ayudó a gestionar integralmente los 2 colegios IVY Thomas
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¿Quién es el Colegio IVY Thomas?
El colegio Ivy Thomas es un colegio bilingüe y laico fundado en 1959, que cuenta con 2 sedes. Ivy Thomas Memorial School, en Pocitos, Montevideo, y Ivy Thomas Horneros en Canelones. Abarca Educación Inicial, Primaria y Secundaria y cuenta con más de 800 estudiantes.
¿Cómo era la gestión antes de Solop?
El colegio Ivy Thomas gestionaba básicamente el colegio mediante su sistema académico Siged. Mediante éste sistema emitía las cuotas a los responsables de pago y realizaba el seguimiento de las cobranzas.
Para su contabilidad utilizaba un sistema simple, Zeta Software.
¿Qué problemas tenía el Colegio Ivy Thomas?
El departamento de Administración y finanzas del colegio Ivy Thomas contaba con las opciones que le permitía su anterior software académico, donde encontraban limitantes al momento de intentar realizar una gestión financiera ágil y exacta al momento de analizar la performance o realizar presentaciones de estados contables.
Acompañados de procesos manuales tanto para el envío de los estados de cuenta como de la identificación manual de cada uno de los cobros recibidos, realizaban manualmente los ingresos al sistema y su asignación y conciliación.
No era posible generar procesos masivos o integraciones con sus cuentas bancarias. Apoyándose con numerosas planillas independientes generaban los cierres mensuales.Toda esta dedicación sin poder contar con los números exactos por curso o actividad extracurricular y mucho menos saber el costo exacto de cada sede o departamento.
No se disponía de herramientas que faciliten realizar el presupuesto anual, ni el control presupuestario.
Cómo Solop ayudó a optimizar la gestión en el Colegio IVY Thomas
Al utilizar un sistema académico para la gestión administrativa del colegio, que realizaba sólo la facturación de cuotas, el sistema tenía múltiples inconsistencias y no era posible el análisis de la información.
Con la implementación de Solop ERP en la nube, la unicidad de datos permitió que la información sea completa e integral.
Los procesos automatizados de generación de cuotas basados en los contratos de servicios educativos que se complementan mensualmente con los servicios adicionales, permiten en menos de un día, generar, facturar y enviar los Estados de Cuenta a los responsables de pago.
La automatización de los procesos de cobro, registro en el sistema, asignación con la factura, y conciliación con el banco, permitió que el personal administrativo ahorre mucho tiempo y pueda dedicarse a tareas de mayor valor.
El Colegio IVY Thomas School logró reducir el proceso de facturación y envío de Estados de Cuenta en 1 sólo día gracias al proceso de emisión masivo
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