La Especial contaba con un software administrativo en DoS que sólo cubría ventas e inventario, sin poder integrar todas las áreas de negocio como producción, control de entrada y salida de materia prima y producto terminado y con menos posibilidades de crecimiento.

• Procesos de negocios completamente aislados
• No contaba con soporte a su infraestructura tecnológica
• Cálculo de comisiones en hojas de cálculo
• Mucha información sin filtrar y distribuir entre los departamentos
• Muy mala planificación de producción
• Poca visibilidad de su proceso productivo
• No había posibilidad de expandirse a otros tipos de negocios como distribución

Gestión de Fuerza de Ventas

Se incorporó nuestra solución para fuerza de ventas. Esto permitió organizar la forma como se visitaba a los clientes y convertir la visita aleatoria en una verdadera planificación de visita. Ya no había necesidad de esperar a que el vendedor entregara los pedidos en talonarios de papel al final del día a la fábrica sino que en su lugar, el ERP recibe los pedidos para comenzar el flujo de aprobación y planificación de producción. Este cambio redujo 2 días de espera entre la entrega de pedidos, transcripción de órdenes de ventas y verificación de errores de transcripción.

Planificación de Producción

Se implementó una planificación de producción basado en los pedidos de ventas, dado que La Especial vende para producir, su producción está siempre definida por lo que vende.

El proceso de planificación de producción y despacho se encarga de agrupar los pedidos por rubro y seleccionar cuales de los rubros y cantidades serán planificadas para producir en el día. Dentro de la planificación se pueden ver los siguientes proceso:

• Selección de Pedidos

Día a día La Especial recibe cientos de pedidos de distintos clientes como mayoristas, cadenas de supermercados y distribuidores. Los pedidos entran en una selección automática en función del vencimiento del pedido, la prioridad, si el pedido tiene pago anticipado relacionado y la capacidad de producción del día. La selección se realiza de manera automática como una sugerencia de lo que se puede planificar para producir.

Después de tener una planificación sugerida, el planificador puede decidir si seleccionar otros pedidos para planificar o descartar pedidos de la lista seleccionada.

• Distribución de Productos por Cliente (Sustitución de SKU)

Al tener todos los pedidos que serán enviados para producir, se puede decidir si alguno de ellos no será entregado con los mismos productos o las mismas cantidades, de esta manera el operador puede distribuir todo el volumen de pedidos por razones como baja existencia de materias primas, producción de un solo rubro o incluso por separar parte de la carga para otro cliente.

• Generación de Órdenes de Producción

Ya con toda la información a la mano se generan las órdenes de producción en base a los pedidos ya seleccionados por rubros y cantidades, esto permite integrar todo el proceso productivo a la venta.

• Consolidación de Carga

Al tener todos los pedidos por entregar, lo siguiente es consolidar la carga por vehículo dependiendo de la ruta, los tipos de productos y si pueden ser compartidos dentro de un mismo transporte. Esta consolidación es sugerida de manera automática con los vehículos disponibles, capacidades de cargas, tipos de compatibilidad entre productos y rutas de entrega o vendedores. De igual manera el operador puede decidir si consolidar la carga de manera manual o distribuir ciertos pedidos en varios vehículos.

• Generación de Órdenes de Salida de Almacén

Al tener consolidada la carga ya se puede generar la órden de salida a almacén, permitiendo así preparar la mercancía a entregar en su debido momento. Las órdenes de salida permiten hacer una lista de selección para su despacho próximo.

• Generación de Órdenes de Transporte

Una vez consolidada la carga se pueden generar las órdenes de flete para cargar los vehículos, esto permite tener un control de la mercancía que se asigna a los vehículos y también controla las relaciones de pago a terceros por concepto de flete y los cargos por rutas de entrega.

Interfaz de Comunicación con Dispositivos

La Especial cuenta con dos básculas para el control de entrada y salida de vehículos, captura de peso tara y bruto.

Ambas básculas son administradas completamente sin asistencia física. El peso capturado forma parte del flujo de procesos de recepción y despacho, controlando que las salidas de los productos terminados no excedan la tolerancia permitida por la organización. De igual manera, en el proceso de recepción de trigo se tiene una precisión de lo que se recibe y la información no depende de la transcripción de un operador sino de la lectura directa contra el dispositivo de pesada.