Cuando tu distribuidora tiene muchos productos para reponer, el abastecimiento puede ser una tarea lenta y poco eficiente. Entérate en este artículo cómo gestionar eficientemente tu negocio. 

Cuando tu empresa de distribución cuenta con muchos productos para reponer, el abastecimiento suele convertirse en una tarea lenta e ineficiente, especialmente cuando ésta tiene que ser realizada manualmente combinando llamadas, correos electrónicos, Whatsapp, planillas y formularios en papel.

Para hacer más eficiente este proceso te sugerimos automatizar la mayor cantidad de procesos para comprar al mejor costo, en el menor tiempo y de la manera más controlada posible. De esta manera podrás:

• Ahorrar el valioso tiempo de tareas
• Automatizar todos los encargos posibles Reducir costos realizando compras a proveedores con listas de precios aprobadas
• Controlar la recepción y facturación del proveedor
• Mejorar la visibilidad de la empresa mostrando el desempeño del proveedor en cumplimiento de tiempos, y productos entregados

Veamos ahora las etapas en el proceso de abastecimiento

1.Gestión de requisiciones (necesidades) automáticas

La requisición es la determinación de qué productos necesito, tanto productos de reventa, como de insumos o productos de gastos. Los objetivos que tiene la utilización de este tipo de documentos pueden ser varios. En el caso de compras de insumos para la empresa la idea es que cada departamento ingrese lo que necesita (por ejemplo, lapiceras) para que luego el departamento de compras pueda hacer una compra conjunta y buscar un mejor precio.

En el caso de productos de reventa puede:

• Generarse automáticamente considerando la planificación en el caso que se use esta funcionalidad.
• Ingresar manualmente por cualquier usuario que lo necesite.
• Reabastecer de forma avanzada en función del stock de seguridad, los plazos de entrega, los puntos de pedido, las cantidades económicas de pedidos o definiciones de existencias mínimas/máximas.

2. Orden de compra 

¿Para qué sirve emitir órdenes de compra en el proceso de abastecimiento de una distribuidora?

El objetivo principal es contar con un documento donde resuma todo lo acordado entre la empresa y el proveedor de manera que luego todos los siguientes documentos puedan ser generados a partir de este. De este modo se buscará mayor eficiencia en el ingreso de documentos así como también mayor control, evitando que cada área deba generar las notas desde cero (recepción y facturación).

Estas pueden generarse a partir de las requisiciones en caso de que utilice dicha funcionalidad o bien ser creadas manualmente.

Ventajas de emitir órdenes de compra:

• el proveedor recibe precio de compra exacto.
• el proveedor recibe condiciones de compra
• control por software que proveedor factura los precios y las condiciones solicitadas, pues puede bloquearse el pago si no lo hace.

Las órdenes de compra facilitan la gestión y el control del proceso de abastecimiento.

Dentro de la información definida en las órdenes podemos encontrar: 

• productos exactos solicitados
• cantidades
• precios de cada uno
• condiciones de pago
• condiciones de entrega

Las órdenes de compra generales permiten a las empresas mejorar la eficiencia y precisión del comprador y reducir los errores en recepciones y facturas. Este tipo de orden de compra define un valor predeterminado de precio, una cantidad fija de artículos comprados a un proveedor durante cierto tiempo.

3. Recepción de productos

Cuando el proveedor entrega lo pedido, se realiza el proceso de recepción en el sistema y se valida que la entrega física del proveedor corresponde a lo solicitado.

La recepción el el sistema puede hacerse:

• de forma totalmente manual en el sistema
• de manera híbrida, utilizando sistema de escritorio, tablet y lectores de código de barra inalámbrico totalmente automáticamente mediante handheld, el cual, a través de scanner, verifica que lo recibido sea efectivamente lo solicitado.

Este proceso puede ser conjunto o separado de la factura del proveedor.

Confirmación de recepción

Si se desea aplicar mayor control en las recepciones se pueden definir la necesidad de confirmaciones de recepción de manera de exigir que un segundo control sea aplicado para el conteo correcto de los productos recepcionados.

4. Costeo de importaciones – Landed cost

Las compras de productos extranjeros generan varios gastos que deben ser incorporados al costo del producto. Los costos que corresponden a la nacionalización de los productos extranjeros se llaman “landed cost”.

El cálculo del landed cost incluye todos los gastos específicos asociados al envío de cada artículo, tales como:

• Precio original del producto
• Costes de envío o transporte
• Flete marítimo
• Impuestos
• Aranceles
• Despacho en aduanas
• Tarifas de embalaje
• Gestión y pagos
• Cambios de divisas (en caso de que aplique)

5. Factura del proveedor

En la búsqueda de velocidad en el ingreso de documentos a los sistemas, siempre se busca digitar la menor cantidad de campos posible. Es por eso que los sistemas enlazan los documentos de tal manera que se vayan creando unos a partir de otros, tomando todos los datos previamente ingresados en el sistema.

De esta manera la factura por pagar del proveedor se podría ingresar a partir de la orden de compra sin tener que digitar nada. Mejor aún, se podría solicitar al proveedor que siempre genere las facturas haciendo referencia a que orden de compra correspondiente, esto sirve para facilitar el control y ayuda al personal que la ingrese.

Controles al momento de la recepción e ingreso de la factura al sistema

Al contar siempre con una Orden de Compra previamente generada, la verificación de lo que se está recepcionando así como también lo que se está facturando será mucho más simple. Siempre se debe confirmar que tanto las cantidades como los precios sean los definidos en la orden de compra.

Los mejores sistemas permiten definir un porcentaje de tolerancia sobre el cuál sí permitirán la recepción de las facturas. En caso de que los precios excedan dicha tolerancia entonces los documentos por pagar quedarán automáticamente pendientes de verificación para que un usuario con permisos pueda confirmar y aceptar dicha diferencia.

En caso de existir discrepancias entre los documentos, un sistema completo podría ya solicitar la creación de una Nota de Crédito por diferencia de precios directo desde el documento, aclarando el importe que se está sobrepasando de lo acordado y marcar la factura en negociación para que no se pague.

Utilizando la tecnología en provecho de la eficiencia

Gracias a la tecnología actual, también existe la posibilidad de generar en el sistema los documentos por pagar directamente desde el comprobante fiscal electrónico (CFE) generado por el proveedor. En este caso en ningún momento el operador deberá digitar artículos, cantidades o precios, pues el sistema contará con esa información desde el documento CFE del proveedor y lo sugerirá para que la administración únicamente acepte la sugerencia, con el fin de que el documento quede firme.

Esto brinda una imagen precisa de la situación de cuentas por pagar y recepciones de en cualquier momento durante el ciclo de facturación.

6. Devolución al proveedor

Eventualmente puede existir  la necesidad de devolver al proveedor productos recibidos. Esto debe ser controlado, pues una vez realizada la entrega del producto al proveedor indicando las razones que la originaron, debe ingresarse la correspondiente Nota de Crédito del proveedor denominada RMA return merchandise authorization.

 Si deseas profundizar sobre la funcionalidad de abastecimiento te invitamos a acceder a este link https://solopsoftware.com/gestion-de-abastecimiento/