Un trabajo (Job) solicitado por un cliente, puede contener múltiples conceptos que requieren una gestión y un control distinto, y a su vez, cada concepto puede tener diferentes responsables.
A su vez, los trabajos de una agencia pueden ser de:
Producción interna: que deben gestionar el tiempo dedicado, la aceptación del cliente y los plazos de entrega.
Compra/Venta externa: también en ocasiones se trabaja con terceros, para lo que se deben aplicar los controles de las órdenes de compra, sus correctas ejecuciones (control a los terceros) y su factura de compra. Y la facturación al cliente, muchas veces, como espejo de la compra.
Para gestionar eficientemente los trabajos debemos disponer de un elemento que los agrupe, a lo que llamaremos “proyecto”.
¿Por qué es vital gestionar los trabajos como proyectos?
Debido a que cada trabajo puede tener diferentes realidades, la mejor práctica es colocar cada solicitud del cliente dentro de una agrupación, llamada proyecto. De esta manera se podrá identificar, y fácilmente analizar su resultado completo, así como también permitir que facturación pueda agrupar todos los diferentes conceptos de un mismo proyecto.
Un proyecto se puede considerar como una campaña que desea el cliente, incluyendo en ella todos los conceptos que quieran incluir, sean por ejemplo:
- Producción interna
- Producción externa
- Compra/Venta de medios
¿Cómo puedo conocer fácilmente el resultado de cada proyecto?
Existen varias maneras de analizar el resultado de los proyectos:
- mediante la contabilidad
- mediante un sistema auxiliar
- mediante planillas
Analizar el resultado de los proyectos mediante la contabilidad
Este sistema es el más exacto y eficiente, pues utiliza las transacciones que se van realizando para obtener de forma exacta, única e indiscutible los resultados en cada momento. Alineando los documentos existentes con la contabilidad.
De esta manera obtendremos sin ningún esfuerzo, el balance completo de cada proyecto, con el detalle que se haya definido en su plan de cuentas.
Para que esto suceda, previamente debemos asegurarnos de los siguientes aspectos:
- las transacciones tienen cuentas contables parametrizadas
- las transacciones se contabilizan en el acto
- las imputaciones de asientos manuales son mínimos o inexistentes
- las diferencias de cambio son calculadas automáticamente por transacción
Analizar los resultados de proyectos mediante sistemas externos
Utilizar sistemas externos, que necesiten ingresos y costos, no conectados al ERP de la agencia, siempre ocasionará:
- Duplica el ingreso de los datos
- Es inexacto pues no capta la totalidad de datos
- No considera los resultados por Diferencia de Cambio
- No considera gastos extras aplicados al proyecto ocasionados por diferentes áreas
- Es costoso
Analizar los resultados de proyectos mediante planillas
De similar forma que el anterior, utilizar planillas para analizar los resultados por proyecto ocasionará:
- Que debido a su gran carga de trabajo, no se analice los resultados por proyecto
- El resultado del análisis sea inexacto, caro y no en línea
- El resultado depende de quien lo confecciona
- Generalmente tiene errores
¿En qué momento deseo reconocer los resultados de un Proyecto?
Para los servicios, existen dos maneras de reconocer resultados, que corresponden a dos momentos diferentes:
- Reconocer con la factura del servicio
- Reconocer con la entrega o recepción del servicio
Reconocer con la Factura
Es cuando la contabilización de las facturas se imputan a una cuenta de resultados, sin considerar si el servicio fue entregado o no.
Ventaja:
Simplicidad contable
Desventaja:
Inexactitud, pues no se consideran contablemente lo entregado y no facturado (unbilled) y lo facturado y no entregado (deferred). Tanto compras como ventas.
Ejemplo: Si un trabajo a un cliente se realiza en el mes de Diciembre pero se factura en Enero o Febrero siguiente, el resultado estará en el año de la fecha de factura, cuando en realidad la dedicación del tiempo o ejecución del servicio fue realizado en el siguiente período.
Reconocer con la Entrega o Recepción del servicio
Es cuando se separa las registración del momento de la factura con el momento de la entrega o recepción. Registrando de esta manera, automáticamente obtendremos los saldos correctos en todo momento.
Ventaja:
Exactitud contable. Los saldos en todo momento representan la realidad.
Desventaja:
Es necesario realizar las transacciones de entrega y recepción en el sistema, para así poder contabilizarlas.
La empresa deberá decidir de que manera reconocerá los resultados, si al momento de facturar, es decir que el resultado impacte en los estados contables cuando se emite la factura (sin importar si realmente se entregó el servicio) o contabilizarán los resultados al momento de las entregas efectivas (reconocimiento de ingresos).
Si se cumplen estos preceptos, como cada transacción está asociada a un proyecto, y este proyecto está asociado a un contrato y cliente, será posible con un solo click, conocer la situación de cada proyecto, tanto las cuentas de resultados como las cuentas integrales. Podrás ver el balance correspondientes a cada proyecto en línea y en todo momento.
