¿Cuándo debes cambiar el sistema de gestión de tu empresa?

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¿Cuándo debes cambiar el sistema de gestión de tu empresa?

5 puntos que te ayudarán a contestar ésta pregunta

 

La forma de gestionar las empresas ha estado cambiando de forma importante en los últimos años, tanto es así que las maneras en que las empresas organizan sus  procesos de gestión pueden ser en gran medida la razón de su éxito o su estancamiento. Como la elección de la forma en que la empresa elige gestionarse es tan importante, quizás sea el momento de preguntar:  ¿Es el momento de cambiar el sistema de gestión de mi empresa?.

Dada la importancia que tiene el sistema de gestión en la empresa al día de hoy, pues está  íntimamente relacionada con la eficiencia en la gestión de la empresa y en los costos que ello conlleva es que esta pregunta no es fácil de responder.

 

Para ayudarte a contestar esta pregunta te damos algunas pistas para que puedas tomar esta importante decisión de forma segura.

 

1- ¿Estás usando hojas de cálculo para hacer tu trabajo? 

¿Estás rodeado de planillas para acompañar tus procesos o reportes?

¿Muchas veces las compartes con tu equipo y se tornan inmanejables o poco seguras?

¿Cuál es el motivo que lleva a que tu equipo utilice estas planillas? 

¿Tu sistema actual no resuelve la necesidad de información que necesitas? 

¿Es demasiado complicado el sistema actual?

Este es un problema muy común en las empresas en etapas de crecimiento, y son un indicador claro que debes cambiar tu sistema.

 

2- ¿Estás utilizando tecnologías que están desactualizadas?

Si tu proveedor del sistema no está acompañando los avances tecnológicos es probable que tu empresa vaya quedando poco a poco desactualizada.

Si esto es lo que te sucede, es un importante indicador de que necesitas un cambio. 

Recuerda, cuando selecciones un nuevo proveedor confirma que disponga de planes claros  a dos y cinco años en el desarrollo de nuevas funcionalidades y de acompañamiento de los cambios tecnológicos. Tu proveedor es tu socio tecnológico  y es él quién te ayudará en tu proceso de transformación.

 

3- ¿Te faltan funcionalidades que necesitas al día de hoy?

Si tu empresa está creciendo, es muy probable que necesites nuevas funcionalidades o características que antes no sentías necesaria. (acceso web al sistema, seguridad de login con 2 factores, gestión comercial avanzada, gestión de proyectos, paneles e indicadores o reportes con información profunda)

La primera opción que tienes es conversar con tu proveedor actual, y si las posee implementar las nuevas características que necesites.

El problema está cuando tu sistema actual se queda corto en estas nuevas necesidades y no admite ningún tipo de extensión o crecimiento.

En este momento te verás enfrentado a la siguiente decisión:

  • incorporar la nueva funcionalidad mediante un sistema separado y realizar una interfaz con el sistema actual
  • cambiar a un sistema con más funcionalidad

Nuestra recomendación es que si la nueva característica o funcionalidad requerida no forma parte de tu negocio principal actual o futuro, puedes incorporarla como un sistema separado, pero si la funcionalidad  es importante para tí, deberías pensar que ésta nueva característica integre el sistema principal.

4- ¿Tu sistema actual es escalable?

Uno usualmente comienza con un negocio pequeño y con trabajo y mucho esfuerzo logra hacerlo crecer.

El mundo de los negocios es muy dinámico, y las empresas van creciendo persiguiendo las oportunidades que ven en los mercados.

El disponer de un sistema de gestión que tenga la posibilidad de acompañar a la empresa a lo largo de sus etapas de crecimiento es sumamente importante pues permite que actives las nuevas funcionalidades que vayas necesitando sin la necesidad de cambiar el sistema.

Esto te ahorrará mucho tiempo y dinero.

 

5- ¿Tu sistema es abierto e integrado?

En el mundo actual, está demostrado que la integración es vital para la eficiencia

de las empresas. Por esto, los sistemas de gestión no deben ser simples soluciones aisladas y desconectadas sino que se deben poder integrar con otros sistemas que se utilizan en tu sector de forma diaria. 

Te damos sólo algunos ejemplos:

  • Captura automática de las facturas electrónicas de los proveedores.
  • Envío de correos electrónicos a proveedores y a clientes.
  • Envío de notificaciones por whatsapp, telegram o app
  • Importación y conciliaciones automáticas de cuentas bancarias
  • Recibos de cobro automáticos cuando el sistema detecta transferencias de tus clientes.
  • Recibos electrónicos de nómina de empleados
  • Integración con Banco Central para importación de cotizaciones de monedas
  • Integración con tu tienda de comercio electrónico
  • Integración con Mercado Libre
  • Integración con pasarelas de pago y  Mercado Pago
  • Integración con empresas logísticas

 

La respuesta que le dés a éstos 5 puntos te ayudará a contestar la pregunta de si éste es el momento de cambiar tu sistema de gestión.

Si necesitas asesoría en este tema no dudes en consultarnos.