¿Cuándo es el momento de actualizar un viejo ERP?

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¿Cuándo es el momento de actualizar un viejo ERP?

Muchas empresas reemplazan su sistema ERP por el simple hecho de tener que hacerlo, porque su sistema ya no es compatible, es demasiado lento o no puede facilitar el crecimiento. En este artículo te damos algunas pautas que te indicarán cuándo es momento de renovar tu software.

La mentalidad de “reemplazo”

Este suele ser uno de los factores más limitantes para cualquier proyecto de ERP, ¿te suena conocido? Lo ideal es que tu empresa aspire a encontrar una solución que le permita operar de la mejor manera y, para ayudarte a hacer esto, la fase de revisión de procesos de la empresa de cualquier proyecto de implementación de ERP es crucial.

Este es uno de los factores críticos de éxito más citados en los proyectos de implementación de ERP y esto se debe a que sienta las bases para varias fases posteriores como el diseño del sistema, la fase de pruebas, la formación de usuarios, etc., todas las cuales se basan en procesos empresariales claramente definidos.

Muchas empresas subestiman el valor de la fase revisión de procesos comerciales porque creen que se trata de mapear los procesos actuales para comprender cómo el nuevo sistema ERP debería acomodarlos. Este enfoque nos lleva de vuelta a nuestra mentalidad de ERP de reemplazo y podría llevar a que tu nuevo sistema replique las deficiencias operativas heredadas.

Mapea tus procesos

Sí, necesitas trazar un mapa de tus procesos y revisarlos en colaboración con tu consultor de implementación de ERP. ¡Allí reside el valor real! Toma esto como un rediseño de los procesos de negocio y no como una fase de revisión.

Aquí, tu consultor comenzará por comprender tu estrategia, luego desafiará tus procesos actuales, impartirá su conocimiento sobre las mejores prácticas de la industria y, en última instancia, sugerirá y trabajará contigo en la implementación de los procesos mejorados; todo respaldado por el nuevo sistema ERP.

Beneficios de la Revisión de Procesos de la Empresa

    • Habilitador de cambios : La Revisión permitirá a tu equipo comenzar a apreciar que este no es un proyecto de tecnología clásico: se trata de un proyecto empresarial. Comenzarán a ver cómo los procesos que usan todos los días se pueden mejorar y/o automatizar usando el nuevo sistema.

    • Implementación más fluida : involucrar al personal clave en una etapa temprana ampliará la base de apoyo y el entusiasmo por el nuevo sistema, lo que ayudará a minimizar el riesgo de que los usuarios no adopten completamente el software durante la fase de puesta en marcha.

    • Identifica riesgos o incógnitas  :  no importa qué tan detallado sea el documento ERS o cuán largo sea el período de preventa, siempre hay incógnitas que solo se vuelven evidentes cuando tu consultor pasa a la fase de reingeniería de procesos de negocios

Este proceso te permitirá descubrir estos riesgos o incógnitas con anticipación para que cualquier línea de tiempo o implicaciones de recursos se puedan tener en cuenta desde el principio. En realidad, pueden ser algunos de estos factores ‘desconocidos’ los que brindan la mayor recompensa, ¡así que trata de no ver esto como algo negativo!

  • Gestiona las expectativas y aumenta la satisfacción :trazar y revisar los procesos comerciales actuales permitirá a tu consultor identificar todas las áreas que están dentro del alcance del proyecto. Hacer esto en una etapa temprana asegura que tu equipo aprecie lo que el sistema podrá o no podrá acomodar. Esto ayuda a detener cualquier comentario negativo posterior a la implementación que pueda afectar la aceptación de la nueva solución por parte del usuario. Si tu equipo tiene expectativas realistas, su satisfacción y adopción del nuevo sistema serán mucho mayores. ¡Tenlo en cuenta!

Nuestros 5 mejores consejos de revisión de procesos comerciales

1. No te apresures

Escucha los consejos de tu consultor de ERP y asigna el tiempo adecuado a la revisión del proceso comercial, ya que esto sentará las bases para el futuro éxito o fracaso del proyecto. Sería un grave error descartar el tiempo que tu consultor asignó esta fase y apresurarlo simplemente para cumplir con la fecha límite de la implementación.

También es muy importante asegurarse de que tu equipo sepa el tiempo que necesitarán dedicar a trabajar con el consultor para facilitar la revisión del proceso comercial. A esto se le debe asignar la máxima prioridad desde el primer día para garantizar que no se lo subestime.

2. Compromiso de la Alta Dirección

Como te explicamos previamente este no es un proyecto de tecnología. Tu proyecto de ERP tendrá o debería tener como objetivo mejorar o rediseñar procesos ineficientes, permitir una toma de decisiones basada en información más rápida, mejorar la satisfacción del cliente, aumentar el margen, reducir costos, mejorar la calidad y/o aumentar la moral de los empleados.

Estos entregables solo se pueden ofrecer con una aceptación masiva en toda la organización; impulsado y reforzado por cada miembro del equipo de liderazgo senior. Si los empleados tienen la impresión de que cualquier miembro del equipo directivo está trivializando la importancia del proyecto ERP (particularmente el BPR), esta actitud se filtrará en toda la organización.

3. Acepta el cambio

A medida que mapeas tus procesos, tu consultor estará allí para guiarte sobre cómo deben optimizarse o, de hecho, rediseñar los procesos para brindar el máximo valor a tu negocio. Tú y tu equipo deben estar preparados para estar abiertos a escuchar y aceptar estas sugerencias.

Es posible que muchos colaboradores no estén dispuestos a cambiar los procesos comerciales existentes. Esto puede deberse a que temen que su trabajo cambie drásticamente o incluso se vuelva redundante. El rol del equipo de liderazgo es asegurar a los empleados que se brindará una capacitación completa y que cualquier eficiencia de productividad obtenida permitirá a los empleados implementar sus habilidades y talentos en otras actividades de «valor agregado». Mostrar a los empleados cómo su trabajo diario se volverá más agradable ayudará a disipar sus miedos e impulsará el compromiso.

4. Sé inclusivo

Tu sistema ERP debe formar la columna vertebral de tu empresa y afectar a las partes interesadas en todos los niveles de su organización, tanto interna como externamente. Por lo tanto, es importante que los empleados de todos los departamentos estén incluidos en la revisión del proceso comercial.

Proporciona a tu consultor acceso al personal clave del departamento para permitirle documentar todos los procesos verticales y horizontales y, de hecho, comprender cualquier proceso externo que involucre a proveedores y clientes. El objetivo aquí es crear flujos de trabajo de proceso de extremo a extremo que muestren la interdependencia de tareas, roles, personas, departamentos y funciones necesarias para proporcionar un producto o servicio a un cliente.

5. Capacitaciones internas

Tu nuevo sistema respaldará los cambios de tu proceso comercial, pero es tu gente la que hará que esos cambios sucedan. Por lo tanto, además de la capacitación para usuarios proporcionada por  tu consultor de ERP, también recomendamos que las empresas realicen alguna capacitación interna adicional antes de implementar el sistema para resaltar a los empleados qué procesos comerciales están cambiando, por qué están cambiando y cómo impactará en su función laboral.

Esto ayudará a tus empleados a aprovechar al máximo la fase de capacitación del sistema, ya que pueden apreciar completamente los procesos para los que se ha configurado. También ayudará al equipo de liderazgo a trazar cómo pueden maximizar la productividad de su personal desde el día en que se activa el sistema.

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