Spoiler: antes de que el Excel te explote en la cara
Toda PYME nace con una idea: vender algo, hacer algo, ofrecer algo. Lo que sea. Un servicio, un producto, una mezcla de ambos. Y todo empieza bien: una laptop, un par de Excel, un grupo de amigos o familiares con ganas, y la promesa de “como vaya viniendo, vamos viendo”.
Pero pasa algo mágico (y estresante): ¡FUNCIONA!. El producto gusta, el servicio tiene demanda, y sin darte cuenta, lo que era un experimento de garage ya tiene un logo, una cuenta bancaria y una nómina de cinco personas.Y después? lo que se esperaba: más ventas, más clientes, más citas, más inventario, más presión … y claro, la ‘solución lógica”: contratar más gente.
Lo que era una PYME se convierte en una PYME en crecimiento. El archivo de donde llevabas el inventario pasa de 100 a 500 artículos. El Excel de facturación pasa de 30 a 100 facturas al mes. Y la nómina ya no son 5 personas: son 20 (y contando!).
Y sin darte cuenta y preverlo comienza el verdadero caos.
El ciclo de la “Excel-dependencia” (y por que no escala)
El primer reflejo es el de siempre: “Contratemos a alguien más que me ayude”. Y así la estructura se infla: no para producir más, sino para seguir controlando los mismos procesos… solo que ahora son el triple de complejos.
Para calmar las aguas, alguien sugiere: ¿Y si usamos un sistema de facturación en vez del template de word? y sugiere que hay uno gratis que se puede usar.
Y si, lo que se logra es hacer las mismas facturas manuales, pero con un logo y un formato más bonito. Y la pregunta que viene aquí es: ¿Automatizaste? pues no, cambiaste de word por otro sistema (para seguir haciendo las facturas a mano).
Y después aparece el contador (que ya ahora está fijo, porque antes sólo venía a la oficina cada 15 días) y dice: “Necesitamos un sistema contable”.
Y entonces, se implementa otro sistema donde, alguien igual tiene que ingresar todo a mano. Mientras la operación se sigue manejando con mil archivos, varios sistemas aislados, los Excel que ya tiene 20 hojas independientes cada uno, y usando la mejor herramienta de comunicación y seguimiento: WhatsApp. Y aquí cada uno va luchando con su propia versión de la realidad.
Crecer no es solo vender más: Es rediseñar el negocio
Te lo resumo fácil: Cuando empiezas a contratar gente para hacer lo antes hacia un Excel, ya estás un poco tarde. Pero tranquilo, aún estás a tiempo.
La mejor etapa para implementar un software (ERP) para PYMES es cuando:
- Tu negocio empieza a crecer de forma sostenida.
- Ya no tienes control de lo que pasa en cada área de la empresa.
- Hay dos o más sistema que no se hablan entre sí
- El equipo está duplicando tareas por falta de visibilidad
- Tu contabilidad llega tarde o se vuelve un acertijo
- El Excel se volvió una criatura viva que nadie quiere enfrentar.
Contratar un ERP no es un gasto, es una contratación estratégica.
Implementar un ERP no es solo “comprar un software”.
Es como contratar a un ejecutivo multitasking que trabaja 24/7, sin pedir vacaciones, y que conecta todas las áreas del negocio sin perder una coma.
Imagina tener un sistema que:
- Registra automáticamente cada venta
- Controla el inventario en tiempo Real
- Genera reportes financieros listos para tu contador
- Te avisa si un cliente está atrasado
- Y te permite ver un dashboard si tu negocio va viento en popa o directo al iceberg
En Resumen…
Crecer está bien. crecer con orden, mucho mejor.
Un ERP es el cimiento invisible de las PYMES exitosas, esas que no solo sobreviven, sino que escalan, compiten y se modernizan.
Si tu pyme ya no cabe en el Excel, si sientes que contratas más por orden que por expansión, Y si estas cuando cinco sistemas diferentes para hacer lo que uno solo puede resolver. Entonces:, Ya es hora.
¿Listo para dejar de apagar fuegos y empezar a escalar en serio?
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