Implementar un ERP en una agencia de publicidad no es un capricho ni un lujo. Es una necesidad estratégica para sobrevivir y destacar en un mercado saturado, acelerado y exigente. Pero más allá de los beneficios, hay una pregunta clave que toda agencia se hace antes de comenzar:
¿Cuánto tiempo me va a tomar automatizar mi operación?
La respuesta corta: depende.
La respuesta honesta y útil: te lo contamos paso a paso, con tiempos estimados reales, basados en nuestra experiencia con agencias medianas y grandes de América Latina y Miami.
Todo comienza con una necesidad (1 a 2 meses)
La decisión de buscar un sistema ERP nace de dolores reales: procesos manuales, errores en facturación, tareas duplicadas, falta de visibilidad financiera o retrasos en la entrega de campañas.
Estas señales vienen desde las áreas operativas y llegan a los C-level de la agencia, quienes dan luz verde al proyecto.
Presupuesto y planificación financiera (1 mes)
Antes de buscar software, hay que saber cuánto se puede invertir. El CFO o Director de Finanzas debe incluir la inversión en el presupuesto anual. Aquí se define un rango de gasto realista, alineado con la escala de la agencia y sus objetivos.
Selección del equipo responsable del proyecto (15 días a 1 mes)
Una buena implementación comienza con un buen equipo. Se nombra un grupo interno que lidere el proceso: normalmente alguien de tecnología, operaciones, finanzas y cuentas. Este equipo investigará opciones y filtrará propuestas.
Investigación, demos y análisis (1 a 2 meses)
Este es el momento de comparar soluciones. Las agencias contactan a varios proveedores de ERP, agendan demos y evalúan funcionalidades. Se debe mirar más allá del “look & feel” y enfocarse en qué tan bien el sistema se adapta al workflow real de una agencia publicitaria.
Análisis costo-beneficio y decisión final (1 mes)
Luego de las demos, el equipo arma una matriz comparativa y presenta su recomendación a la gerencia. Se analizan costos, funcionalidades, escalabilidad, soporte e implementación. Este paso puede definir el futuro operativo de la agencia, así que no se toma a la ligera.
Etapas de implementación de un ERP publicitario
Una vez seleccionado el proveedor, comienza lo bueno. Aquí es donde muchas implementaciones fracasan o se atrasan… pero no tiene por qué ser así si se siguen estos pasos:
- Relevamiento (1 mes)
El proveedor se sienta con tu equipo para entender a fondo cómo opera tu agencia. No se trata de adaptar tu agencia al sistema, sino al revés: adaptar el sistema a tu operación. - Armado de la base de datos (1 a 2 meses)
Aquí se carga la información inicial: clientes, proveedores, campañas, presupuestos, productos, medios, tarifas, etc. También se definen las adaptaciones específicas a la estructura de tu agencia. - Prueba de concepto (2 meses)
Se simulan casos reales dentro del sistema para validar que todo funcione según lo esperado. Este paso es crucial para prevenir errores futuros. - Ajustes post-prueba (1 mes)
Con base en los resultados, se hacen ajustes finos en flujos, formatos, reportes y automatizaciones. - Capacitación (15 días)
Se entrena al equipo de forma práctica, por área y con casos reales. El objetivo es que todos lleguen al GoLive con seguridad y dominio del sistema. - GoLive
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