Si eres parte del equipo de finanzas o contabilidad en una agencia de publicidad, seguro te suena esta escena de terror: Es 29 del mes, todo parece tranquilo, pero… hasta que viene el CFO y suelta el temido: “¿Ya estamos para el cierre contable?”
Y es en ese momento donde empieza el verdadero terror:
- El Excel con 72 hojas que nadie entiende
- El proveedor del comercial que nunca mandó la factura
- El Ejecutivo de Medios que jura que a Facebook se le pagó hace una semana
- Y nunca falta este clásico: “¿Y este depósito de que cliente es?”
Y ahí tú, con la taza de café número ocho, deseando haber estudiado actuación y no contabilidad.
Pero no todo está perdido, En este blog no solo vamos a asustarnos (o reirnos) un poco de la crisis, sino que te vamos a mostrar como un cierre contable mensual ordenado y eficiente si es posible, sobre todo si cuentas con un ERP como Solop que entiende cómo funcionan realmente las agencias.
El cierre contable: una carrera de relevos (ganamos todos o perdemos todos)
El proceso de cierre contable mensual en una agencia de publicidad puede ser tan complejo como una campaña 360 para un cliente top. ¿La clave? Entender el flujo completo de la operación y contar con herramientas que automaticen lo que se pueda automatizar.
Aquí te explicamos como se ve ese proceso en un escenario ideal, y como lo acelera un software especializado como Solop:
1ero. Cierre de proyectos y campañas, que agrupa:
- Planificaciones estrategicas
- Tareas asignadas entre los equipos estratégicos y creativos
- Piezas creativas: videos, audios, artes, etc., etc…
Cuando estas tareas se completan, el sistema detecta automáticamente el fin del ciclo productivo. nada de andar preguntando por WhatsApp “si ya se entregó el video”.
2do. Producción = Presupuestos y órdenes de compras
Medios = Planes y órdenes de inserción / transmisión
Y aquí es cuando entra en el juego el departamento de finanzas. Una vez se aprueba el presupuesto producción o el plan de medios por parte del cliente, el sistema genera:
- Órdenes de Compra / inserción / transmisión a terceros
- Órdenes de Venta al cliente
Esto significa que desde la misma operación nacen documentos contables reales.
¿El proveedor no ha enviado la factura aún? Se provisiona automáticamente.
¿Ya se facturó al cliente? Se registra la cuenta por cobrar. Todo conectado.
3ero. Control de las Cuentas por Cobrar y por Pagar
Estas son las venas abiertas de cualquier agencia:
- Las Cuentas por Cobrar nacen de las órdenes de ventas ya facturadas.
- Las Cuentas por Pagar se alimentan de las facturas de los proveedores recibidas por las órdenes de compra / inserción / transmisión
Solop ERP permite analizar estos auxiliares en tiempo real, entender la salud financiera de cada campaña y prever flujos de caja de forma mucho más certera.
4to. Conciliaciones Bancarias: el arte de cuadrar con la realidad
Aquí es donde se cruzan los registros internos con los estados de cuentas reales de los bancos. Ejemplos típicos:
- Se entregó un cheque al proveedor, pero aun no lo ha cobrado.
- El banco cobra una comisión que no está registrada en libros.
Solop facilita las conciliaciones bancarias automáticas, ¡sin planillas Excel!
Te ayuda a identificar estas partidas sin hacer malabares con dos Excel abiertos, resaltadores de colores para identificar y diferenciar las partidas y una calculadora vieja.
5to. Revisión de gastos fijos y devengamientos.
- Renta/Alquileres
- Nomina
- Seguros
- Depreciaciones y amortizaciones
- Gastos prepagados/anticipos
Solop te permite configurar estos asientos de forma automática, para que se contabilicen mes a mes sin que tengas que recordarlo y registrarlos a mano.
6to. Reconocimiento de ingresos y provisiones contables.
Este paso es clave para agencias que deben reportar resultados mensuales a casa matriz:
- Reconocer ingresos en proyectos en ejecución
- Provisiones por costos no facturados
- Fee vencidos sin facturar
- Comisiones por cobrar a los clientes
Todo esto lo puedes configurar en Solop para que el sistema lo realice por tí.
Para que nada se te pase. ¿ERP o Excel? La diferencia entre sobrevivir y cerrar con una sonrisa
Aquí te dejamos una tabla comparativa para que veas cuánto puede cambiar tu vida con Solop ERP:
Conclusión: sí, puedes cerrar el mes sin perder la cordura
El cierre contable no tiene que ser una tortura mensual. Tampoco tiene que depender de 10 archivos, 8 personas y 20 recordatorios de WhatsApp. Y multiplica eso si tienes 2 o más razones sociales a las que tengas que cerrar para luego consolidar (y sí, Solop es multi-empresa y multi- moneda).
En Solop ERP ayudamos a agencias de publicidad a lograr cierres contables en menos tiempo y con menos errores, gracias a nuestros procesos integrados, automatizaciones inteligentes y reportes que se generan solos, ah y a nuestro conocimiento en la industria.