En cada software ERP es posible distinguir una serie de funcionalidades. Cuando hablamos de una empresa distribuidora se requiere de un número importante de ellas para suministrar un conjunto de funciones que satisfagan las necesidades de los usuarios, siendo una de ellas la gestión de compras y abastecimiento ¿Quieres saber más? Te lo contamos en este artículo.
Un sistema ERP te permite gestionar en detalle las diferentes áreas de la distribuidora pero, además, muestra una visión general de 360 grados que facilita conocer su situación exacta, permitiendo tomar las mejores decisiones.
Cuando hablamos de una distribuidora se requieren las siguientes funcionalidades:
- Gestión de Compras y Abastecimiento
- Pronósticos de ventas y cálculo de necesidades
- Comercio exterior, costeo de importaciones
- Gestión Comercial
- Órdenes de venta
- Movilidad para la toma de pedidos
- Comisiones de vendedores
- Tienda web conectada al ERP
- Gestión logística (WMS)
- Asistencia para armado de pedidos y entregas
- Órdenes de distribución
- Órdenes de despacho
- Trazabilidad
- Análisis de Desempeño
- Costos exactos de Productos
- Reportes de resultados por: producto y familia de productos / cliente y canal / proveedor
Hoy nos enfocamos en Gestión de Compras y Abastecimiento
Cuando tienes muchos productos para reponer, el abastecimiento de tu distribuidora puede ser una tarea lenta e ineficiente, especialmente cuando ésta debe ser realizada manualmente combinando llamadas, correos electrónicos, Whatsapp, planillas y formularios en papel. Suena monótono y aburrido, ¿verdad?
Para hacer más simple y eficiente este proceso sugerimos automatizar todo lo que se pueda para comprar al mejor costo, en el menor tiempo y de la manera más controlada posible. Así podrás:
- Automatizar todas las tareas posibles para ahorrar el mayor tiempo que se pueda
- Reducir costos realizando compras por las cantidades necesarias
- Reducir errores comprando desde listas de precios actualizadas
- Controlar la recepción y facturación del proveedor
- Mejorar la visibilidad de la empresa mostrando el desempeño del proveedor en cumplimiento de tiempos y productos entregados
Gestión de requisiciones (necesidades de mercadería)
La requisición es la determinación de los productos que necesitamos, tanto de reventa, como de insumos o productos de gastos. El uso de estos documentos puede tener varios objetivos:
En el caso de compras de insumos para la empresa el objetivo es que cada departamento ingrese lo que necesita (por ejemplo, cuadernos) para que luego el departamento de compras pueda hacer una compra conjunta y buscar un mejor precio.
En el caso de productos de reventa, puede:
- Generarse automáticamente considerando la planificación en el caso que se use esta funcionalidad
- Ingresar manualmente por cualquier usuario que lo necesite
- Reabastecer de forma avanzada en función del stock mínimo, considerando los plazos de entrega, los puntos de pedido, las cantidades económicas de pedidos o definiciones de existencias mínimas/máximas.
Orden de compra
El objetivo principal de emitirla es contar con un documento que resuma todo lo acordado entre la empresa y el proveedor de forma que luego todos los siguientes documentos puedan ser generados a partir de este. Así se buscará mayor eficiencia en el ingreso de documentos como también mayor control, evitando que cada área deba generar el documento desde cero (recepción y facturación).
Recepción de productos
Cuando el proveedor entrega lo pedido, se realiza el proceso de recepción en el sistema y se valida que la entrega física del proveedor corresponde a lo solicitado. La rapidez del ingreso, así como su exactitud y control, son puntos clave en esta acción, siendo las
cantidades y los productos lo único que se debe definir en la recepción.
Factura del proveedor
Continuando con la búsqueda de agilidad y exactitud en el ingreso de documentos, siempre te recomendamos digitar la menor cantidad de campos posible, tomando todo lo que se pueda desde los datos definidos. Por esta razón los softwares establecen flujos para vincular los documentos de tal manera que se vayan creando unos a partir de otros, tomando todos los datos previamente ingresados en el sistema.
Devolución al proveedor
También puede existir la necesidad de devolver al proveedor productos recibidos. Esto debe ser controlado, pues una vez realizada la entrega del producto al proveedor indicando las razones que la originaron, debe ingresarse la correspondiente nota de crédito del proveedor (RMA return merchandise authorization).