En el mundo de la Publicidad Exterior, tanto en su formato tradicional (OOH) como digital (DOOH), la facturación puede ser un proceso complejo y tedioso. Esto se debe a la variedad de elementos involucrados en cada campaña, desde la producción e impresión hasta el arrendamiento de espacios y la instalación del diseño publicitario. La falta de automatización en estos procesos puede generar errores, demoras y complicaciones administrativas que afectan la rentabilidad y operatividad de las empresas del sector.
Los desafíos de la facturación en Publicidad Exterior
Las empresas de OOH y DOOH enfrentan diversos retos en la gestión de su facturación debido a la cantidad de factores que deben considerar:
- Producción: La creación del material publicitario puede involucrar múltiples etapas y proveedores externos, como impresión y montaje.
- Arrendamiento de vistas publicitarias: Dependiendo del tipo de medio publicitario, los tiempos de alquiler varían. Por ejemplo:
– Camiones publicitarios suelen alquilarse por un mes.
– Espectaculares requieren arrendamientos de al menos seis meses debido a los costos de impresión e instalación.
– Chupetas en centros comerciales pueden manejarse con mayor flexibilidad.
– DOOH comparte espacios publicitarios entre varias marcas con diferentes tiempos de exposición. - Instalación: Muchas veces, este servicio también es subcontratado, añadiendo otra capa de gestión y facturación.
Con tantos factores en juego, el departamento administrativo y financiero debe lidiar con una alta carga de trabajo y un estricto control para evitar errores en la facturación. Sin una herramienta adecuada, la gestión manual de estos procesos se vuelve ineficiente y propensa a fallos.
La solución: automatización de la facturación con un ERP.
Un ERP especializado en la industria de Publicidad Exterior permite automatizar todo el proceso de facturación, integrando en un mismo sistema cada aspecto del negocio:
- Control unificado: Cada arrendamiento se gestiona bajo un mismo proyecto, donde se incluyen los costos de producción, instalación y alquiler de la vista publicitaria.
- Automatización de pagos y recordatorios: Se configuran cobros recurrentes y alertas de vencimiento para mantener el control de los espacios publicitarios disponibles y optimizar su ocupación.
- Flexibilidad en la facturación: Se adapta a las necesidades de cada cliente, permitiendo distintas modalidades de facturación:
- Facturación integrada en la primera cuota con impresión e instalación.
- Facturación separada para producción y arrendamiento.
- Cobros bimensuales o según el requerimiento del cliente.
- Flujo administrativo eficiente: Desde el cierre de la venta, todos los procesos quedan automatizados para que la operación financiera sea simple y controlada.