Las agencias de publicidad son empresas de servicios donde el principal activo es el talento humano. Cada campaña publicitaria que se diseña produce y ejecuta involucra a diversos profesionales de diferentes departamentos, cuyo tiempo es el recurso clave que determina la rentabilidad de cada proyecto.
Desde la fase de planificación y atención al cliente, pasando por estudios de mercado, desarrollo creativo, producción de materiales gráficos, digitales y audiovisuales, hasta la compra de medios y evaluación del desempeño de la campaña, cada colaborador aporta horas de trabajo fundamentales para el éxito del cliente y de la agencia. Sin embargo, ¿cómo se mide y valora este tiempo de manera eficiente?
El TimeSheet como herramienta clave
Para conocer la verdadera rentabilidad de una campaña, es imprescindible evaluar el costo real de las horas hombre invertidas. Aquí es donde entra en juego el uso del TimeSheet, una herramienta que permite registrar y asociar el tiempo de trabajo de cada empleado a tareas específicas dentro de una campaña publicitaria.
Contar con un software especializado, como un ERP diseñado para el mercado publicitario, facilita este proceso al integrar la planificación y ejecución de tareas, permitiendo que cada colaborador registre sus horas directamente en el sistema, de forma sencilla y sin interrumpir su flujo de trabajo. Además, esta información puede vincularse con los datos de Recursos Humanos, donde se tienen registrados los costos derivados de la contratación de cada empleado (sueldos, beneficios, bonos, etc.).
Cálculo de rentabilidad en tiempo real
Un ERP con funcionalidad de TimeSheet permite calcular en tiempo real los costos directos de cada campaña, sumando las horas hombre dedicadas y comparándolas con la facturación generada. Aplicando el porcentaje de overhead de la agencia, se puede obtener un análisis preciso de la rentabilidad de cada proyecto.
Además, permite asociar los gastos indirectos generados durante el desarrollo de la campaña, como comidas, taxis, materiales, entre otros, que afectan la rentabilidad final del proyecto. De esta manera, la agencia puede contar con una visión más real y detallada de la rentabilidad de cada cliente y campaña.
Con esta metodología, la agencia no solo optimiza la gestión de sus recursos, sino que también obtiene una visión clara de la rentabilidad de cada cliente, permitiendo tomar decisiones estratégicas informadas para mejorar la eficiencia operativa y financiera del negocio.
Un TimeSheet amigable y funcional
Para que este proceso sea exitoso, es fundamental que el sistema de registro de horas sea intuitivo y fácil de usar, evitando que los colaboradores lo perciban como una carga adicional. La clave está en integrar el registro de horas dentro del flujo natural de trabajo, garantizando que la información se capture de manera precisa y sin fricciones.
Si quieres conocer cómo hemos desarrollado un TimeSheet de vanguardia, intuitivo y totalmente integrado a la operación de las agencias, no dudes en contactarnos. Optimiza la rentabilidad de tu agencia con una gestión eficiente del tiempo!