Capítulo 1: Una decisión que marca un antes y un después
Contratar un ERP no es como cambiar de software de gestión de tareas o probar una nueva herramienta de diseño. Es una decisión profunda, que toca cada área de la agencia: desde la forma en la que se gestionan los proyectos hasta cómo se factura, se reporta al cliente o se toman decisiones financieras.
Es una decisión que marca un antes y un después en la operación. Por eso, antes de elegir un ERP, hay que hacerse las preguntas correctas.
Capítulo 2: Las 10 preguntas clave que toda agencia debe responder
1. ¿Cuáles son nuestros procesos actuales y cuáles deberían mejorar?
No se trata solo de digitalizar lo que ya hacen. Se trata de repensar cómo podría fluir mejor la operación si se tuviera un sistema más inteligente.
2-¿Dónde estamos perdiendo tiempo y dinero hoy?
Horas hombre mal utilizadas, reportes manuales, doble carga de información… El ERP debería solucionar esos cuellos de botella.
3. ¿Queremos un sistema que se adapte a nosotros o adaptarnos nosotros al sistema?
Muchos ERPs tradicionales imponen lógicas de otras industrias. Un ERP para agencias debe comprender los flujos reales de un proyecto creativo o una campaña de medios.
4. ¿Necesitamos una herramienta para ahora o una plataforma que nos acompañe en el crecimiento?
La elección debería contemplar no solo las necesidades actuales, sino también los próximos 2 o 3 años de la agencia.
5. ¿Qué tan importante es automatizar los reportes para nuestros clientes?
Algunas agencias pierden horas valiosas todos los meses armando reportes manuales. Automatizar ese proceso puede ser clave para la satisfacción del cliente (y la rentabilidad).
6. ¿Tenemos hoy información clara sobre la rentabilidad de cada cliente y proyecto?
Si no lo saben con precisión, un ERP con indicadores financieros en tiempo real puede cambiar por completo la forma de tomar decisiones.
7. ¿Cómo gestionamos hoy los tiempos y cargas de trabajo del equipo?
Un buen ERP no solo mejora la eficiencia, sino también cuida al talento evitando la sobrecarga y mejorando la planificación.
8. ¿Nuestros sistemas actuales están integrados o cada área trabaja en silos?
Si las áreas no están conectadas, hay duplicidad de trabajo, errores y falta de visión general. El ERP debería resolver eso.
9. ¿Qué tipo de acompañamiento esperamos del proveedor del ERP?
No es solo una cuestión de software. Es clave contar con un equipo que entienda el negocio publicitario y esté disponible para guiar el proceso.
10. ¿Estamos listos para ordenar la casa y crecer en serio?
Un ERP pone orden. Pero también exige compromiso. Si la agencia está lista para crecer con más estructura, es el momento ideal para implementarlo.
Capítulo 3: Mucho más que una compra, una alianza estratégica
Elegir un ERP no es solo una decisión técnica. Es una apuesta por el futuro de la agencia.
En Solop Software hemos acompañado a decenas de agencias en Latinoamérica y Estados Unidos en este proceso. Sabemos que cada agencia es distinta, pero también sabemos que hay un punto en común: todas necesitan más orden, más datos y menos desgaste.