Las métricas y los KPI con frecuencia se combinan y tienden a confundirse, pero es importante que entiendas que no son lo mismo. Las métricas se refieren a cualquier dato que una empresa observa para comprender su desempeño y potencialmente mejorar, mientras que los KPIs son una categoría específica de métrica.

Empecemos por el principio… ¿Qué son los indicadores clave de rendimiento (KPI)?

Un KPI (key performance indicator) es una medida cuantificable del logro de tus objetivos financieros u operativos. Los KPI se calculan utilizando datos relevantes para los objetivos de negocio, los cuales deben ser “SMART”, es decir: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales, por ejemplo, la cantidad de ventas cerradas por vendedor.

Ejemplos de KPI

Las empresas tienen cientos de KPI a su disposición. Seleccionar los adecuados depende del objetivo que se mida, la industria y la empresa. Los ejemplos típicos de KPI incluyen:

Ventas: 

• Objetivo de ventas: compara la cantidad de un artículo vendido con un objetivo mensual u otros períodos.
• Tasa de venta directa: el porcentaje de inventario disponible vendido durante un período determinado.

Financiero;

• Días de ventas a cobrar: la cantidad promedio de tiempo que lleva cobrar las ventas realizadas a crédito.

Cliente:

• Valor total del cliente: ingresos que una empresa obtiene de cada cliente en el transcurso de la relación comercial.
• Tasa de clientes perdidos: el porcentaje de clientes activos que dejan de comprar en un período de tiempo determinado.
• Tasa de atención de llamadas al call center: el porcentaje de llamadas de clientes que se responden dentro del primer minuto en que se reciben.

Operacional

• Tasa de unidades defectuosas: compara el número de unidades defectuosas fabricadas con el número total de unidades fabricadas.
• Tasa de pedidos completos: una relación entre el número de pedidos sin errores en comparación con el número total de pedidos procesados.

Ahora bien, ¿Qué son las métricas operativas?

Las denominadas métricas operativas son indicadores que miden el desempeño de una empresa y pueden tener o no objetivos y plazos para alcanzar los resultados. Estos números brindan información instantánea de procesos clave, como la producción o las llamadas de ventas.

El seguimiento de métricas operativas muestra qué tan bien la empresa realiza estos procedimientos. Los datos, aquí, pueden medir la eficiencia, la productividad o la calidad. Por ejemplo para la producción esto podría ser unidades fabricadas por día o semana, para las llamadas de ventas, podrían ser llamadas por hora por empleado. Para el servicio al cliente, podría ser la frecuencia con la que se resuelven los problemas en el primer intento.

Más específicamente, las métricas operativas brindan retroalimentación casi en tiempo real sobre el negocio, mientras que los KPI muestran el progreso hacia los objetivos generales a lo largo del tiempo. Las empresas deben observar ambos.

Las métricas operativas se vinculan con procesos que son críticos para que una empresa siga siendo solvente.

En pocas palabras, una métrica operativa es un elemento cuantificable derivado de una o varias mediciones y se utiliza para seguir el estado de un proceso específico.
Un punto clave: cada KPI es una métrica, pero no todas las métricas son un KPI

Piensa en las métricas como si fueran un equipo de fútbol. Cada persona en el equipo es un jugador. Pero dentro del equipo hay quien se encarga exclusivamente de parar los goles, conocido como arquero.También hay otros jugadores en el equipo, defensas, centros, extremos. Sin embargo, ninguno de ellos es el arquero.

Es lo mismo con los KPIs y las métricas. Existen miles de métricas allá afuera. Porcentajes de nuevas ventas, ingresos por suscripciones, pero no todas estas son KPIs. Los KPIs son las métricas más importantes que tienes, las que realmente recalcan cuáles son tus principales objetivos comerciales.

Ventajas del uso de métricas

Las métricas te ayudan a centrarte en un aspecto de tu negocio excluyendo todos los demás.Algunas métricas se basan en previsiones, como las ventas proyectadas. Si fijas tus objetivos basándote en una proyección de este tipo, puedes medir hasta qué punto estás cumpliendo las expectativas.

Las métricas operativas y los indicadores clave de rendimiento (KPI) permiten a una empresa medir el estado de sus operaciones y estrategias.

Es importante destacar que los KPI cambian más lentamente a medida que una empresa ejecuta y cambia su estrategia a largo plazo. Los cambios solo pueden hacerse visibles durante trimestres o años.

¿Por qué es importante el seguimiento de las métricas operativas?

El seguimiento de las métricas operativas es fundamental para las empresas. Muestran cómo funcionan las operaciones centrales a medida que ocurren. Los KPI más importantes para un departamento de operaciones pueden revelar problemas importantes para que una empresa pueda corregirlos rápidamente.

Si las tendencias son negativas, los jefes pueden profundizar más para entender por qué. Luego pueden hacer cambios para cambiar el problema. Si la métrica operativa es positiva, los gerentes de operaciones pueden hacer más de lo que funciona. Eso puede hacer que el negocio sea más eficiente y rentable.

La forma en que (KPIs y métricas) se relacionan entre sí es extremadamente simple: las métricas respaldan los KPIs. Los KPIs respaldan las metas y objetivos estratégicos generales del negocio.