Una manera sencilla de ir recopilando información que nos ayudará al momento de avanzar en el proceso de cambio del ERP para nuestra empresa es hacernos una serie de preguntas que nos irá ordenando las ideas en relación a las definiciones que deberé tomar en el proceso de selección del sistema.

Para recopilar estos requerimientos sugerimos, solo como ejemplo, algunas preguntas:

Generales Empresa

• ¿Necesitamos gestionar varias Empresas de la misma Compañía?
• ¿Necesitamos gestionar sucursales?
• ¿Requieres un nuevo Sistema de Gestión para optimizar tu operativa o también para que brinde información contable única, exacta  y en tiempo para que sirva de base  para la toma de decisiones gerencial?

Comercial

• ¿Cuál es su estrategia comercial? Qué es lo que le impide conseguir o retener a sus clientes?
• ¿Necesitamos ayuda de un CRM (Customer Relation management) para realizar el seguimiento de la gestión de prospectos?
• ¿Necesitamos realizar Cotizaciones de Ventas? Necesita tablets para ingreso de pedidos o consultas de información de su fuerza de ventas?
• ¿Comercializa servicios que se facturan de forma recurrente? ¿Tiene Contratos con sus clientes? ¿Maneja Garantías?
• ¿Necesita que el sistema sea repositorio de documentación, que pueda accederse desde cualquier sitio (contratos, manuales, planillas, fotos)? ¿Cuantas Listas de Precio de Venta maneja?
• ¿Cual es el flujo de aprobaciones de las órdenes de venta? ¿Requiere analizar las ventas perdidas?
• ¿Necesita enviar mails automáticos a sus clientes con facturas, reportes de facturas vencidas, estados de Cuenta o correos con plantillas?
• ¿Necesita enviar mensajes a sus clientes utilizando bots?
• ¿Necesita calcular comisiones a su fuerza de ventas? sobre qué bases las calcula?

Finanzas

• ¿Cuáles son los procesos clave? ¿Qué áreas están involucradas?
• ¿Se requerirán aprobaciones de algún documento mediante flujos de trabajo?
• ¿Se requerirán menúes personalizados? ¿Se requerirán distintos Roles?
• ¿Requiere conciliaciones bancarias automáticas? ¿Requiere Flujos de Caja para realizar proyecciones?
• ¿Necesita manejar Órdenes de Pago? ¿Cuál es su flujo de trabajo?
• ¿Necesita imprimir cheques? ¿Paga con transferencias masivas?

Contabilidad

• ¿Cuáles son los procesos contables de la empresa?
• ¿Se requerirá control presupuestal? ¿Cuál es su política de costeo? ¿Maneja Centro de Costos?¿Requiere Balances y Reportes por Actividad, Centro de Costos, Sucursales, organización o sello?
• ¿Necesita realizar Resguardos automáticos?
• ¿Cual es la moneda base de los reportes?
• ¿Cuantos esquemas contables requiere?

Para cada una de las áreas se deberá determinar la información de salida del sistema que se requiera (reportes).

También deberás preguntar si las soluciones son estándar o requieren personalización. Si deseas una asesoría personalizada no dudes en contactarnos.