La conciliación de pagos es un proceso contable que garantiza que los registros de la empresa de pagos o cobros coincidan con las transacciones que aparecen en los registros del tercero, tanto sea banco, tarjeta de crédito o una caja de la propia empresa.

Para empezar: ¿Qué es una conciliación de pagos?

En términos simples la conciliación de pagos/cobros es un proceso que compara las transacciones registradas por un tercero con las transacciones registradas en los libros contables de la empresa. El objetivo principal es identificar y resolver las discrepancias entre ambos conjuntos de datos.

Cada transacción financiera generalmente está respaldada por al menos dos formas de registro. El primer es el registro interno de la empresa de una compra o monto adeudado por un cliente, generalmente en forma de una entrada de diario en su libro mayor. El segundo es un estado de cuenta externo de, por ejemplo, un banco o una compañía de tarjetas de crédito que muestre que se cobró o pagó.

Si bien el concepto de conciliación de pagos es sencillo, cuantas más cuentas por pagar y cuentas por cobrar acumula una empresa en crecimiento y más fuentes de canales de pago/cobro, más complicada y laboriosa se vuelve la conciliación.

¿Cuáles son las conciliaciones de pagos o cobros más comunes en las empresas?

Existen tantos tipos de conciliación de pagos o cobros, como formas de realizar o recibir pagos. La creciente popularidad de las tarjetas de crédito y pasarelas de pago se suman a la complejidad de conciliar los cobros.

Aquí están las conciliaciones típicas:

• Cuentas corrientes bancarias
• Cobros de tarjetas de crédito
• Cajas chicas
• Pasarelas de pagos
• Sistemas de cobranza

Pero la más común de todas ellas es la conciliación entre el extracto bancario y los registros de la empresa que es un procedimiento que busca asegurar la concordancia y precisión de los datos financieros registrados en ambos sistemas.

¿Cómo podemos automatizar las conciliaciones de pagos?

Para llevar a cabo la conciliación automática, básicamente existen 2 maneras:

• Utilizar alguna herramienta especializada que permita importar los datos del tercero y los registros de la empresa.
• Importar los extractos del tercero en el software propio de la empresa, y realizar la conciliación comparando lo importado con las transacciones del propio software.

El segundo sistema es una forma más sencilla, rápida y segura de realizar las conciliaciones, pero esta funcionalidad sólo la disponen los sistemas completos y modernos.

En definitiva, éstos programas realizan una comparación de los montos, fechas y otros detalles de las transacciones, buscando coincidencias exactas o cercanas.

¿Cómo trabaja una conciliación de pagos automática?

Carga el archivo

Carga el archivo del tercero que deseas conciliar en tu sistema para que puedas compararlo.

Concilia

Durante el proceso de comparación, cada transacción registrada en tu sistema se compara con el archivo importado. El software realiza el match según los algoritmos de emparejamiento definidos.

Correcciones manuales

Las transacciones no conciliadas se investigan para determinar la causa de la discrepancia. Finalmente se concilian manualmente. Esta etapa puede requerir aprobación.

Nuevos registros

En el caso que la causa del no matcheo sea el no registro de una transacción verdadera, se procede a registrar automáticamente en el sistema de la empresa.

Control

Una vez se concilie cada transacción, se determinan las partidas no conciliadas.

Descarga tu reporte

Puedes descargar el reporte de la conciliación para tu archivo.

La conciliación automática ofrece varios beneficios para las empresas, como la reducción de errores, el ahorro de tiempo y recursos, y la mejora en la precisión de los estados financieros. Además, proporciona una mayor visibilidad y control sobre las transacciones financieras, lo que facilita la toma de decisiones basadas en información confiable y actualizada.

Es importante destacar que, aunque la conciliación automática puede automatizar gran parte del proceso, aún se requiere la supervisión y el análisis por parte de profesionales contables o financieros para resolver discrepancias y asegurar la integridad de los datos.