¿Qué es un ERP y para qué sirve?
Nuestro objetivo es ayudar a las empresas a comprar al mejor costo, en el menor tiempo y de la manera más controlada y segura posible.
La mayoría de los empresarios han escuchado muchas veces el término ERP, pero es posible que no sepan exactamente lo que este tipo de software puede hacer por sus empresas y negocios.
Aquí te explicaremos en profundidad, qué es un ERP, cómo funciona, para quién es, cómo puede ayudarte, cómo seleccionar la solución más adecuada para tus necesidades y mucho más.
¿Qué es la planificación de recursos empresariales? (ERP)
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), es que es un sistema que integra los datos de tu empresa y automatiza los procesos de negocio en una única plataforma digital; desde las compras, el almacén, la fabricación, los proyectos, las ventas, las finanzas, los recursos humanos, y la contabilidad, entre otros.
Con ello se consigue una mayor eficiencia en la gestión de tu empresa, ya que los procesos de negocio se gestionan de manera integrada y digital en una única plataforma. De esa manera se eliminan las ineficiencias provocadas por las múltiples tareas manuales, procesos realizados en sistemas desconectados y planillas Excel. Todo lo que ocasiona una gestión difícil de controlar, de medir y suma grandes costos ocultos que repercuten negativamente en los resultados de la empresa.
¿Por qué es importante el ERP para las empresas?
Las empresas hoy en día están en constante movimiento con un sinfín de detalles para gestionar. Al menos eso parece cuando lo miras desde la superficie. Sin embargo, desde cierta altura, las diferentes partes de la empresa que están en movimiento se tornan claras y evidentes, y se pueden administrar y supervisar de forma más simple. Desde esa altura, los temas importantes se ven con claridad, las fechas y los importes en una línea de tiempo y la incertidumbre financiera se reduce apoyada en una contabilidad confiable. Números claros, situación controlada.
Una sola fuente de datos
El software ERP ofrece esta claridad posicionándose en un nivel superior y la coloca en las manos correctas: los tomadores de decisiones. El software ERP unifica todas las vistas de la operación y las finanzas en tiempo real, brindando información de referencia a simple vista con el fin de que todos trabajen con los mismos datos de una vez y para siempre.
Gran cantidad de informes
Como una fuente centralizada de datos, un sistema ERP también proporciona una gran cantidad de reportes y análisis que pueden marcar la diferencia para el negocio. Convertir una gran cantidad de datos en información con gráficos, tableros e indicadores que ilustran claramente las tendencias y ayudan a modelar los posibles resultados es una capacidad de ERP que los decisores valoran mucho. Toda tu empresa en una sola plataforma.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
Digamos que el corazón del ERP es una única y poderosa base de datos. De ésta manera es posible compartir todo tipo de información, ingresada por todos los usuarios de forma instantánea y a toda la empresa.
Base de Datos
Esta estructura centralizada evita tener que ingresar varias veces los mismos datos, reutilizando siempre los datos ingresados.
La base de datos relacional utilizada mantiene una total integridad de los datos contenidos, y permite realizar una completa trazabilidad de cada modificación de la información ingresada. Podemos conocer quién ingresó por primera vez un documento, quién y en qué fecha lo modificó y quién lo anuló.
Capas
El sistema tiene diferentes capas que permiten gestionar sus funcionalidades de forma desagregada, según lo que se requiera.
- Capa base (tronco): Es el corazón del sistema, la estructura más profunda y común en todas las implementaciones.
- Capa vertical: Contiene las funcionalidades especiales de cada vertical de negocios.
- Capa país: Contiene las particularidades especiales del sistema a causa del país donde se implemente el ERP.
- Capa empresa: Contiene las particularidades exclusivas de la empresa donde se está implementando el ERP.
Características de los ERP
- Base de Datos común
- Visual única en todo en sistema (UI: User Interface)
- Integración de todos los procesos de negocio
- Contabiliza automáticamente las transacciones
- Automatización
- Herramientas de análisis de datos
¿Qué son los módulos del ERP y por qué existen?
“ERP”, por las siglas en inglés Enterprise Resource Planning, son los sistemas de información que integran, manejan y planifican muchos de los negocios asociados con las operaciones y administración de las empresas.
Si bien ERP es una categoría de software, por aspectos comerciales los proveedores de software lo han separado en varios subsistemas que llamaron módulos, cada uno de los cuales aborda una funcionalidad específica de la empresa y todos ellos extraen sus datos de una base de datos centralizada.
En resumen, los llamados módulos no son otra cosa que las funcionalidades.
Por ello existen módulos de compras, ventas, contabilidad, manufactura, por nombrar sólo algunos.
Si bien para las empresas es posible adquirir de manera independiente los diferentes módulos que necesita para su operación, la verdadera ventaja de los sistemas ERP es poder utilizar todos los módulos que necesite por su actividad y así trabajar de forma integrada y transparente.
Es contrario a la filosofía de ERP integral el concepto de módulo, y la empresa puede entorpecer su operación eficiente si por causas financieras no contrata algún módulo que verdaderamente necesita.
Una plataforma unificada, por otro lado, ofrece integraciones nativas entre módulos y una interfaz de usuario común a medida que los usuarios se mueven entre ellos. Esto facilita la implementación de ERP. La información fluye fácilmente entre los módulos para dar a los responsables de la toma de decisiones una visión completa de la empresa.
¿Cómo puede el ERP mejorar o ayudar a una empresa?
Integración de datos
Un sistema de gestión ERP evita la duplicación de datos entre diferentes sistemas y funciones de la empresa. Estos sistemas reducen los riesgos de imprecisiones, eliminan el tiempo dedicado a revisiones de errores y a la reconciliación continua de la información operativa de la empresa.
Única fuente de verdad
Los sistemas ERP aportan mayor visibilidad del negocio a los directivos y demás miembros del equipo de la organización. La empresa obtiene una “fuente única de la verdad” donde todos los usuarios se benefician porque comparten acceso a la información actual, completa y precisa.
Excelencia operacional
La automatización de los procesos y el acceso a información en tiempo real facilitan una mayor comunicación y colaboración entre las personas y los departamentos de la empresa. De esta manera, la empresa puede mejorar de manera continua la forma en la que crea y entrega su valor a sus clientes.
Reducción de costes
Los sistemas ERP reducen los costos operativos e incrementan la eficiencia, por ejemplo, a través de un ahorro en costos de inventario, producción o de compras. Asimismo, las empresas que utilizan un sistema de gestión ERP pueden reducir gastos administrativos al automatizar tareas que se hacían manualmente.
entre otros…