Cuando tienes muchos productos para reponer, el abastecimiento de tu distribuidora puede parecer una tarea lenta e ineficiente, especialmente cuando ésta debe ser realizada manualmente combinando llamadas, correos electrónicos, Whatsapp, planillas y formularios en papel. Suena tedioso, ¿verdad? Entérate cómo un software de logística puede ser una solución para tu gestión de abastecimiento y qué funcionalidades debe tener.

 Los distribuidores generales intermedian entre el fabricante y los comercios minoristas o empresas, pudiendo ser exclusivos de un fabricante o de varios. Es importante destacar que cada empresa de distribución requerirá las siguientes funcionalidades:

Gestión de Compras y Abastecimiento:

Para hacer más eficiente este proceso sugerimos automatizar todo lo que se pueda para comprar al mejor costo, en el menor tiempo y de la manera más controlada posible. Así podrás:

• Automatizar todas las tareas posibles para ahorrar tiempo
• Reducir costos realizando compras por las cantidades necesarias
• Disminuir errores comprando desde listas de precios actualizadas
• Controlar la recepción y facturación del proveedor
• Mejorar la visibilidad de la empresa exponiendo el desempeño del proveedor en cumplimiento de tiempos, y productos entregados

Gestión de ventas

Para un proceso comercial ágil es necesario automatizar lo máximo posible los siguientes procesos: captura de pedidos de venta, ingreso al sistema y aprobación.

Por ello debemos gestionar ágilmente las listas de precios, descuentos y promociones, toma de pedidos, aprobación de condiciones comerciales y gestión de las devoluciones de clientes, buscando que requieran el menor tiempo humano para su digitación y control.

Inventario

Este es la sangre de una empresa de distribución y su correcto control es indispensable para asegurarnos que siempre esté donde y cuando se necesite. Lograr la sistematización de un inventario correcto en tiempos donde el mismo es afectado desde diferentes sectores determinará la confiabilidad del mismo y les permitirá poder utilizarlo para la toma de decisiones.

El objetivo para ello es minimizar los procesos manuales y que todas las operaciones tengan una total trazabilidad.

Logística

En una empresa distribuidora la gestión logística tiene una importancia preponderante. Esta área muchas veces es la que más recursos humanos tiene, por lo que para mejorar nuestra gestión es en la que tenemos “más tela para cortar”.

• Separación (Picking)
• Acondicionamiento (Packing)
• Embarque (shipping)
• Gestión del transporte
• Trazabilidad de la entrega
• Gestión de flota

Gestión del Almacén

Ubicaciones del almacén

Una decisión importante que debemos tomar al momento de seleccionar cómo gestionaremos nuestro almacén de productos es si utilizamos un ordenamiento con ubicaciones.

Existen varios sistemas de ubicaciones de almacén, utilizados según los recursos que tengamos, tamaño del almacén y cantidad de productos, que podemos simplificarlos en:

• Ubicación preferida almacén pequeño
• Ubicación fija almacén medio
• Ubicación aleatoria almacén grande

¿Por qué es una decisión importante?

Esta decisión implica modificar la forma de gestión del almacén en el futuro, por lo que tenemos que verificar que cumplimos con las condiciones de poder hacerlo, y también los cambios que implica en la gestión diaria utilizar un sistema de ubicaciones en nuestro almacén.

Debemos verificar que tenemos:

• Un almacén ordenado
• Espacio suficiente para dar ubicaciones fijas a todos nuestros productos.
• Comercio electrónico

Cuando decimos comercio electrónico se nos viene a la cabeza la venta minorista, pero esto se encuentra en plena transformación.

La tienda web es hoy lo habitual para la mayoría de las distribuidoras, a veces no destinada a la venta misma, sino para exhibir el producto y dar información profunda sobre de los artículos disponibles, sustituyendo a los catálogos y folletos de antes.

La interfaz con el sistema de gestión otorga la seguridad de unicidad de datos y facilita el trabajo. La integración debe ser bidireccional entre el software de comercio electrónico y el sistema ERP, lo que le permite sincronizar la información de los artículos, la disponibilidad de inventario y los pedidos entre los sistemas.

Indicadores del negocio

La mayor importancia de un software para empresas distribuidoras es su capacidad de brindar información actualizada, exacta y disponible según tu responsabilidad y necesidad.

Antiguamente se utilizaban reportes estáticos y únicos, para informarse de la evolución de las actividades. Actualmente la información es dinámica y se brinda según el rol de la persona del equipo. Esto quiere decir que los sistemas se anticipan a las necesidades y brindan de forma pre parametrizada dashboards e indicadores de la evolución de los principales datos de la empresa. 

En este artículo te presentamos las diversas funcionalidades que debe tener el software para una distribuidora y su importancia para la eficiencia del negocio. Te invitamos a profundizar en este tema en nuestro eBook. ¡Nos vemos la próxima!