Cerrar el mes en una agencia de publicidad es sinónimo de presión, cafés recalentados y muchas horas invertidas en algo que, en 2025, ya debería estar resuelto: la elaboración de reportes para los clientes. ¿Te suena familiar?

A pesar de vivir en plena era digital, muchas agencias siguen dependiendo de planillas de Excel, herramientas desconectadas y un sinfín de correos para recolectar datos que luego se transforman manualmente en informes. Esto no solo es ineficiente, sino que también representa un riesgo constante de errores, demoras y desgaste para los equipos.

La buena noticia es que hay una forma de evitar este caos. Y no requiere ni magia ni recursos infinitos: basta con implementar un ERP especializado para agencias que automatice el proceso y permita generar reportes en tiempo real y a medida. Así es como lo hace hoy WWP Uruguay.

El dolor de cabeza mensual: ¿cómo hacen hoy los reportes las agencias?

Hablemos con honestidad: para muchas agencias, preparar reportes mensuales para sus clientes es un verdadero martirio. El proceso suele incluir:

• Buscar datos en Google Ads, Meta, herramientas de pauta, hojas de horas trabajadas, emails con aprobaciones, archivos de Excel de presupuestos y software contables.
• Consolidar esa información manualmente en una hoja de cálculo.
• Diseñar presentaciones que cambian mes a mes, con estándares diferentes para cada cliente.
• Validar cifras con los equipos, rehacer secciones por errores y esperar aprobaciones internas.

Todo esto puede tomar entre 8 y 20 horas por cliente, dependiendo de la complejidad. Y ese tiempo lo están invirtiendo perfiles creativos, ejecutivos de cuentas o coordinadores de operaciones que podrían estar generando valor en otras tareas.

El resultado: agotamiento, errores frecuentes, entregas tardías y una sensación constante de estar siempre apagando incendios.

El impacto real de reportar manualmente

Además del tiempo perdido, hay otros impactos silenciosos pero letales en el modelo manual de reportes:

• Falta de trazabilidad: es difícil saber qué información se actualizó, quién la modificó o cuándo.
• Riesgo reputacional: un error en un dato de pauta, un costo duplicado o un KPI mal calculado puede afectar la confianza del cliente.
• Crecimiento limitado: a mayor cantidad de clientes, mayor carga operativa. Sin automatización, escalar se vuelve insostenible.

En definitiva, las agencias terminan trabajando para sus reportes, cuando deberían ser los reportes los que trabajen para ellas.

La solución: reportes automáticos y personalizados desde un ERP especializado

Implementar un ERP como Solop permite cambiar completamente la lógica de trabajo. Cada proyecto, servicio, fase y hora trabajada queda registrada dentro del sistema, conectada con la información financiera, comercial y operativa. Esto hace posible:

• Tener reportes actualizados en tiempo real sobre el estado de cada proyecto, presupuesto, KPI o rentabilidad.
• Evitar la doble carga de información: lo que se hace, se registra automáticamente.
• Generar informes personalizados por cliente, con los KPIs que realmente importan para cada uno.
• Descargar reportes en PDF, Excel o compartir dashboards visuales e interactivos.
  Programar envíos automáticos de reportes semanales o mensuales.

Todo esto sin necesidad de salir del ERP. Desde el mismo entorno donde se aprueban proyectos, se gestionan tareas o se imputan horas, también se pueden generar los informes que el cliente necesita.

¿Y si mi cliente quiere algo muy específico?

Una de las excusas más frecuentes para seguir con reportes manuales es: “Es que cada cliente lo quiere distinto”. Y es verdad. Pero también es cierto que Solop permite configurar plantillas de reportes específicas por cliente, adaptando tanto el diseño como los indicadores.

Además, para clientes de confianza, puedes darles acceso limitado a sus propios dashboards en el sistema, lo que reduce las solicitudes por correo y mejora la transparencia.

Caso de uso: WWP Uruguay

WWP Uruguay, una agencia reconocida por su enfoque integral y creativo, se enfrentaba a este mismo reto: demasiadas horas hombre invertidas en armar reportes mensuales para sus clientes.

Cada cierre de mes implicaba trabajo extra para cuentas, operaciones y dirección. Consolidar los datos de rendimiento de campañas, avances de proyectos y estado de facturación llevaba días enteros, especialmente en cuentas grandes y con pedidos personalizados.

Con la implementación de Solop, automatizaron la mayoría de estos reportes. Hoy, cada cliente tiene su formato predefinido y el sistema los genera automáticamente en base a la información cargada durante el mes.

El resultado: decenas de horas hombre ahorradas, un equipo más enfocado en generar valor, y clientes satisfechos que reciben sus informes a tiempo y sin errores.

Reportar no tiene por qué ser un martirio mensual. Automatizar los informes no solo ahorra tiempo: mejora la calidad del trabajo, fortalece la relación con los clientes y permite escalar sin miedo.

Con Solop ERP, las agencias de publicidad pueden transformar el cierre de mes en un proceso sencillo, ágil y profesional. Como lo hizo WWP Uruguay.

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